Travailler avec la création de sous-sites
Lorsqu’un référentiel SharePoint est utilisé dans Document Central, la plupart des bibliothèques de documents reposent sur un mécanisme de création cyclique. Dans ce modèle, les bibliothèques sont organisées en sous-sites annuels. Pour permettre une transition fluide vers le sous-site de l’année suivante, Document Central fournit une liste de gestion des sous-sites.
Cette liste affiche tous les sous-sites disponibles et permet aux administrateurs de préconfigurer les sous-sites futurs, garantissant ainsi une transition automatique et sans interruption à la fin de chaque année.
Entrées de sous-sites
La page Entrées de sous-sites se compose de deux sections :
- Une liste de tous les sous-sites actuellement connus par Document Central.
- Une liste des bibliothèques de documents affectées à chaque sous-site.
Comment les entrées de sous-sites sont créées
1. Via la publication de bibliothèques
Lorsqu'une bibliothèque de documents est publiée dans Document Central, les entrées de sous-sites nécessaires sont automatiquement créées au cours du processus.
2. Via une file d'attente ou une action de page
Les entrées de sous-sites peuvent également être générées manuellement via l'action « Remplir à partir de la configuration » dans la page des sous-sites. Cette action évalue la configuration et crée automatiquement les entrées sur la base des critères suivants :
- Configuration de cycle : seules les bibliothèques avec une création cyclique active sont prises en compte.
- Date de début de cycle : seules les bibliothèques dont la date de début est antérieure à la date actuelle sont incluses.
- Configuration des sous-sites futurs : la définition du référentiel contient un champ spécifiant jusqu’à quelle année les sous-sites doivent être créés (ex. : 3 ans à l’avance).
Configurer les sous-sites futurs dans un référentiel
Pour définir à quel horizon les sous-sites futurs doivent être créés :
- Accédez au Centre de rôles Document Central.
- Sélectionnez Paramètres → Référentiel dans le ruban.
- Choisissez le référentiel actif.
- Dans le champ « Sous-sites futurs », indiquez le nombre d’années à prévoir pour la création des sous-sites.
Remplir la liste des sous-sites à partir de la configuration
Pour remplir automatiquement la liste des sous-sites en fonction des paramètres du référentiel et des bibliothèques :
- Accédez au Centre de rôles Document Central.
- Utilisez la barre de recherche pour ouvrir Document Central – Sous-sites.
- Cliquez sur Paramètres → Remplir à partir de la configuration dans le ruban d’actions.
Info
Cette action ne fait que remplir la liste ; les bibliothèques de documents ne sont pas publiées automatiquement à ce stade.
Automatiser la création de sous-sites via une file d’attente
Document Central inclut une file d’attente appelée « Cycle Creation » qui peut être utilisée pour créer automatiquement les sous-sites futurs et publier leurs bibliothèques associées.
Info
Cette file d’attente gère à la fois la création des sous-sites futurs et la publication des bibliothèques affectées.
Création manuelle de sous-sites
Si une entrée de sous-site a été ajoutée manuellement ou via la configuration mais n’a pas encore été créée, procédez comme suit :
- Ouvrez la page Document Central – Sous-sites via le Centre de rôles.
- Sélectionnez une ou plusieurs entrées dans la liste.
- Cliquez sur Créer dans le ruban d’actions.
- Choisissez si vous souhaitez :
- Créer uniquement les sous-sites, ou
- Créer les sous-sites et publier toutes les bibliothèques associées.
Publication manuelle de bibliothèques de documents
Si vous avez configuré des bibliothèques supplémentaires après la création d’un sous-site, vous pouvez les publier manuellement :
- Ouvrez la page Document Central – Sous-sites.
- Sélectionnez le sous-site auquel la bibliothèque doit être publiée.
- Dans la sous-liste, cochez les bibliothèques que vous souhaitez publier.
- Cliquez sur Publier dans le ruban d’actions.
Remarques générales
- Deux entrées de sous-sites au maximum peuvent être traitées simultanément. Les autres sont mises en file d’attente.
- Si un processus est bloqué, utilisez Réinitialiser pour remettre l’état du sous-site à « Non créé ».
- Si un sous-site existe déjà mais n’a pas été correctement marqué comme créé, utilisez Marquer comme créé.
Important
N’utilisez Marquer comme créé que si vous êtes absolument certain que le sous-site existe bien dans SharePoint. Dans le cas contraire, cela peut entraîner des erreurs ou des incohérences.