Configurer les utilisateurs
Les utilisateurs de Document Central sont ajoutés via l'activation et l'attribution de licences. Des options supplémentaires peuvent être activées pour les utilisateurs dans la configuration des utilisateurs de Document Central.
Activer et désactiver les utilisateurs
Les utilisateurs licenciés de Document Central peuvent être activés ou désactivés pour Document Central.
Pour activer ou désactiver un utilisateur, suivez ces étapes :
- Naviguez vers le Document Central - Administrateur centre de rôle.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Utilisateurs.
- Exécutez l'action Activer/Désactiver les utilisateurs dans la barre de menu.
- Sélectionnez l'utilisateur et exécutez l'action Activer ou Désactiver dans la barre de menu.
- L'utilisateur sera activé ou désactivé.
Tester l'authentification des utilisateurs
L'authentification au référentiel peut être testée dans la configuration des utilisateurs.
Pour tester l'authentification au référentiel, suivez ces étapes :
- Naviguez vers le Document Central - Administrateur centre de rôle.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Utilisateurs.
- Sélectionnez l'utilisateur et exécutez l'action Modifier dans la barre de menu ou cliquez sur l'ID utilisateur.
- Exécutez l'action Authentifier au référentiel dans la barre de menu.
- Le processus d'authentification sera effectué pour la configuration de référentiel spécifique.
Info
En cas d'authentification O, une fenêtre d'authentification Microsoft distincte s'affiche. Dans certains cas, les navigateurs bloquent cette fenêtre. Dans ce cas, veuillez utiliser un autre navigateur ou contacter votre administrateur.
Aperçu des documents
Document Central propose deux options pour afficher des documents. Par défaut, l'Aperçu moderne est activé pour tous les utilisateurs. Si nécessaire, les utilisateurs peuvent revenir à l'Aperçu hérité.
Pour changer l'option d'aperçu pour un utilisateur, suivez ces étapes :
- Naviguez via le centre de rôle Document Central - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Utilisateurs.
- Sélectionnez l'utilisateur et exécutez l'action Modifier dans le ruban ou cliquez sur l'ID utilisateur.
- Dans le champ Aperçu des documents, choisissez entre Moderne (Aperçu) (par défaut et recommandé) ou Hérité (version antérieure).
- L'aperçu des documents sera mis à jour en fonction de l'option choisie.
Info
L'Aperçu moderne est l'option recommandée car elle offre de meilleures performances et une meilleure expérience utilisateur par rapport à l'aperçu hérité.
Sélectionner la visualisation de la grille de données
La grille de données peut être affichée dans trois visualisations différentes.
Info
-
Add-In : Une grille de données externes dynamique qui permet de regrouper, filtrer et gérer facilement des documents.
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Vue de page : Une page où les entrées de documents peuvent être parcourues – similaire à la recherche d'entrées de documents, mais uniquement pour les documents de l'enregistrement actuel.
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Vue liste : Une page qui ressemble à la vue de page. Cependant, il s'agit simplement d'une liste simple qui peut être filtrée avec les filtres standard de Business Central.
Pour sélectionner la visualisation, suivez ces étapes :
- Naviguez vers le Document Central - Administrateur centre de rôle.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Utilisateurs.
- Sélectionnez l'utilisateur et exécutez l'action Modifier dans la barre de menu ou cliquez sur l'ID utilisateur.
- Dans le champ Visualisation des documents, choisissez entre Add-In ou Vue de page.
- La grille de données sera affichée dans la visualisation choisie.
Administrateur de conformité
Info
Disponible uniquement avec la fonctionnalité de conformité. Sert à gérer les étiquettes de conservation.
Un administrateur de conformité peut ajouter, modifier ou supprimer manuellement des étiquettes de conservation via Document Central. Les utilisateurs sans ce rôle ne peuvent pas effectuer ces actions manuelles pour les étiquettes de conservation lors de l'utilisation d'Azure Blob Storage. Lors de l'utilisation de SharePoint, les étiquettes de conservation peuvent être supprimées tant que le document n'est pas marqué comme Record par l'étiquette de conservation. Si le document est marqué comme Record, l'étiquette de conservation ne peut être modifiée ou supprimée que par un administrateur de conformité disposant des autorisations SharePoint appropriées.
Conditions préalables
En plus du rôle dans Document Central, l'utilisateur doit disposer des autorisations suffisantes dans le référentiel :
- SharePoint : L'utilisateur doit être Membre du groupe SharePoint approprié (ou disposer de droits d'édition équivalents). Pour les documents marqués comme Records, l'utilisateur doit également être Administrateur de collection de sites.
Voici comment attribuer le rôle d'administrateur de conformité à un utilisateur :
- Naviguez vers le Document Central - Administrateur centre de rôle.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Utilisateurs.
- Sélectionnez l'utilisateur et exécutez l'action Modifier dans la barre de menu ou cliquez sur l'ID utilisateur.
- Activez le champ Administrateur de conformité.
Réinitialiser la grille de données des utilisateurs
La vue de la grille de données peut être réinitialisée dans les paramètres de l'utilisateur si les utilisateurs la modifient.
Pour réinitialiser la vue de la grille de données, suivez ces étapes :
- Naviguez vers le Document Central - Administrateur centre de rôle.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Utilisateurs.
- Sélectionnez l'utilisateur et exécutez l'action Paramètres dans la barre de menu.
- Exécutez l'action Réinitialiser les paramètres de la bibliothèque de documents dans la barre de menu pour réinitialiser la grille de données concernant l'affichage des documents.
- Exécutez l'action Réinitialiser les paramètres des listes d'entrée dans la barre de menu pour réinitialiser la grille de données concernant les listes d'entrée.
- Exécutez l'action Réinitialiser les paramètres de la vue fractionnée des listes d'entrée dans la barre de menu pour réinitialiser la grille de données concernant la vue fractionnée dans les listes d'entrée.
- Les vues individuelles pour l'utilisateur seront supprimées lorsque les actions auront été exécutées.
Activer les options administratives
Les paramètres administratifs sont cachés pour les utilisateurs dans l'utilisation quotidienne de Document Central. Le mode administrateur peut être activé pour certains utilisateurs s'ils doivent voir les paramètres administratifs.
Pour activer le mode administrateur pour un utilisateur, suivez ces étapes :
- Naviguez vers le Document Central - Administrateur centre de rôle.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Utilisateurs.
- Sélectionnez l'utilisateur et exécutez l'action Modifier dans la barre de menu ou cliquez sur l'ID utilisateur.
- Cochez la case Administrateur.
- L'utilisateur verra alors des options administratives dans différents domaines.
Warning
L'utilisateur aura également besoin de l'ensemble de permissions approprié pour effectuer la configuration.
Activer la notification de la file d'attente des rapports
Les utilisateurs peuvent activer la notification pour eux-mêmes en cas d'erreurs dans la file d'attente des rapports.
Pour activer la notification, suivez ces étapes :
- Naviguez vers le Document Central - Administrateur centre de rôle.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Utilisateurs.
- Sélectionnez l'utilisateur et exécutez l'action Modifier dans la barre de menu ou cliquez sur l'ID utilisateur.
- Cochez la case Activer la notification de la file d'attente des rapports.
- L'utilisateur recevra alors des messages d'erreur dans la zone de notification de Business Central.