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Configuration du Référentiel

Document Central prend en charge différents types de référentiels. Pour un environnement de production, il est recommandé d'utiliser SharePoint ou Azure Blob Storage. Pour une configuration rapide et des tests, le type de base de données peut être utilisé. Cependant, le type de base de données ne doit pas être utilisé pour un environnement de production, car les documents sont stockés directement dans la base de données de Business Central. Document Central fournit des assistants pour configurer les différents types de référentiels.

Configuration du Référentiel SharePoint

SharePoint peut être déployé sur site ou en ligne dans Office 365. La configuration doit être spécifiée en fonction de la version de SharePoint disponible.

Pour créer un nouveau référentiel SharePoint en SaaS, suivez ces étapes :

  1. Commencez dans le rôle DMS by Simova - Administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Référentiel.
  3. Exécutez l'action Nouveau dans la barre de ruban.
  4. Démarrez l'assistant avec l'action Commencer.
  5. Spécifiez le code du référentiel en entrant un code dans le champ Code du Référentiel.
  6. Sélectionnez le type de référentiel SharePoint dans le champ Type de Référentiel et cliquez sur Suivant.
  7. Activez la case à cocher Créer un nouveau sous-site SharePoint.
  8. Le système vérifiera si l'enregistrement de l'application existe toujours. Sinon, l'assistant d'enregistrement de l'application sera exécuté. Veuillez d'abord compléter l'assistant d'enregistrement de l'application.
  9. Spécifiez le nom du site SharePoint en entrant un nom dans le champ Nom du Site.
  10. Spécifiez les paramètres de confidentialité du site SharePoint dans le champ Paramètres de Confidentialité.
  11. Spécifiez l'ID de langue du site SharePoint dans le champ ID de Langue et cliquez sur Suivant.
  12. Sélectionnez le type d'authentification du site SharePoint dans le champ Type d'Authentification et cliquez sur Suivant.
  13. Ajoutez d'autres utilisateurs au site SharePoint ou cliquez sur Passer.
  14. Activez la case à cocher Définir comme Référentiel Actif pour rendre ce référentiel actif.
  15. Le site SharePoint est maintenant créé et activé en tant que référentiel actif.

Information

La création d'un nouveau site SharePoint depuis Document Central n'est possible que dans les environnements SaaS. L'option de créer un nouveau site SharePoint n'est pas disponible dans les environnements sur site. Si un site SharePoint sur site doit être utilisé, sélectionnez l'option Utiliser un sous-site SharePoint existant.

Utiliser un site SharePoint existant

Si un site SharePoint existant doit être utilisé dans un environnement sur site, les informations pertinentes pour se connecter au site SharePoint doivent être saisies manuellement.

Pour utiliser un site SharePoint existant en SaaS ou sur site, suivez ces étapes :

  1. Commencez dans le rôle DMS by Simova - Administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Référentiel.
  3. Exécutez l'action Nouveau dans la barre de ruban.
  4. Démarrez l'assistant avec l'action Commencer.
  5. Spécifiez le code du référentiel en entrant un code dans le champ Code du Référentiel.
  6. Sélectionnez le type de référentiel SharePoint dans le champ Type de Référentiel et cliquez sur Suivant.
  7. Activez la case à cocher Utiliser un sous-site SharePoint existant.
  8. Spécifiez l'URL du site SharePoint dans le champ URL de l'Application Web.
  9. Spécifiez l'ID de langue dans le champ ID de Langue.
  10. Sélectionnez le mode d'authentification du site SharePoint dans le champ Mode d'Authentification.
  11. Entrez les informations d'authentification en fonction du mode d'authentification.
  12. Activez la case à cocher Définir comme Référentiel Actif pour rendre ce référentiel actif.
  13. Le site SharePoint est maintenant connecté et activé en tant que référentiel actif.

Basique

L'authentification basique utilise les informations d'identification O365/Azure AD pour s'authentifier auprès de SharePoint.

Moderne

L'authentification moderne utilise l'enregistrement d'application dans Azure AD pour s'authentifier auprès de SharePoint. Si l'enregistrement de l'application n'a pas été créé auparavant dans la configuration du module Document Central, cet assistant de configuration créera automatiquement un nouvel enregistrement d'application.

Bien joué!

Après avoir créé votre référentiel SharePoint avec succès, vous pouvez continuer à publier des métadonnées, des types de contenu et des bibliothèques de documents sur le site SharePoint.

Configuration du Référentiel Azure Blob Storage

Azure Blob Storage ne peut être déployé qu'en ligne dans Azure. Pour configurer un compte de stockage dans Azure, un abonnement valide est nécessaire.

Pour créer un nouveau conteneur Azure Blob Storage, suivez ces étapes :

  1. Commencez dans le rôle DMS by Simova - Administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Référentiel.
  3. Exécutez l'action Nouveau dans la barre de ruban.
  4. Démarrez l'assistant avec l'action Commencer.
  5. Spécifiez le code du référentiel en entrant un code dans le champ Code du Référentiel.
  6. Sélectionnez le type de référentiel Azure Blob Storage dans le champ Type de Référentiel et cliquez sur Suivant.
  7. Sélectionnez l'abonnement dans lequel Azure Blob Storage doit être créé dans le champ ID d'Abonnement.
  8. Le système vérifiera si l'application de la société existe toujours. Sinon, l'application de la société sera créée.
  9. Activez la case à cocher Créer un nouveau compte de stockage et cliquez sur Suivant.
  10. Spécifiez si plusieurs conteneurs doivent être utilisés pour le compte de stockage.
  11. Spécifiez le nom du conteneur dans le champ Nom du Conteneur.
  12. Spécifiez si un Groupe de Ressources existant doit être utilisé ou si un nouveau doit être créé.
  13. Spécifiez le nom du compte de stockage dans le champ Nom du Compte de Stockage.
  14. Spécifiez la région où la ressource doit être créée dans le champ Région.
  15. Spécifiez la redondance si la ressource doit être créée de manière redondante dans le champ Redondance.
  16. Spécifiez le niveau d'accès dans le champ Niveau d'Accès Par Défaut du Blob et cliquez sur Suivant.
  17. En cliquant sur Suivant, un compte de stockage sera créé dans Azure. Cela peut prendre de quelques secondes à quelques minutes, ne fermez pas le dialogue tant que le processus n'est pas terminé.
  18. Activez la case à cocher Définir comme Référentiel Actif pour rendre ce référentiel actif.
  19. Azure Blob Storage est maintenant connecté et activé en tant que référentiel actif.

Info

Pour la création via Document Central, l'abonnement Azure doit avoir le fournisseur de ressources "Microsoft.Storage" enregistré. Pour enregistrer le fournisseur de ressources, accédez au portail Azure, puis allez dans Abonnements, sélectionnez l'abonnement qui sera utilisé, puis allez dans Fournisseurs de ressources. Recherchez "Microsoft.Storage" et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Warning

Un compte de stockage avec plusieurs conteneurs affectera la fonctionnalité de recherche en texte intégral d'Azure Blob Storage. Azure Blob Storage doit utiliser Azure Cognitive Search pour pouvoir utiliser la fonction de recherche en texte intégral. Pour pouvoir utiliser la recherche en texte intégral, un indexeur de Azure Cognitive Search doit être assigné à un conteneur dans Azure Blob Storage. En utilisant plusieurs conteneurs, plus d'indexeurs seront nécessaires, car chaque conteneur doit se voir attribuer son propre indexeur. Le nombre d'indexeurs qui peuvent être créés est limité par le Niveau de Azure Cognitive Search. Le Niveau peut être modifié dans le Portail Azure, mais cela affectera le coût de Azure Cognitive Search.

Utiliser un compte Azure Blob Storage existant

Si un compte de stockage existant doit être utilisé, les informations pertinentes pour se connecter au compte de stockage doivent être saisies manuellement.

Pour utiliser un compte Azure Blob Storage existant, suivez ces étapes :

  1. Commencez dans le rôle DMS by Simova - Administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Référentiel.
  3. Exécutez l'action Nouveau dans la barre de ruban.
  4. Démarrez l'assistant avec l'action Commencer.
  5. Spécifiez le code du référentiel en entrant un code dans le champ Code du Référentiel.
  6. Sélectionnez le type de référentiel Azure Blob Storage dans le champ Type de Référentiel et cliquez sur Suivant.
  7. Sélectionnez l'abonnement dans lequel Azure Blob Storage doit être créé dans le champ ID d'Abonnement.
  8. Le système vérifiera si l'application de la société existe toujours. Sinon, l'application de la société sera créée.
  9. Activez la case à cocher Utiliser un compte de stockage existant et cliquez sur Suivant.
  10. Spécifiez le nom du compte de stockage existant dans le champ Nom du Compte de Stockage, ou utilisez les (...) pour choisir votre compte de stockage.
  11. Spécifiez la clé dans le champ Clé du Compte de Stockage.
  12. Si le Nom du Compte de Stockage et la Clé du Compte de Stockage sont corrects, le statut de la connexion sera indiqué comme Connecté.
  13. Spécifiez si plusieurs conteneurs doivent être utilisés pour le compte de stockage et cliquez sur Suivant.
  14. Activez la case à cocher Définir comme Référentiel Actif pour rendre ce référentiel actif.
  15. Azure Blob Storage est maintenant connecté et activé en tant que référentiel actif.

Info

Pour obtenir la Clé du Compte de Stockage, accédez à l'onglet Comptes de Stockage dans le portail Azure, puis allez dans l'onglet Clés d'accès. Il y aura clé1 et clé2 qui peuvent être utilisées comme Clé du Compte de Stockage.

Warning

Le compte de stockage aura besoin de Versioning et Support de l'immuabilité au niveau de la version activés pour pouvoir fonctionner correctement avec DMS by Simova. Il est recommandé de créer le compte de stockage via DMS.

Référentiel de Base de Données

L'option de base de données ne doit être utilisée que pour les tests ou les démonstrations. Tous les documents seront stockés directement dans la base de données, ce qui pourrait augmenter considérablement la taille de la base de données.

Pour créer le type de référentiel de base de données, suivez ces étapes :

  1. Commencez dans le rôle DMS by Simova - Administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Référentiel.
  3. Exécutez l'action Nouveau dans la barre de ruban.
  4. Démarrez l'assistant avec l'action Commencer.
  5. Spécifiez le code du référentiel en entrant un code dans le champ Code du Référentiel.
  6. Sélectionnez le type de référentiel Base de Données dans le champ Type de Référentiel et cliquez sur Suivant.
  7. Activez la case à cocher Définir comme Référentiel Actif pour rendre ce référentiel actif.
  8. La base de données est maintenant définie comme référentiel actif.

Warning

Les fichiers et documents sont stockés dans le champ BLOB lorsque Base de Données est sélectionné comme type de référentiel. Cela peut entraîner une forte croissance de la base de données.