Recherche de Documents
Document Central offre une page de recherche de documents complète, conçue pour aider les utilisateurs à localiser facilement les documents stockés dans la base de données, Azure Blob Storage ou SharePoint, traités via Document Central. Cette page de recherche de documents intuitive contient de nombreuses configurations personnalisables, permettant aux utilisateurs d'adapter leurs recherches avec précision. Ces options avancées de filtrage sont essentielles pour simplifier la recherche de données spécifiques, garantissant une expérience utilisateur fluide et efficace.
Pour ouvrir la page de recherche de documents, suivez ces étapes :
- Accédez au centre de rôles Document Central - Utilisateur.
- Cliquez sur Documents dans la barre de ruban et exécutez l'action Recherche de Documents.
- La page de recherche de documents s'ouvre.
Travailler avec les Filtres
Commencer une recherche sur la page de recherche de documents est simple. Commencez par décider quel type d'information vous recherchez. La section des filtres propose plusieurs options : vous pouvez rechercher par numéro d'enregistrement, date, nom de fichier, type de contenu ou ID de groupe. Pour démarrer une recherche, saisissez une valeur dans le filtre ou le champ de recherche souhaité, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.
Avantages
- Résultats Ciblés : Les filtres permettent aux utilisateurs de réduire les résultats de recherche en fonction de critères spécifiques tels que le numéro d'enregistrement, la date, le nom de fichier, le type de contenu ou l'ID de groupe. Cela garantit que les utilisateurs peuvent rapidement localiser le document exact dont ils ont besoin sans parcourir des résultats non pertinents.
- Efficacité : L'utilisation de filtres accélère considérablement le processus de recherche, car les utilisateurs peuvent se concentrer rapidement sur un sous-ensemble de documents correspondant à leurs critères.
- Facilité d'utilisation : Les filtres offrent une méthode simple et conviviale pour démarrer une recherche, ce qui les rend accessibles même aux utilisateurs qui ne sont pas familiers avec le contenu spécifique des documents.
Travailler avec la Recherche par Métadonnées
La recherche par métadonnées permet aux utilisateurs de localiser des documents en fonction d'attributs spécifiques de métadonnées associés aux documents. Ce type de recherche est particulièrement utile lorsque le contenu exact du document est inconnu, mais que d'autres détails identifiants sont disponibles.
Pour effectuer une recherche par métadonnées, saisissez un terme de recherche dans le champ de recherche par métadonnées. Le terme de recherche peut être un seul mot ou une phrase et peut être combiné avec d'autres filtres de recherche. Appuyez sur Entrée sur votre clavier pour démarrer la recherche.
La recherche par métadonnées peut être combinée avec d'autres filtres, tels que la recherche de texte complet ou un type de contenu spécifique, pour affiner les résultats. Par exemple, vous pouvez rechercher des documents rédigés par "Jane Smith", créés le mois dernier et contenant le mot-clé "budget".
Avantages
- Précision dans la Récupération de Documents : En recherchant par des attributs de métadonnées tels que le titre, l'auteur, la date de création, les tags et le type de document, les utilisateurs peuvent trouver des documents avec un haut degré de précision, surtout lorsque le contenu n'est pas précisément connu.
- Amélioration de l'Organisation : La recherche par métadonnées encourage l'utilisation de métadonnées cohérentes et détaillées, améliorant l'organisation et la gestion globales des documents dans le système.
- Puissance Combinatoire : La possibilité de combiner la recherche par métadonnées avec d'autres filtres, tels que la recherche de texte complet ou les types de contenu spécifiques, permet des recherches très affinées, permettant aux utilisateurs d'explorer des sous-ensembles très spécifiques de documents.
Travailler avec la Recherche de Texte Complet
La fonction de recherche de texte complet est disponible pour les dépôts SharePoint et Azure Blob Storage. Cette fonctionnalité puissante permet de rechercher dans le contenu des documents, au-delà des noms de fichiers ou des métadonnées. Elle analyse le contenu réel, offrant une expérience de recherche complète et précise.
SharePoint
La recherche de texte complet est directement disponible pour le dépôt SharePoint Online.
Azure Blob Storage
La recherche de texte complet est disponible pour le dépôt Azure Blob Storage avec Azure Cognitive Search activé.
Pour utiliser la recherche de texte complet, saisissez un terme de recherche dans le champ de recherche de texte complet. Le terme de recherche peut être un mot unique ou une phrase et peut être combiné avec d'autres filtres de recherche. Appuyez sur Entrée sur votre clavier pour démarrer la recherche.
La recherche de texte complet prend en charge les opérateurs logiques tels que AND, OR et NOT, ce qui permet des requêtes de recherche précises et complexes. Cette fonctionnalité prend également en charge plusieurs formats de données, notamment DOCX, XLSX, PPTX et PDF.
| Opérateur | Description et Exemples |
|---|---|
| AND | Trouve les documents contenant tous les mots spécifiés. Exemple : pommes AND oranges trouve des documents avec les deux termes, même s'ils ne sont pas adjacents. |
| OR | Trouve les documents contenant l'un des mots spécifiés. Exemple : pommes OR oranges trouve des documents avec l'un ou l'autre des termes. |
| NOT | Exclut les documents contenant certains mots. Exemple : facture AND NOT janvier trouve des documents avec "facture" mais exclut ceux mentionnant "janvier". |
Warning
- Les opérateurs logiques doivent être écrits en majuscules pour être correctement reconnus.
- Tous les formats de données ne sont pas pris en charge, tels que JPG, PNG et PDF/A-3.
Meilleure utilisation
- Recherche sur les métadonnées indexées : La recherche peut être configurée pour s’exécuter uniquement sur les métadonnées indexées, ce qui améliore considérablement les performances.
Pour les champs Date ou DateTime, des valeurs valides doivent être utilisées. - Spécification des métadonnées : Il est possible de limiter la recherche à un champ de métadonnées spécifique pour améliorer encore les performances.
Avantages
- Recherche Complète du Contenu : Contrairement aux recherches basées sur les métadonnées ou les filtres, la recherche de texte complet explore le contenu réel des documents, ce qui permet de trouver des phrases ou des mots-clés spécifiques dans le corps des documents. Cela est précieux pour récupérer des documents basés sur des contenus détaillés.
- Personnalisation Avancée des Requêtes : Avec le support des opérateurs logiques (AND, OR, NOT), les utilisateurs peuvent construire des requêtes de recherche complexes pour affiner leurs résultats. Cette précision est particulièrement utile lorsqu'il s'agit de rechercher des documents qui répondent à plusieurs critères.
- Large Prise en Charge des Formats : La recherche de texte complet prend en charge divers formats de données tels que DOCX, XLSX, PPTX et PDF, garantissant que les utilisateurs peuvent rechercher dans une large gamme de types de documents.
Recherche de Documents Liés
La recherche peut également être utilisée pour rechercher des documents liés. Si la recherche est effectuée et que le champ Numéro de Document est rempli, une requête apparaîtra si aucun document n'est trouvé. Si vous cliquez sur oui, une nouvelle page pour les documents liés s'ouvrira. Sur cette page, la source du document lié est affichée. Si vous cliquez sur le nombre d'entrées, les documents liés de cette source seront affichés.
Avantages
- Compréhension Contextuelle : Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de voir les documents qui sont connectés par un processus commun ou liés à un document spécifique. Elle aide les utilisateurs à comprendre le contexte plus large et l'historique d'un document ou d'une série de documents.
- Continuité du Processus : En accédant aux documents liés, les utilisateurs peuvent maintenir la continuité et s'assurer qu'ils ont toutes les informations pertinentes, ce qui est crucial pour les projets qui couvrent plusieurs documents ou étapes.
- Récupération Efficace des Données : Cette méthode de recherche permet de localiser facilement des documents qui ne peuvent pas être directement recherchés par leur contenu ou leurs métadonnées, mais qui sont liés par des données relationnelles, améliorant ainsi l'efficacité globale de la récupération des documents.