Travailler avec le Datagrid
Dans Document Central, il est possible de consulter les documents provenant d'un processus précédent. Document Central conserve cette information en tant que documents liés. Pour consulter les documents liés dans le datagrid, une action peut être utilisée pour ouvrir une page qui affichera les entrées de documents liées. Pour effectuer l'action, une entrée de document doit être sélectionnée.
Sur cette page, la source du document lié est affichée. Si vous cliquez sur le nombre d'entrées, les documents liés à cette source seront affichés.
Afficher l'enregistrement source
Lorsque l'action Afficher l'enregistrement source est effectuée sur une entrée de la liste des entrées de documents, la page pour l'enregistrement associé s'ouvre. Par exemple, si un document est lié au client 10000, la page de la fiche client pour l'enregistrement 10000 sera affichée.
Avantages
- Accès rapide à l'enregistrement original lié au document.
- Vérification des informations et du contexte du document.
- Prise de décisions ou mises à jour basées sur des données pertinentes.
- Amélioration de la navigation entre les documents et leurs données associées.
- Augmentation de l'efficacité et de la précision dans la gestion des documents.
Afficher les documents liés
Lorsque l'action Afficher les documents liés est effectuée sur une entrée de la liste des entrées de documents, la page Liste des documents liés s'ouvre, affichant une liste d'enregistrements liés à l'enregistrement source. Cette liste est alimentée par la fonction de relation entre les documents. Les utilisateurs peuvent accéder directement aux enregistrements cibles liés à partir de la liste des documents liés. De plus, la bibliothèque de documents de chaque enregistrement lié sera affichée.
Avantages
- Vue d'ensemble complète des documents connectés à un enregistrement source.
- Facilite la navigation et l'accès aux informations pertinentes.
- Permet de voir le contexte global et les relations entre les enregistrements.
- Aide à gérer efficacement les documents liés et à accéder à toutes les informations nécessaires.
- Accès rapide à la bibliothèque de documents des enregistrements liés, simplifiant les flux de travail.
Panier de documents et Ajouter au panier de documents
Lorsque l'action Ajouter au panier de documents est effectuée sur une entrée de la liste des entrées de documents, le document associé à l'entrée sélectionnée est ajouté à un panier de documents spécifique à l'utilisateur. Les utilisateurs peuvent collecter plusieurs documents dans ce panier et les télécharger plus tard tous ensemble sous forme de fichier ZIP.
Avantages
- Permet de collecter et organiser facilement plusieurs documents pour un traitement par lot.
- Économise du temps et des efforts en téléchargeant plusieurs documents en une seule fois.
- Simplifie la gestion des fichiers en regroupant les documents dans un fichier ZIP.
- Améliore la productivité et la commodité, surtout pour traiter de grands volumes de documents.
Afficher le journal du document
Lorsque l'action Afficher le journal du document est effectuée sur une entrée de la liste des entrées de documents, la page Vue du journal des documents s'ouvre. Cette vue affiche un historique détaillé de toutes les interactions avec le document, y compris les dates, les descriptions des actions et l'utilisateur ayant effectué chaque action. De plus, les utilisateurs peuvent accéder directement à l'enregistrement source depuis la vue du journal des documents.
Avantages
- Fournit une trace complète de toutes les interactions avec un document.
- Améliore la transparence et la responsabilité en montrant qui a modifié le document et quand.
- Utile pour suivre les changements, garantir la conformité et enquêter sur des divergences.
- Permet d'accéder directement à l'enregistrement source pour une révision facile.
Partager
Lorsque l'action Partager est effectuée sur une entrée de la liste des entrées de documents, un lien OneDrive est généré, permettant de partager le document par e-mail avec un contact.
Avantages
- Simplifie le partage sécurisé des documents via un lien OneDrive.
- Permet de contourner les limites de taille des pièces jointes par e-mail.
- Améliore la sécurité en utilisant un service cloud fiable.
- Permet de gérer et suivre l'accès aux documents en contrôlant les autorisations.
Afficher
Lorsque l'action Afficher est effectuée sur une entrée de la liste des entrées de documents, une page séparée s'ouvre pour fournir un aperçu plus grand et plus clair du document. Cet aperçu amélioré permet aux utilisateurs de zoomer ou de dézoomer et de faire pivoter les pages selon les besoins. De plus, un menu latéral offre une vue d'ensemble de toutes les pages avec de petites vignettes, facilitant la navigation dans le document.
Si l’option Aperçu au double-clic est activée dans la configuration du module, cette vue peut également être ouverte directement en double-cliquant sur une entrée dans la grille de données.
Avantages
- Offre une vue détaillée et claire du document.
- Permet de zoomer, dézoomer et faire pivoter les pages.
- Inclut un menu latéral avec des vignettes pour une navigation rapide.
- Améliore l'efficacité et la précision lors de l'examen des documents.
Modifier les métadonnées
Lorsque l'action Modifier les métadonnées est effectuée sur une entrée de la liste des entrées de documents, une liste des métadonnées associées à cette entrée est affichée. Les utilisateurs peuvent ensuite modifier les métadonnées directement depuis cette liste.
Avantages
- Permet de personnaliser et mettre à jour les métadonnées des documents.
- Améliore l'organisation, la recherche et la récupération des documents.
- Fournit des informations contextuelles précieuses, comme l'auteur et la date de création.
- Facilite la gouvernance des données et le respect des normes organisationnelles.
Déplacer
Lorsque l'action Déplacer est effectuée sur une entrée de la liste des entrées de documents, la référence du document peut être mise à jour vers un autre enregistrement source. Si le nouvel enregistrement est associé à une bibliothèque de documents différente, le document sera également déplacé vers cette bibliothèque.
Avantages
- Permet la réorganisation des documents dans le système.
- Assure que les documents sont correctement classés et associés aux bons enregistrements source.
- Améliore l'accessibilité en déplaçant les documents vers la bibliothèque appropriée.
- Favorise la collaboration et le partage d'informations au sein de l'organisation.
- Maintient l'intégrité et la cohérence du système de gestion des documents.
- Simplifie les flux de travail et améliore les opérations globales.
Supprimer
Lorsque l'action Supprimer est exécutée sur une entrée de la liste des entrées de documents, l'entrée sélectionnée ainsi que le document correspondant dans le dépôt seront supprimés.
Avantages
- Libère de l'espace de stockage, optimisant ainsi les performances et réduisant les coûts.
- Améliore l'organisation en éliminant les documents obsolètes ou non pertinents.
- Garantit l'exactitude des données en supprimant les documents obsolètes ou incorrects.
- Réduit le risque d'accès non autorisé et améliore la sécurité du système.
- Facilite la navigation dans un système de documents propre et organisé.
- Assure la conformité aux politiques de conservation des données et aux réglementations.
Ouvrir/Télécharger
Lorsque l'action Ouvrir/Télécharger est effectuée sur une entrée de la liste des entrées de documents, le document correspondant sera téléchargé.
Avantages
- Permet un accès facile aux documents en les téléchargeant directement.
- Utile pour travailler hors ligne ou partager les documents.
- Offre la flexibilité d'utiliser des outils et logiciels préférés pour visualiser ou modifier les documents.
- Améliore la productivité et l'expérience utilisateur.
Synchroniser
Lorsque l'action Synchroniser est effectuée sur une entrée de la liste des entrées de documents, l'entrée est synchronisée avec le document correspondant dans le dépôt. S'il y a eu des modifications dans le dépôt, telles que des mises à jour du document ou des modifications de ses métadonnées, le processus de synchronisation garantit que l'entrée du document dans la liste est mise à jour pour refléter ces changements, maintenant ainsi tout en synchronisation.
Avantages
- Garantit que la liste des entrées de documents est toujours à jour avec la dernière version des documents et de leurs métadonnées.
- Maintient la cohérence et l'exactitude des données, en reflétant toutes les modifications dans le dépôt.
- Prévient les divergences entre les données stockées et celles accessibles, réduisant la confusion et le risque de travailler avec des documents obsolètes.
- Favorise la collaboration, assurant l'accès à la version la plus récente du document.
Activer/Désactiver l’aperçu
Lorsque l’action "Activer/Désactiver l’aperçu" est exécutée, l’aperçu du document sélectionné est activé. Le document s’affiche sur le côté droit, permettant aux utilisateurs de le visualiser directement sans l’ouvrir dans une fenêtre séparée.
Avantages
- Permet un aperçu rapide du document sans chargement supplémentaire.
- Économise du temps en affichant les documents directement dans l’interface utilisateur.
- Améliore l’efficacité du flux de travail en facilitant la navigation entre les documents.
Activer/Désactiver les versions
Lorsque l’action "Activer/Désactiver les versions" est exécutée, l’affichage des versions est activé, permettant aux utilisateurs de voir les différentes versions d’un document. Si plusieurs versions du même document sont enregistrées, les utilisateurs peuvent facilement basculer entre elles.
Avantages
- Fournit une vue d’ensemble de toutes les versions disponibles d’un document.
- Facilite la comparaison des modifications et la sélection de la version correcte.
- Améliore le contrôle des versions et la gestion des documents.
Créer un rappel
Lorsque l'action "Créer un rappel" est exécutée dans la liste des entrées de documents, l'assistant de rappels s'ouvre. Les utilisateurs peuvent créer un nouveau rappel pour le document sélectionné, soit à partir de modèles prédéfinis, soit en tant que rappel personnalisé. Le rappel peut être programmé à une date et une heure spécifiques et attribué à un utilisateur individuel ou à un groupe d'utilisateurs.
Avantages
- Garantit qu'aucune échéance ou tâche importante liée aux documents n'est oubliée.
- Permet une planification flexible avec des rappels prédéfinis ou personnalisés.
- Automatise les notifications et optimise les flux de travail.
- Augmente la productivité en réduisant le suivi manuel.
Pièces jointes des e-mails
Cette action permet d'afficher les pièces jointes d'un fichier e-mail (.eml ou .msg). Veuillez noter que dans le cas des fichiers .msg, une pièce jointe au format .msg (c’est-à-dire un e-mail joint dans ce format) ne peut pas être affichée.
Rappels personnels
Lorsque l'action "Rappels personnels" est exécutée, une liste de tous les rappels créés par l'utilisateur s'affiche. Cela permet de visualiser, gérer et mettre à jour les rappels en un seul endroit, facilitant ainsi une meilleure organisation et un meilleur suivi des tâches liées aux documents.
Avantages
- Fournit une vue d'ensemble de tous les rappels personnels en un seul endroit.
- Aide à mieux organiser les tâches liées aux documents.
- Permet des mises à jour ou modifications rapides des rappels existants.
- Améliore la gestion des tâches et le suivi.
Aperçu au double-clic
Les utilisateurs peuvent ouvrir l’aperçu d’une entrée de document dans la grille de données en double-cliquant sur la ligne correspondante. Cela offre un moyen rapide et intuitif de consulter le contenu d’un document sans devoir sélectionner l’entrée et déclencher manuellement l’aperçu.
Avantages
- Accès plus rapide aux documents grâce à l’interaction par double-clic.
- Réduction du nombre de clics nécessaires pour les tâches fréquentes.
- Améliore l’ergonomie et l’efficacité du traitement des documents.
Info
Les champs de date dans la grille de données (par exemple Date d’archivage) sont affichés dans le fuseau horaire du client et ne sont pas affectés par le fuseau horaire local de l’utilisateur.