Publication SharePoint

Un référentiel SharePoint doit être publié avant que Document Central puisse téléverser des documents vers SharePoint. Lors de la publication, Document Central crée les artefacts SharePoint nécessaires, par exemple : métadonnées (colonnes de site), types de contenu, bibliothèques de documents et sous-sites.

La publication peut être exécutée en arrière-plan (recommandé) depuis la fiche du référentiel ou directement depuis les pages de configuration correspondantes (métadonnées, types de contenu, bibliothèques de documents ou sous-sites).

Info

Chaque entrée (métadonnée, type de contenu, bibliothèque de documents, sous-site) a son propre état de publication, par exemple Non publié, Publié ou Erreur.
La publication est un processus obligatoire pour les référentiels SharePoint. Les autres types de référentiels ne nécessitent pas de publication.

Important

Assurez-vous que les métadonnées, types de contenu et bibliothèques de documents sont correctement configurés avant de publier.

Configuration du référentiel

Dans la fiche Définition du référentiel, vous pouvez démarrer et surveiller la publication. Les champs du groupe Publier affichent des informations sur l’exécution en cours et le statut global. Utilisez les actions pour démarrer la publication ou consulter les erreurs.

Tout publier

Pour publier l’intégralité de la configuration du référentiel :

Ouvrez le centre de rôles Document Central - Administrateur.
Ouvrez Définition du référentiel.
Ouvrez le référentiel souhaité via le champ Code.
Dans le groupe Publier, sélectionnez Tout publier.

Publier les éléments en file d'attente

Pour publier uniquement les entrées déjà placées en file d’attente :

Ouvrez le centre de rôles Document Central - Administrateur.
Ouvrez Définition du référentiel.
Ouvrez le référentiel souhaité via le champ Code.
Dans le groupe Publier, sélectionnez Publier les éléments en file d'attente.

Publication via l’assistant

Pour simplifier le processus, vous pouvez utiliser un assistant qui vous guide à travers les étapes nécessaires. À la fin de l’assistant, la publication est lancée.

Pour démarrer l’assistant :

Ouvrez le centre de rôles Document Central - Administrateur.
Ouvrez Définition du référentiel.
Ouvrez le référentiel souhaité via le champ Code.
Utilisez l’action Configurer SharePoint.

Gestion des erreurs

La gestion des erreurs est séparée entre la fiche du référentiel et les objets de configuration individuels (métadonnées, types de contenu et bibliothèques de documents) :

Si une erreur survient lors de la publication d’une entrée individuelle, ouvrez l’enregistrement concerné et consultez les détails.
Si une erreur survient avant le traitement des entrées (par exemple, si le processus ne démarre pas), consultez l’erreur sur la fiche du référentiel.

Pour afficher la dernière erreur du référentiel :

Ouvrez le centre de rôles Document Central - Administrateur.
Ouvrez Définition du référentiel.
Ouvrez le référentiel souhaité via le champ Code.
Dans le groupe Dépannage, sélectionnez Afficher l’erreur.

Info

Avec l’action Afficher le callstack, vous pouvez consulter le callstack. Cette information est utile si vous devez contacter le support Simova.

Annuler la publication en cas d’erreur

Vous pouvez activer une option pour que la publication s’arrête automatiquement lorsqu’une erreur se produit. De plus, les administrateurs reçoivent une notification.

Pour activer l’annulation en cas d’erreur :

Ouvrez le centre de rôles Document Central - Administrateur.
Ouvrez Définition du référentiel.
Ouvrez le référentiel souhaité via le champ Code.
Activez le champ Annuler la publication en cas d’erreur.

Métadonnées

Publier directement

Lors de la publication de métadonnées, les colonnes de site nécessaires sont créées dans SharePoint pour les champs sélectionnés. La publication directe est généralement utilisée pour des changements ponctuels.

Pour publier des métadonnées directement :

Ouvrez le centre de rôles Document Central - Administrateur.
Ouvrez Référentiel → Métadonnées.
Sélectionnez la métadonnée.
Dans le groupe Publier, sélectionnez Publier dans le référentiel.

Info

L’action Publier dans le référentiel est uniquement disponible pour les référentiels SharePoint.

Mettre en file d’attente

Mettre en file d’attente est recommandé si vous souhaitez préparer plusieurs entrées sans exécuter le processus immédiatement.

Pour mettre des métadonnées en file d’attente pour publication :

Ouvrez le centre de rôles Document Central - Administrateur.
Ouvrez Référentiel → Métadonnées.
Sélectionnez une ou plusieurs métadonnées.
Sélectionnez Mettre en file d’attente pour publication en arrière-plan.

Ensuite, vous pouvez publier les entrées depuis le référentiel via Publier les éléments en file d'attente (voir Publier les éléments en file d'attente).

Gestion des erreurs

Si la publication d’une métadonnée échoue, ouvrez l’enregistrement et consultez les détails de l’erreur. Après correction, republiez.

Si vous devez republier une entrée déjà marquée Publié, réinitialisez le statut :

Ouvrez la liste Métadonnées.
Sélectionnez la métadonnée.
Sélectionnez Réinitialiser le statut.
Republiez via Publier dans le référentiel.

Types de contenu

Info

Publier ou mettre en file d’attente un type de contenu publie (ou met en file d’attente) automatiquement les métadonnées affectées à ce type de contenu.

Publier directement

Lors de la publication des types de contenu, ceux-ci sont créés dans SharePoint et les métadonnées affectées sont publiées.

Pour publier un type de contenu directement :

Ouvrez le centre de rôles Document Central - Administrateur.
Ouvrez Configuration du référentiel → Types de contenu.
Sélectionnez le type de contenu.
Sélectionnez Publier dans le référentiel.

Info

Si le type de contenu est utilisé dans une bibliothèque de documents, assurez-vous qu’il a été ajouté à la configuration de la bibliothèque avant de publier.

Mettre en file d’attente

Pour mettre des types de contenu en file d’attente :

Ouvrez le centre de rôles Document Central - Administrateur.
Ouvrez Configuration du référentiel → Types de contenu.
Sélectionnez un ou plusieurs types de contenu.
Sélectionnez Mettre en file d’attente pour publication en arrière-plan.

Ensuite, vous pouvez publier les entrées depuis le référentiel via Publier les éléments en file d'attente.

Gestion des erreurs

Si la publication échoue, ouvrez le type de contenu et consultez les détails de l’erreur. Après correction, republiez.

Si vous devez republier un type de contenu déjà marqué Publié, réinitialisez le statut :

Ouvrez Types de contenu.
Sélectionnez le type de contenu.
Sélectionnez Réinitialiser le statut.
Republiez via Publier dans le référentiel.

Bibliothèques de documents

Info

Publier ou mettre en file d’attente une bibliothèque de documents publie (ou met en file d’attente) automatiquement les types de contenu affectés et leurs métadonnées.

Publier directement

Lors de la publication d’une bibliothèque de documents, la bibliothèque (y compris sa structure) est créée dans SharePoint et les types de contenu affectés sont publiés.

Pour publier une bibliothèque de documents directement :

Ouvrez le centre de rôles Document Central - Administrateur.
Ouvrez Référentiel → Bibliothèques de documents.
Sélectionnez la bibliothèque de documents.
Sélectionnez Publier dans le référentiel.

Mettre en file d’attente

Pour mettre des bibliothèques de documents en file d’attente :

Ouvrez le centre de rôles Document Central - Administrateur.
Ouvrez Référentiel → Bibliothèques de documents.
Sélectionnez une ou plusieurs bibliothèques.
Sélectionnez Mettre en file d’attente pour publication en arrière-plan.

Ensuite, vous pouvez publier les entrées depuis le référentiel via Publier les éléments en file d'attente.

Gestion des erreurs

Si la publication échoue, ouvrez la bibliothèque et consultez les détails de l’erreur. Après correction, republiez.

Certaines configurations de bibliothèque ne peuvent pas être modifiées lorsque le statut est Publié. Si vous devez ajuster des paramètres et republier, réinitialisez le statut :

Ouvrez Bibliothèques de documents.
Sélectionnez la bibliothèque.
Sélectionnez Réinitialiser le statut.
Republiez via Publier dans le référentiel.

Sous-sites

Publier directement

Si vous utilisez des bibliothèques de documents basées sur des cycles, Document Central crée des sous-sites annuels et publie les bibliothèques à l’intérieur de ces sous-sites.

Pour créer un sous-site et publier les bibliothèques affectées :

Ouvrez le centre de rôles Document Central.
Utilisez la recherche pour ouvrir Document Central – Sous-sites.
Sélectionnez l’entrée de sous-site.
Utilisez l’action Publier les sous-sites.

Info

S’il n’y a pas de sous-sites, utilisez l’action Remplir à partir de la configuration.
Le même mécanisme de publication peut également être utilisé depuis la vue liste où les bibliothèques de documents sont affichées.

Mettre en file d’attente

Le traitement des sous-sites prend en charge la mise en file d’attente automatique.

Pour mettre plusieurs sous-sites en file d’attente :

Ouvrez Document Central – Sous-sites.
Sélectionnez plusieurs sous-sites.
Utilisez les actions Créer ou Publier.

Info

S’il n’y a pas de sous-sites, utilisez l’action Remplir à partir de la configuration.
Le même mécanisme de publication peut également être utilisé depuis la vue liste où les bibliothèques de documents sont affichées.

Gestion des erreurs

Si une entrée de sous-site échoue, consultez le statut et les détails de l’erreur sur la page Document Central – Sous-sites.

Si nécessaire, utilisez les actions suivantes :

Réinitialiser : réinitialise l’entrée à Non créé afin qu’elle puisse être traitée à nouveau.
Marquer comme créé : marque un sous-site SharePoint existant comme créé.

Warning

N’utilisez Marquer comme créé que si vous êtes certain que le sous-site existe déjà dans SharePoint. Dans le cas contraire, cela peut entraîner des incohérences.

Explication des statuts

Le tableau suivant décrit les statuts de publication possibles pour les métadonnées, types de contenu, bibliothèques de documents et sous-sites :

Statut	Description
Non publié	L’entrée n’a pas encore été publiée dans SharePoint. Il s’agit du statut initial après la création.
En file d’attente pour publication	L’entrée est en file d’attente et sera traitée lors de la prochaine exécution de publication.
Publication en cours	L’entrée est en cours de publication dans SharePoint.
Publié	L’entrée a été publiée avec succès et est disponible dans le référentiel.
Erreur	Une erreur s’est produite lors de la publication. Ouvrez l’entrée pour consulter les détails.
Mise à jour en file d’attente	L’entrée a été modifiée et une mise à jour a été mise en file d’attente. À la fin de la publication, les informations nécessaires sont relues depuis SharePoint avant de repasser le statut à Publié.
En file d’attente pour publication dans le sous-site actuel	L’entrée est en file d’attente pour être publiée dans le sous-site actuel. Ce statut est spécifique aux bibliothèques de documents basées sur des cycles.

Tip

Vous pouvez consulter le statut actuel directement sur l’enregistrement correspondant (métadonnées, types de contenu, bibliothèques de documents ou sous-sites) dans le champ Statut de publication.