Travailler avec les Migrations

Dans la plupart des cas, Document Central est configuré avec un nouveau référentiel. Si une version précédente de Document Central a été utilisée avec SharePoint On-Premise, Document Central fournit un chemin de migration vers le nouveau référentiel, SharePoint Online. De plus, si Document Central utilise SharePoint Online comme référentiel, il peut migrer vers Azure Blob Storage.

Note

Veuillez noter que, quel que soit le type de migration, le processus peut prendre du temps en fonction du volume de données et nécessite une planification minutieuse.

Travailler avec la Migration SharePoint

Parfois, un changement entre les sites SharePoint est nécessaire, comme de On-Premise à Online. Dans ce cas, les documents doivent être transférés de l'ancien SharePoint vers le nouveau SharePoint. Cela peut être fait avec l'aide de la Migration SharePoint dans Document Central.

Scénario : L'ancienne interface de Document Central a été utilisée avec SharePoint On-Premise. La nouvelle interface de Document Central est utilisée avec SharePoint Online.

Prérequis : Avant de commencer la migration, assurez-vous que les exigences suivantes sont remplies : - Assurez-vous que le référentiel SharePoint cible est créé et entièrement configuré dans Document Central. - Assurez-vous que l'enregistrement de l'application est correctement configuré pour le SharePoint cible. Document Central utilisera alors un utilisateur d'application pour le téléchargement pendant la migration. - Assurez-vous que la structure de SharePoint On-Premise et Online est la même. Toutes les valeurs de métadonnées et types de contenu sont créés dans le SharePoint cible de la même manière que dans le SharePoint source. - Assurez-vous que le référentiel SharePoint cible est le référentiel actif dans Document Central.

Étapes : La migration se fera avec les étapes suivantes : 1. Remplir la liste de migration 2. Configurer le SharePoint source 3. Spécifier la structure source de SharePoint 4. (Optionnel*) Traduction des types de contenu et des métadonnées 5. Démarrer la migration 6. Synchroniser les bibliothèques de documents

Info

Pour que la migration soit réussie, les types de contenu et les métadonnées du SharePoint source doivent être présents dans le SharePoint cible. S'ils ne le sont pas, vous pouvez mapper les types de contenu et les métadonnées source aux nouveaux types cibles.

Pour remplir la liste de migration, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Migration dans la barre de ruban et exécutez l'action Migration SharePoint.
Exécutez l'action Remplir la Liste de Migration dans la barre de ruban.
La liste de migration sera remplie à partir des bibliothèques de documents configurées dans Document Central.

Pour configurer le SharePoint source, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Migration dans la barre de ruban et exécutez l'action Migration SharePoint.
Exécutez l'action Entrer le SharePoint Source dans la barre de ruban.
Spécifiez l'URL SharePoint dans le champ URL SharePoint.
Spécifiez le champ SharePoint pour la date de création dans le champ Champ SharePoint - Créé (Optionnel).
Spécifiez le mode d'authentification dans le champ Mode d'Authentification.
Spécifiez le type d'authentification dans le champ Type d'Authentification.
Entrez les identifiants dans les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe.
Cliquez sur OK pour confirmer les données source SharePoint.

Pour spécifier la structure source de SharePoint, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Migration dans la barre de ruban et exécutez l'action Migration SharePoint.
Spécifiez les bibliothèques de documents source dans le champ Nom de la Bibliothèque Source.
Spécifiez le sous-site dans le champ Sous-site Source.
Spécifiez le champ principal dans le champ Champ SharePoint - Numéro de Document Source.
Activez la case à cocher Supprimer la Source si vous souhaitez supprimer les documents du SharePoint source après la migration.

Pour traduire les types de contenu, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Migration dans la barre de ruban et exécutez l'action Migration SharePoint.
Exécutez l'action Matrice de Migration des Types de Contenu.
Exécutez l'action Importer les Types de Contenu Source pour importer tous les types de contenu du SharePoint source.
Mappez les types de contenu du SharePoint source à ceux du SharePoint cible en spécifiant le type de contenu cible dans le champ Nom du Type de Contenu Cible.
Les types de contenu sont maintenant mappés.

Caution

Les types de contenu présents à la fois dans le SharePoint source et cible seront automatiquement mappés. Vous devez seulement mapper les types de contenu qui ne sont pas présents dans le SharePoint cible. Les documents avec des types de contenu qui ne sont pas présents dans le SharePoint cible ne peuvent pas être migrés.

Pour traduire les métadonnées, suivez ces étapes : 1. Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur. 2. Cliquez sur Migration dans la barre de ruban et exécutez l'action Migration SharePoint. 3. Exécutez l'action Matrice de Migration des Métadonnées. 4. Exécutez l'action Importer les Métadonnées Source pour importer toutes les métadonnées du SharePoint source. 5. Mappez les métadonnées du SharePoint source à celles du SharePoint cible en spécifiant le champ Nom des Métadonnées Cibles. 6. Les métadonnées sont maintenant mappées.

Caution

Les métadonnées présentes à la fois dans le SharePoint source et cible seront automatiquement mappées. Vous devez seulement mapper les métadonnées qui ne sont pas présentes dans le SharePoint cible. Les documents avec des valeurs de métadonnées non présentes dans le SharePoint cible ne peuvent pas être migrés.

Pour démarrer la migration, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Migration dans la barre de ruban et exécutez l'action Migration SharePoint.
Exécutez l'action Démarrer la Migration dans la barre de ruban.

Info

Après avoir complété toutes les étapes, la migration commencera. Elle s'exécutera en arrière-plan. Veuillez noter que la durée du processus de migration dépend du nombre et de la taille des documents dans SharePoint. Vous pouvez arrêter la migration en cliquant sur l'action Arrêter la Migration. Cela arrêtera la session en arrière-plan de la migration en cours. Si vous souhaitez redémarrer la migration, vous pouvez soit la commencer depuis le début, soit depuis le point où vous vous êtes arrêté. Si vous souhaitez commencer la migration depuis le début, vous devez réinitialiser l'entrée de migration. Vous pouvez réinitialiser une entrée de migration en cliquant sur l'action Réinitialiser l'Entrée de Migration. Cela supprimera uniquement le statut de l'entrée de migration et l'état dans lequel elle a été arrêtée. Si vous redémarrez la migration, elle commencera depuis le début. Si vous souhaitez démarrer la migration pour tous les documents depuis le début, vous devez appuyer sur l'action Effacer les Entrées de Migration. Sinon, la migration ne téléchargera pas les documents qui ont été téléchargés avec succès auparavant. Les entrées d'erreur sont toujours téléchargées à nouveau même si cela n'est pas pressé.

Pour synchroniser les bibliothèques de documents, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Synchronisation des Entrées de Document.
Exécutez l'action Remplir la Synchronisation dans la barre de ruban.
Sélectionnez les bibliothèques de documents à synchroniser et cliquez sur l'action Démarrer la Synchronisation dans la barre de ruban.
La synchronisation s'exécutera pour les bibliothèques de documents sélectionnées.

Important

Pour garantir une synchronisation réussie, des mappages par défaut doivent être configurés dans les bibliothèques de documents. Ces mappages sont inclus dans la configuration standard. Si une configuration manuelle a été effectuée, elle doit être prise en compte.
L'instance du serveur peut traiter jusqu'à 10 sessions en arrière-plan par locataire simultanément. Toute demande dépassant cette limite est mise en file d'attente jusqu'à ce qu'un créneau soit disponible.
Seuls les documents avec le champ Clé Primaire (Inclure dans la Requête) rempli dans le référentiel seront synchronisés avec Document Central.

Travailler avec la Migration Azure Blob Storage

Si le référentiel doit être changé de SharePoint Online à Azure Blob Storage, Document Central fournit un processus de migration par défaut.

Scénario : Le référentiel SharePoint Online doit être changé en un référentiel Azure Blob Storage.

Prérequis : Avant de commencer la migration, assurez-vous que les exigences suivantes sont remplies : - Assurez-vous que les référentiels cible et source sont créés et entièrement configurés dans Document Central. - Assurez-vous que le référentiel SharePoint source est le référentiel actif dans Document Central. - Assurez-vous que l'enregistrement de l'application est correctement configuré pour le SharePoint source. - Assurez-vous que tous les types de contenu, métadonnées et bibliothèques de documents sont synchronisés entre Document Central et SharePoint. Vous pouvez synchroniser toutes les données dans la configuration du module avec l'action Mettre à Jour le Référentiel. - Assurez-vous que tous les documents sont disponibles dans le référentiel SharePoint. Si ce n'est pas le cas, exécutez la synchronisation des entrées de document pour synchroniser les entrées avant la migration.

Étapes : Pour migrer de SharePoint à Azure Blob Storage, procédez comme suit :

Commencez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et effectuez l'action Référentiel.
Sélectionnez le référentiel Azure Blob Storage et effectuez l'action Définir comme Référentiel Actif. Une boîte de dialogue de confirmation apparaît demandant si l'utilisateur souhaite migrer les documents.
Confirmez avec Oui pour ouvrir l'assistant de migration.
Cliquez sur Commencer pour démarrer l'assistant de migration.
Entrez le contexte utilisateur qui sera utilisé pour le processus de migration dans le champ Utilisateur. L'utilisateur doit être authentifié et ces identifiants utilisateur seront utilisés pour récupérer les documents de SharePoint.
Spécifiez si les données source doivent être supprimées. Vous pouvez également spécifier ici si la date de migration doit être transférée à partir des métadonnées SharePoint (Utiliser la DateHeure de Migration).
Si l'option Utiliser la DateHeure de Migration est activée, sélectionnez le champ de métadonnées qui doit être utilisé pour la date et l'heure de migration.
Assurez-vous que Migré de et Migré vers sont corrects.
Cliquez sur Terminer pour démarrer la migration.

Caution

La suppression des entrées précédentes supprime tous les documents dans les entrées de document et dans SharePoint. La migration est traitée en arrière-plan. Veuillez noter que la durée du processus de migration dépend du nombre de documents dans SharePoint et de la taille des documents.

Utiliser la DateHeure de Migration :

Lorsque cette option est activée, Document Central lit la date de migration à partir des métadonnées SharePoint pendant la migration et la transfère aux métadonnées des documents migrés dans Azure Blob Storage.

Le champ de métadonnées sélectionné détermine dans quel champ la date de migration est stockée.
Si aucun champ n'est sélectionné ou si aucune date n'est disponible dans SharePoint, la date de téléchargement d'Azure Blob Storage est automatiquement utilisée.

Avantages :

La date de migration des métadonnées SharePoint peut être transférée.
Application cohérente des politiques de conservation et de gestion du cycle de vie dans Azure Blob Storage.
Filtrage, tri et recherche précis par date de migration après la migration.
Effort réduit pour les ajustements ultérieurs des données documentaires.
Intégration dans le processus de migration existant.