Travailler avec la barre d'actions de Document Central
Pour offrir aux utilisateurs un accès efficace à toutes les fonctionnalités liées aux documents, Document Central introduit un groupe dédié dans la barre d'actions de la page appelé "Document Central". Ce groupe contient les mêmes actions qui sont disponibles dans la boîte de faits de Document Central, permettant aux utilisateurs de choisir le flux de travail qui correspond le mieux à leurs besoins, qu'ils préfèrent accéder aux fonctions directement depuis la boîte de faits ou via la barre d'actions principale.
Ces actions couvrent l'ensemble du cycle de vie des documents, de la configuration initiale et du téléchargement à la gestion des relations, la synchronisation avec le stockage externe et même la migration des pièces jointes héritées. En consolidant ces outils dans la barre d'actions de la page, les utilisateurs bénéficient d'un accès plus rapide, d'une meilleure découverte et d'une gestion des documents plus fluide.
Assistant de configuration
Lance un assistant interactif qui guide les utilisateurs étape par étape tout au long du processus de configuration de Document Central sur la page actuelle. Cela est particulièrement utile pour les utilisateurs débutants ou les administrateurs qui configurent Document Central pour une nouvelle table ou entité. L'assistant détecte automatiquement les champs nécessaires et propose des options par défaut pour simplifier la configuration.
Avantages
- Réduit la complexité de la configuration en guidant l'utilisateur à travers les étapes nécessaires.
- Idéal pour l'intégration et la configuration initiale.
- Minimise les erreurs de configuration grâce à un guide structuré.
Archivage
Ouvre la vue de l'archive de documents, montrant tous les documents associés à l'enregistrement de la page actuelle (par exemple, une commande de vente spécifique, un fournisseur ou un article). Les utilisateurs peuvent explorer les documents téléchargés, appliquer des filtres et voir les métadonnées pour comprendre quels documents sont stockés et comment ils sont utilisés.
Avantages
- Offre une visibilité complète sur tous les documents associés.
- Facilite l'audit de la disponibilité des documents pour un enregistrement donné.
- Soutient la conformité et la traçabilité en exposant l'historique complet des documents.
File d'archive
Affiche la liste des travaux d'impression en attente et terminés traités par l'archive de Document Central. Cela est particulièrement utile pour surveiller les processus par lots tels que l'archivage massif de documents ou les travaux d'impression automatisés.
Avantages
- Aide à suivre et à résoudre les problèmes des travaux d'impression automatisés.
- Utile pour les administrateurs surveillant les flux de travail d'archivage basés sur l'impression.
- Assure la visibilité sur l'état du traitement des archives.
Configuration
Accède à l'écran de configuration de Document Central, où les utilisateurs peuvent définir des règles de mappage, configurer des bibliothèques de documents, spécifier les champs utilisés comme identifiants et ajuster d'autres comportements tels que les bascules de prévisualisation et les paramètres de SharePoint.
Avantages
- Permet d'affiner le comportement de Document Central.
- Prend en charge différents cas d'utilisation grâce à des mappages flexibles.
- Point d'accès central pour la configuration administrative.
Gestion des relations
Ouvre la vue de gestion des relations pour l'enregistrement actuel, montrant toutes les entrées liées par des relations de documents. Cela permet aux utilisateurs de visualiser ou d'éditer comment les documents de différentes sources sont connectés, par exemple, en liant une facture d'achat à sa commande d'achat originale.
Avantages
- Aide à maintenir les chaînes de documents et à retracer les origines.
- Permet de lier et de faire des références croisées entre les enregistrements liés.
- Améliore la transparence des processus et la cohérence de la documentation.
Synchroniser les documents
Déclenche la synchronisation des documents de l'enregistrement actuel avec des systèmes de stockage externes tels que SharePoint ou Azure Blob Storage. Il compare les métadonnées locales et les versions des documents avec le système distant pour garantir la cohérence.
Avantages
- Maintient les données alignées entre Business Central et le stockage externe.
- Préserve la synchronisation et évite la perte de documents.
- Assure que les membres de l'équipe travaillent toujours avec la version la plus récente.
Migrer depuis BC
Démarre l'assistant de migration pour transférer les pièces jointes existantes de Business Central (par exemple, les pièces jointes de fichiers standards) vers Document Central. L'assistant permet de sélectionner des tables spécifiques et de choisir si les pièces jointes d'origine doivent être conservées ou complètement déplacées.
Avantages
- Simplifie la transition des pièces jointes standard BC vers Document Central.
- Automatise la migration en masse à travers plusieurs tables.
- Aide à standardiser la gestion des documents à travers le système.
Téléchargement rapide
Permet de télécharger rapidement des documents par glisser-déposer. Les utilisateurs peuvent déposer des fichiers directement sur la page sans naviguer dans la bibliothèque de documents. Les documents sont automatiquement liés à l'enregistrement actuel.
Avantages
- Accélère l'intégration des documents en éliminant les étapes inutiles.
- Prend en charge le téléchargement en masse de fichiers avec un effort minimal.
- Prend en charge une sélection multiple.
- Rationalise les flux de travail quotidiens avec une fonction intuitive de glisser-déposer.
Conclusion
La barre d'actions de Document Central est conçue pour centraliser et rationaliser les opérations liées aux documents, tant pour les utilisateurs finaux que pour les administrateurs. En réunissant toutes les fonctions principales en un seul endroit facilement accessible, les utilisateurs peuvent effectuer des tâches complexes de gestion de documents plus efficacement, avec moins de clics et moins de changements de contexte.