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Configuration des sous-sites

Lorsqu’un référentiel SharePoint est utilisé dans Document Central, de nombreuses bibliothèques de documents reposent sur un mécanisme de création cyclique. Dans ce modèle, les bibliothèques sont organisées en sous-sites annuels. Pour permettre une transition fluide vers le sous-site de l’année suivante, Document Central fournit une liste de gestion des sous-sites.

Cette liste affiche tous les sous-sites disponibles et permet aux administrateurs de préconfigurer les sous-sites futurs, garantissant ainsi une transition automatique et sans interruption à la fin de chaque année.

Info

Les sous-sites sont uniquement disponibles pour les référentiels SharePoint. Les autres types de référentiels ne prennent pas en charge cette fonctionnalité.

Entrées de sous-sites

La page Entrées de sous-sites se compose de deux sections :

  • Une liste de tous les sous-sites actuellement connus par Document Central.
  • Une liste des bibliothèques de documents affectées à chaque sous-site.

Comment les entrées de sous-sites sont créées

1. Via la publication de bibliothèques

Lorsqu'une bibliothèque de documents est publiée dans Document Central, les entrées de sous-sites nécessaires sont automatiquement créées au cours du processus.

2. Via une file d'attente ou une action de page

Les entrées de sous-sites peuvent également être générées manuellement via l'action Remplir à partir de la configuration dans la page Document Central – Sous-sites. Cette action évalue la configuration et crée automatiquement les entrées sur la base des critères suivants :

  • Configuration de cycle : seules les bibliothèques avec une création cyclique active sont prises en compte.
  • Date de début de cycle : seules les bibliothèques dont la date de début est antérieure à la date actuelle sont incluses.
  • Sous-sites futurs : la définition du référentiel contient un champ spécifiant jusqu’à quelle année les sous-sites doivent être créés (ex. : 3 ans à l’avance).

Activer la création de sous-sites dans SharePoint

Avec les étapes suivantes, vous pouvez vérifier si la création de sous-sites dans SharePoint est activée :

  1. Naviguez vers votre configuration de dépôt via le menu Configuration.
  2. Cliquez sur le code SharePoint pour ouvrir la configuration du dépôt.
  3. Ouvrez le site SharePoint en cliquant sur les trois points à côté de l'URL de l'application Web.
  4. Une nouvelle page s'ouvrira avec le site SharePoint actuellement utilisé.
  5. Ouvrez le Centre d'administration SharePoint en cliquant sur les neuf points en haut à gauche (lanceur d'applications) puis sélectionnez Admin.
  6. Cliquez sur Tout afficher dans la colonne de gauche.
  7. Sous le point Centre d'administration, vous trouverez l'entrée SharePoint, que vous pouvez ouvrir en cliquant dessus.
  8. Vous êtes maintenant dans le Centre d'administration SharePoint. Cliquez sur Paramètres.
  9. Ouvrez la page de paramètres classique.
  10. Activez l'option Enable Subsite Creation for all Sites (Activer la création de sous-sites pour tous les sites).

Configurer les sous-sites futurs dans un référentiel

Pour définir à quel horizon les sous-sites futurs doivent être créés :

  1. Accédez au centre de rôles Document Central – Administrateur.
  2. Sélectionnez Configuration → Référentiel dans le ruban.
  3. Ouvrez le référentiel actif.
  4. Dans le champ Sous-sites futurs, indiquez le nombre d’années à prévoir.

Remplir la liste des sous-sites à partir de la configuration

Pour remplir automatiquement la liste des sous-sites en fonction des paramètres du référentiel et des bibliothèques :

  1. Utilisez la barre de recherche pour ouvrir Document Central – Sous-sites.
  2. Cliquez sur Configuration → Remplir à partir de la configuration dans le ruban d’actions.

Info

Cette action ne fait que remplir la liste ; les bibliothèques de documents ne sont pas publiées automatiquement à ce stade.

Automatisation via file d’attente de travaux

Document Central inclut une file d’attente appelée Cycle Creation qui peut être utilisée pour créer automatiquement les sous-sites futurs et publier leurs bibliothèques associées.

Info

Cette file d’attente gère à la fois la création des sous-sites futurs et la publication des bibliothèques affectées.

Remarques

  • Deux entrées de sous-sites au maximum peuvent être traitées simultanément. Les autres sont mises en file d’attente.
  • Si un processus est bloqué, utilisez Réinitialiser pour remettre l’état du sous-site à Non créé.
  • Si un sous-site existe déjà mais n’a pas été correctement marqué comme créé, utilisez Marquer comme créé.

Important

N’utilisez Marquer comme créé que si vous êtes absolument certain que le sous-site existe bien dans SharePoint. Dans le cas contraire, cela peut entraîner des erreurs ou des incohérences.

Voir aussi