Configuration des rapports

Les rapports peuvent être archivés automatiquement lorsqu'ils sont créés ou imprimés au format PDF. Il est également possible d'archiver automatiquement les rapports lorsqu'un processus, tel que la réservation, est exécuté. De plus, Document Central utilise la fonction de mise en page de document au niveau des clients et des fournisseurs. Ces mises en page personnalisées peuvent être utilisées lors de l'impression ou de l'envoi du rapport. La mise en page du document est typiquement une version structurée différemment du document.

Configuration de la liste de création de rapports avec remplissage automatique

Pour simplifier la configuration des rapports, des rapports connus peuvent être importés à partir de la sélection de rapports.

Pour remplir la liste de création de rapports à partir de la sélection de rapports, suivez ces étapes :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapport.
Exécutez l'action Obtenir des rapports de la sélection de rapports dans la barre de menu.
Les rapports définis à partir de la sélection de rapports seront ajoutés.

Info

Les rapports peuvent également être ajoutés manuellement. L'ID du rapport doit être saisi dans le champ ID du rapport.

Configuration des types de contenu pour les rapports

Le type de contenu pour stocker le rapport peut être défini pour chaque rapport dans la liste de création de rapports.

Pour définir des types de contenu pour les rapports, suivez ces étapes :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapport.
Exécutez l'action Modifier la liste dans la barre de menu.
Sélectionnez le type de contenu dans le champ Type de contenu pour le rapport spécifique.
Les rapports seront maintenant enregistrés avec les types de contenu définis.

Configuration des IDs de rapport et des mises en page de rapport

Pour remplir les listes de sélection de rapports à partir de Document Central, les IDs de rapport et les mises en page de rapport associées peuvent être importées. Ces actions sont particulièrement utiles lorsque de nouveaux rapports doivent être ajoutés ou que des rapports existants doivent être mis à jour.

Pour configurer les IDs de rapport et les mises en page de rapport, suivez ces étapes :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapport.
Exécutez l'action Modifier la liste dans la barre de menu.
Trois options sont proposées pour configurer les IDs de rapport et/ou les mises en page de rapport :
- Mettre à jour les IDs et mises en page de rapport : Cette action sur la page importe les IDs de rapport et les mises en page de rapport associées, ou les rend complètement visibles si elles ne sont pas encore listées.
- Mettre à jour les IDs de rapport : Cette action sur la page met à jour les IDs de rapport s'ils ne sont pas encore ou pas complètement présents dans la liste.
- Mettre à jour les mises en page de rapport : Cette action sur le ListPart met à jour les mises en page de rapport associées à l'ID de rapport sélectionné, si elles ne sont pas encore présentes dans la liste.

Configuration d'un type de contenu pour une mise en page de rapport spécifique

Un type de contenu peut être défini pour l'archivage d'une mise en page de rapport spécifique.

Si votre sélection de rapports n'est pas configurée, vous pouvez utiliser le guide suivant pour configurer la configuration des rapports.

Pour définir un type de contenu pour une mise en page de rapport spécifique, procédez comme suit :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapport.
Exécutez l'action Modifier la liste dans la barre de menu.
Sélectionnez un ID de rapport.
Sélectionnez ensuite la mise en page de rapport pour laquelle le type de contenu doit être défini.
Sélectionnez le type de contenu dans le champ Type de contenu dans la Définition du rapport pour le rapport spécifique.
Les rapports avec la mise en page de rapport spécifique seront maintenant archivés avec les types de contenu définis.

Info

Si un type de contenu est défini pour un rapport spécifique dans la définition de configuration du rapport, ce type de contenu sera utilisé. Sinon, soit le type de contenu du champ de la configuration réelle du rapport sera utilisé, soit, si ce champ est vide, la valeur par défaut de la bibliothèque de documents ou de la liste.

Configuration des types de contenu pour les documents de retour de code-barres

Dans la liste de création de rapports, vous pouvez définir le type de contenu pour le code-barres lorsqu'un code-barres est ajouté à chaque rapport.

Pour définir le type de contenu pour un code-barres, suivez ces étapes :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapport.
Exécutez l'action Modifier la liste dans la barre de menu.
Cliquez sur l'ID du rapport qui doit être configuré avec le type de contenu de code-barres.
Sélectionnez un type de contenu dans le champ Type de contenu de code-barres.
Le code-barres recevra maintenant le type de contenu défini.

Configuration du nom de fichier du rapport

Le fichier de rapport créé reçoit un nom de fichier qui peut être modifié via la configuration du nom de fichier du rapport. Le nom complet suit le format : N° - Nom du fichier de rapport - Code de mise en page de rapport. Le nom du fichier de rapport est repris des paramètres du rapport, mais peut être remplacé si nécessaire.

Pour remplacer le nom du fichier de rapport, suivez ces étapes :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapport.
Exécutez l'action Modifier la liste dans la barre de menu.
Indiquez la valeur du nom de fichier du rapport dans le champ Nom du fichier de rapport.
La valeur du nom de fichier du rapport sera maintenant remplacée dans le nom complet : N° - Nom du fichier de rapport - Code de mise en page de rapport.

Configuration de l'impression en ombre et de la priorité d'impression

L'impression en ombre peut être activée pour chaque rapport dans la liste de création de rapports. De plus, la priorité de traitement dans la file d'attente des rapports peut être définie.

Pour configurer l'impression en ombre et la priorité d'impression pour les rapports, suivez ces étapes :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapport.
Exécutez l'action Modifier la liste dans la barre de menu.
Sélectionnez l'option pour le champ Impression en ombre, si le rapport doit être archivé par exécution manuelle.
Sélectionnez l'option pour le champ Impression en ombre par processus, si le rapport doit être archivé par des processus.
Sélectionnez l'option pour le champ Priorité du rapport, si le rapport doit être traité avec une priorité plus élevée ou plus basse.
Sélectionnez l'option pour le champ Priorité d'impression, si le rapport doit être traité avec une priorité plus élevée ou plus basse.
L'impression en ombre et la priorité d'impression sont maintenant configurées pour les rapports.

Warning

Il est important qu'un événement pour l'exécution de l'impression en ombre soit également disponible.

Configuration de l'impression sur événement

Avec la fonction d'impression sur événement, vous pouvez archiver un rapport via la file d'attente des rapports de Document Central dès qu'il est imprimé par le système. Avec cette fonction, vous pouvez archiver chaque rapport sans avoir à étendre le code du rapport.

Pour activer la fonction "Impression sur événement", procédez comme suit :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapport.
Exécutez l'action Modifier la liste dans la barre de menu.
Cochez la case Impression sur événement pour le rapport concerné.
Le rapport sera maintenant archivé via la file d'attente des rapports de Document Central dès qu'il sera imprimé par le système.

Configuration des paramètres de rapport

Pour certains rapports, des paramètres doivent être configurés. Ces paramètres peuvent être prédéfinis et seront appliqués au rapport lors de processus tels que la réservation.

Pour configurer les paramètres de rapport, suivez ces étapes :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapport.
Sélectionnez le rapport et exécutez l'action Définir les paramètres de rapport dans la barre de menu.
Indiquez les paramètres pour le rapport et cliquez sur OK.
Les paramètres sont maintenant définis pour le rapport.

Configuration de la version pour un rapport

Si un rapport a déjà été téléchargé dans le référentiel, aucune copie supplémentaire du rapport ne sera téléchargée. Pour s'assurer que chaque exécution du rapport est téléchargée dans le référentiel via la file d'attente des rapports, la version doit être activée.

Pour activer la version pour les rapports, suivez ces étapes :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapports.
Exécutez l'action Modifier la liste dans la barre de menu.
Cochez la case Version pour le rapport spécifique.
La version est maintenant activée pour les rapports.

Configuration de papier à en-tête

Lorsque le rapport est créé sans en-tête et pied de page de l'entreprise, il est possible d'ajouter un modèle de papier à en-tête avant que le PDF ne soit téléchargé dans le référentiel.

Pour ajouter un papier à en-tête à un rapport, suivez ces étapes :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapports.
Sélectionnez le rapport et exécutez l'action Importer le papier à en-tête PDF dans la barre de menu.
La case à cocher Papier à en-tête sera activée lorsque le PDF aura été téléchargé avec succès.

Configuration de Reprint On Processing

L'enregistrement doit être présent au moment du traitement via la file d'attente d'archivage. Il n'est pas recommandé d'activer ce paramètre pour des documents temporaires. Le rapport PDF sera créé dès que la file d'attente d'archivage aura traité les entrées.

Pour activer "Reprint On Processing" :

Naviguez avec le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Rapport.
Exécutez l'action Modifier la liste dans la barre de menu.
Cochez la case Reprint On Processing pour le rapport concerné.
Le PDF sera maintenant créé via la file d'attente d'archivage.

Warning

Des modifications des données telles que le logo de l'entreprise ou les données de base ne doivent pas être effectuées tant qu'il y a des entrées non traitées dans la file d'attente d'archivage pour lesquelles aucun PDF n'a été généré directement.

Configuration de mises en page de rapport personnalisées

Dans Microsoft Business Central version 18, Microsoft a ajouté la fonction de mise en page de document au niveau des clients et des fournisseurs. Ces mises en page personnalisées peuvent être utilisées lors de l'impression/envoi du rapport. La mise en page du document est généralement une version structurée différemment du document.

Pour configurer l'utilisation des mises en page de rapport personnalisées définies dans les données de base pour l'impression en ombre, suivez ces étapes :

Naviguez via le rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le code de mapping qui doit être configuré avec le mapping d'e-mail.
Naviguez jusqu'à la section Mapping des champs.
Sélectionnez le champ de la clé primaire des données de base (généralement Client ou Fournisseur) et indiquez le type de données de base dans le champ Utiliser la mise en page de rapport de.
Les mises en page de rapport seront maintenant utilisées par le numéro de client/fournisseur défini dans le document source.

Info

Il n'est pas possible de définir les deux valeurs par défaut (Client/Fournisseur) dans le mapping des champs. Lors de l'impression du rapport, seule la mise en page imprimée sera archivée dans Document Central. Lors de la réservation/conversion d'un document, toutes les mises en page de document configurées seront archivées derrière les données de base respectives (généralement Client ou Fournisseur) dans Document Central.

Configuration de la configuration des rapports

Paramètre	Option	Impact
Impression double	Toujours	Chaque fois que quelque chose est imprimé, l'imprimé est transmis au référentiel.
	Optionnel	Le système demande si une transmission au référentiel doit avoir lieu.
	Jamais	Aucune transmission au référentiel n'a lieu.
Impression double lors de la conversion de document	Toujours	Le rapport est toujours enregistré dans le référentiel lors des réservations.
	Optionnel	Le système demande si une transmission au référentiel doit avoir lieu lors de la réservation.
	Jamais	Le rapport n'est jamais transmis au référentiel lors de la réservation.
Priorité de document, priorité d'impression	Faible	Définir la priorité "Faible". Indique la priorité avec laquelle un élément de la file d'attente d'archivage doit être traité lorsqu'il est créé.
	Normal	Définir la priorité "Normale". Cela permet de traiter l'élément de la file d'attente d'archivage plus rapidement et donc de l'archiver plus rapidement dans le système d'archivage.
	Élevé	Définir la priorité "Élevée". Cela permet de traiter l'élément en priorité et de l'archiver plus rapidement dans le système d'archivage.