Configuration des métadonnées
Les métadonnées représentent les attributs des documents et sont attribuées aux types de contenu. Les métadonnées doivent être créées avant les types de contenu. Document Central prend en charge différents types de métadonnées, y compris Texte, Entier, Booléen, DateHeure, Nombre et GUID. Le type définit les options de saisie pour les valeurs des métadonnées.
Créer des métadonnées
Les métadonnées doivent être définies pour tous les types de référentiels et servent à stocker les propriétés pertinentes d'un document dans le référentiel.
Pour créer des métadonnées, procédez comme suit :
- Naviguez dans le Document Central - Centre d'administration.
- Cliquez sur Configuration du référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
- Entrez le nom des métadonnées en saisissant un nom significatif dans le champ Nom d'affichage.
- Sélectionnez le type des métadonnées.
Warning
Assurez-vous que le bon type de métadonnées est sélectionné.
Ajouter des métadonnées à un type de contenu
Pour ajouter des métadonnées à un type de contenu après leur création, suivez ces étapes :
- Démarrez dans le Centre d'administration Document Central.
- Cliquez sur Configuration du référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Type de contenu.
- Sélectionnez le type de contenu auquel vous souhaitez ajouter des métadonnées. Vous pouvez également sélectionner tous les types de contenu.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu, puis sur Ajouter toutes les métadonnées.
- Alternativement, vous pouvez accéder au type de contenu et ajouter la nouvelle métadonnée dans la section Métadonnées.
- La nouvelle métadonnée créée sera maintenant ajoutée au type de contenu.
Info
Pour que les nouvelles métadonnées puissent être utilisées, elles doivent être publiées si vous utilisez SharePoint comme référentiel. Pour plus d'informations, consultez Publication SharePoint.
Indexer des métadonnées
Document Central offre la possibilité d'indexer des métadonnées. Les métadonnées indexées sont stockées directement dans l'entrée du document, en plus de la table de métadonnées séparée. Cela entraîne des avantages de performance significatifs lors de la recherche de métadonnées et permet également d'afficher les colonnes de métadonnées directement dans la vue de page.
Important
Seules les métadonnées indexées sont affichées dans le Datagrid, dans la Recherche de documents et dans la vue de page des entrées de documents.
Info
Jusqu'à 25 champs de métadonnées peuvent être indexés :
- 2 champs de métadonnées de date
- 2 champs de métadonnées de date et heure
- 21 autres champs de métadonnées de tout type
Comment indexer un champ de métadonnées
Suivez les étapes suivantes pour indexer un champ de métadonnées :
- Naviguez vers le Centre d'administration Document Central.
- Cliquez sur Configuration du référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
- Sélectionnez le champ de métadonnées que vous souhaitez indexer et cliquez sur Préparer pour l'indexation dans la section Indexation.
- Une fois que le statut passe à En attente de démarrage, utilisez l'action Démarrer l'indexation pour commencer l'indexation.
Info
Une fois l'indexation démarrée, vous pouvez suivre l'avancement via l'action Afficher/Cacher le statut.
Vous pouvez sélectionner plusieurs champs de métadonnées en même temps.
Cependant, si l'indexation est arrêtée, cela affectera tous les champs de métadonnées qui ont été lancés avec une sélection.
Supprimer des métadonnées indexées
Lors de la suppression des index, trois options sont disponibles :
-
Supprimer l'index complet
Supprime les champs indexés des entrées de documents et efface la configuration de l'index des métadonnées. -
Supprimer l'index et conserver la configuration des métadonnées
Supprime les champs indexés des entrées de documents, mais conserve la configuration de l'index dans les métadonnées.
L'état d'indexation est simplement réinitialisé. -
Conserver l'index sur les entrées de documents
Réinitialise uniquement l'état d'indexation dans les métadonnées, mais conserve l'index dans les entrées de documents.
Cette option est recommandée si l'indexation doit être exécutée à nouveau.
Voici comment supprimer un index :
- Naviguez vers le Centre d'administration Document Central.
- Cliquez sur Configuration du référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
- Sélectionnez le champ de métadonnées dont vous souhaitez supprimer l'index et cliquez sur Supprimer l'index dans la section Indexation.