Travailler avec l'entrée de document

La liste des entrées de documents affiche toutes les références de documents créées dans Document Central. Chaque document ajouté à Document Central se voit attribuer une entrée dans cette liste. Ces entrées incluent des métadonnées détaillées telles que le jeu de données d’origine, les horodatages et l’emplacement de stockage dans le référentiel.

Cette liste est principalement destinée aux utilisateurs avancés qui ont besoin d’un accès direct aux références de documents et aux métadonnées sous-jacentes. Il est recommandé aux utilisateurs généraux d’utiliser la fonction de recherche de documents, qui propose des filtres et une navigation plus conviviaux.

Chaque entrée de la liste propose plusieurs actions qui facilitent les tâches de gestion documentaire. Les sections suivantes expliquent ces actions et leurs avantages en détail.

Afficher l'enregistrement source

Lorsque cette action est déclenchée, le système ouvre la page correspondant à l’enregistrement auquel le document est lié. Par exemple, si le document est lié au client 10000, la fiche client de ce client s’ouvrira.

Avantages

• Naviguer rapidement vers l’enregistrement commercial lié au document.
• Consulter ou vérifier le contexte et les détails liés au document.
• Apporter directement des modifications à l’enregistrement d’origine si nécessaire.

Afficher les documents associés

Cette action ouvre la liste des documents associés, affichant les documents liés au même enregistrement source. Ces liens sont créés à l’aide de la fonction de relation de documents. Depuis cette liste, les utilisateurs peuvent accéder aux enregistrements associés et à leurs bibliothèques de documents.

Avantages

• Offre une vue claire de tous les documents liés à un même enregistrement.
• Améliore la compréhension des processus métier grâce à la documentation associée.
• Permet un accès plus rapide aux informations complémentaires.

Panier de documents & Ajouter au panier

Cette action ajoute le document sélectionné au panier de documents personnel de l’utilisateur. Plusieurs documents peuvent être rassemblés dans le panier et téléchargés sous forme d’un fichier ZIP unique.

Avantages

• Rassembler et gérer plusieurs documents pour des actions groupées.
• Accélérer le téléchargement en regroupant les fichiers.
• Simplifier l’organisation et les tâches d’archivage.

Afficher le journal du document

Cette action ouvre la vue du journal du document, qui fournit un historique des interactions avec le document sélectionné, y compris les horodatages, les actions effectuées et les utilisateurs responsables. Le journal permet également d’accéder directement à l’enregistrement source.

Avantages

• Examiner les journaux pour plus de transparence et de responsabilité.
• Tracer qui a accédé au document ou l’a modifié et quand.
• Répondre aux exigences de conformité et d’audit.

Partager

Cette action génère un lien OneDrive sécurisé vers le document, pouvant être utilisé pour partager le document avec des destinataires externes par e-mail.

Avantages

• Partager facilement des documents via des liens cloud.
• Éviter les limitations de taille des pièces jointes.
• Gérer les autorisations pour une distribution sécurisée.

Afficher

Cette action ouvre une page de visualisation séparée pour le document sélectionné, permettant aux utilisateurs de zoomer, faire pivoter et parcourir les pages à l’aide d’une barre latérale de vignettes.

Avantages

• Affichage du document plus clair et plus grand.
• Navigation facilitée dans les documents à plusieurs pages.
• Améliore la qualité de relecture et réduit les erreurs.

Modifier les métadonnées

Ouvre une liste des champs de métadonnées associés à l’entrée du document. Ces valeurs peuvent être modifiées directement pour mettre à jour les classifications ou les détails.

Avantages

• Maintenir des métadonnées précises et à jour.
• Améliorer la recherche et la catégorisation.
• Garantir des normes de documentation cohérentes.

Déplacer

Cette action modifie la référence du document vers un autre enregistrement source. Si nécessaire, le document sera également déplacé vers la bibliothèque appropriée.

Avantages

• Corriger les documents mal liés.
• Garder un référentiel de documents bien organisé.
• Veiller à ce que les documents soient visibles par les bonnes équipes.

Créer un rappel

Permet aux utilisateurs de configurer des rappels par e-mail pour les tâches liées aux documents. Un modèle prédéfini peut être sélectionné, et le rappel peut être programmé une fois ou de manière récurrente.

Avantages

• Ne rien oublier grâce aux rappels automatiques.
• Utiliser des modèles standardisés pour plus d’efficacité.
• Réduire la charge mentale liée au suivi manuel.

Supprimer

Supprime à la fois l’entrée et le document correspondant du référentiel.

Avantages

• Libérer de l’espace et garder le référentiel propre.
• Supprimer le contenu obsolète ou inutile.
• Répondre aux politiques de sécurité et de conservation des données.

Ouvrir/Télécharger

Télécharge le fichier du document directement sur le système de l’utilisateur.

Avantages

• Accès rapide aux documents en mode hors ligne.
• Travailler avec vos outils préférés en dehors de Document Central.
• Partage ou archivage local simplifiés.

Pièces jointes d’e-mails

Affiche les pièces jointes des formats d’e-mail pris en charge (.eml et .msg). Les pièces jointes dans les fichiers .msg (par ex. .msg intégrés) ne sont pas affichées.

Remarque

• À utiliser pour examiner les documents reçus par e-mail.
• Attention aux limites de format pour les .msg imbriqués.

Synchroniser

Actualise l’entrée en fonction de l’état actuel du référentiel. Cela met à jour les métadonnées ou le statut du document si des modifications ont été apportées de manière externe.

Avantages

• Garder les entrées de documents synchronisées avec le référentiel.
• Éviter les divergences dues à des modifications externes.
• Assurer des métadonnées et des versions à jour pour la collaboration.