Travailler avec le dépannage

Document Central est une extension puissante pour Business Central, conçue pour rationaliser la gestion des documents et améliorer la productivité. Cependant, comme tout logiciel, les utilisateurs peuvent rencontrer des problèmes nécessitant un dépannage. Ce guide fournit une vue d’ensemble complète des techniques de dépannage spécifiques à Document Central, couvrant divers scénarios et offrant des solutions pratiques.

Effectuer une recréation des métadonnées

Si les métadonnées des documents stockés n'ont pas été enregistrées dans Business Central ou SharePoint, elles peuvent être corrigées ou recréées à l'aide de la fonctionnalité Corriger les métadonnées. Cette fonction recrée uniquement les métadonnées des documents qui n'ont pas de valeur dans un champ de métadonnées.

Pour effectuer une recréation des métadonnées, suivez ces étapes :

Accédez au Centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre d’outils et exécutez l’action Configuration du module.
Exécutez l’action Corriger les métadonnées dans la barre d’outils.
Confirmez l’exécution avec Oui.
Spécifiez la date de début pour définir le début de la plage de dates dans laquelle les métadonnées des entrées de documents seront recréées dans le champ Date de début.
Spécifiez la date de fin pour définir la fin de la plage de dates dans le champ Date de fin.
Spécifiez le type de recréation dans le champ Type de correction des métadonnées.
Cliquez sur OK pour démarrer le processus de recréation.

Note

Les types de recréation des métadonnées suivants sont disponibles :
- Entrée de document uniquement : Seuls les documents dans Business Central seront corrigés.
- Inclure les valeurs de métadonnées de SharePoint : Les documents de Business Central et de SharePoint seront corrigés.

Notez que le processus de recréation peut prendre du temps, en fonction du nombre d’entrées à traiter.

Effectuer une recréation des URLs des documents dans SharePoint

Dans certains cas, l’URL dans le champ SP_ServerRelativeUrl (301) de la table SIM_DMS Document Entries (5492900) contient une double barre oblique. Cela rend le lien direct vers le document inutilisable. Cependant, cela peut être corrigé.

Pour effectuer une recréation des URLs des documents, suivez ces étapes :

Accédez au Centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre d’outils et exécutez l’action Configuration du module.
Exécutez l’action Corriger les URLs des documents dans la barre d’outils.
Confirmez avec Oui pour démarrer le processus de recréation.

Note

Notez que le processus de recréation peut prendre du temps, en fonction du nombre d’entrées à traiter.

Actions manuelles pour la gestion des champs BLOB

Document Central est une extension robuste pour Business Central, permettant une gestion documentaire fluide, intégrée à des dépôts de stockage externes tels que Azure Blob Storage (ABS) et SharePoint. Occasionnellement, une intervention manuelle peut être nécessaire pour gérer les champs BLOB dans la base de données, en particulier pour supprimer les données inutiles après que les documents ont été stockés dans des dépôts externes.

Effacer les champs BLOB des entrées de document

Cette action efface les champs Document (BOB) de toutes les entrées de document stockées dans la base de données, tout en garantissant que les documents correspondants restent accessibles dans le dépôt externe.

Étapes pour effectuer l’action :

Accédez au Centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre d’outils et exécutez l’action Configuration du module.
Exécutez l’action Effacer les champs BLOB des entrées de document dans la barre d’outils.
Confirmez l’exécution lorsqu’elle est demandée.

Note

Assurez-vous que le dépôt est correctement configuré avant d’exécuter cette action. Le processus modifie toutes les entrées pertinentes et peut prendre du temps en fonction du volume de données.

Effacer les champs BLOB des entrées de la file d’attente d’archivage

Le processus de file d’attente d’archivage stocke les données des documents dans des dépôts externes. Cette action efface les champs Document (BLOB) des entrées dans la file d’attente d’archivage une fois le processus d’archivage terminé.

Étapes pour effectuer l’action :

Accédez au Centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre d’outils et exécutez l’action Configuration du module.
Exécutez l’action Effacer les champs BLOB des entrées de la file d’attente d’archivage dans la barre d’outils.
Confirmez l’exécution lorsqu’elle est demandée.

Note

Utilisez cette action pour maintenir l'efficacité de la base de données en supprimant les données BLOB redondantes tout en garantissant que les documents restent accessibles dans le dépôt externe.

Effacer les champs BLOB des versions des entrées de document

Pour les entrées de document versionnées, cette action supprime les champs Document (BLOB) après que le processus de versionnement a stocké les données des documents dans le dépôt externe.

Étapes pour effectuer l’action :

Accédez au Centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre d’outils et exécutez l’action Configuration du module.
Exécutez l’action Effacer les champs BLOB des versions des entrées de document dans la barre d’outils.
Confirmez l’exécution lorsqu’elle est demandée.

Note

Cette action est essentielle pour maintenir les performances optimales de la base de données en éliminant les données BLOB inutiles tout en conservant l'accès aux documents.

Info

Préconditions : Assurez-vous que le dépôt est correctement configuré dans la configuration du module Document Central. Les actions ne traiteront que les entrées utilisant un dépôt externe (SharePoint ou ABS).
Sécurité des données : Ces actions affectent uniquement les champs BLOB de la base de données. Les données originales des documents restent intactes dans le dépôt externe.
Considération des performances : Le temps requis pour ces actions dépend du nombre d'entrées affectées.

En utilisant ces actions de dépannage, les administrateurs peuvent gérer efficacement le stockage de la base de données, maintenir des performances optimales et garantir une intégration fluide avec les dépôts externes.