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Configuration des Métadonnées

Les métadonnées représentent les attributs des documents et sont assignées à des types de contenu. Les métadonnées doivent être créées avant les types de contenu. Document Central prend en charge différents types de métadonnées, y compris Texte, Entier, Booléen, DateTime, Nombre et GUID. Le type définit les options d'entrée pour les valeurs des métadonnées.

Créer et publier des métadonnées

Les métadonnées doivent être définies pour tous les types de référentiels et sont utilisées pour stocker les propriétés pertinentes d'un document dans le référentiel. Lors de la création de métadonnées pour SharePoint, il est nécessaire de publier les métadonnées. Pour Azure Blob Storage ou Base de Données, la publication n'est pas requise et l'action de publication ne sera pas visible.

Pour créer et publier des métadonnées, suivez ces étapes :

  1. Naviguez via le centre de rôle Document Central - Administrateur.
  2. Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
  3. Spécifiez le nom des métadonnées en entrant un nom significatif dans le champ Nom d'affichage.
  4. Sélectionnez le Type de métadonnées.
  5. Exécutez l'action Publier dans le Référentiel dans la barre de ruban.
  6. Les métadonnées sont transférées dans le référentiel.
  7. Les métadonnées sont marquées comme Publiées lorsqu'elles ont été transférées avec succès.

Warning

Veuillez vous assurer que le type correct de métadonnées est sélectionné. Notez que la publication des métadonnées n'est pas requise pour les types de référentiels Azure Blob Storage et Base de Données.

Réinitialiser l'état de publication

Le statut de publication indique si les métadonnées ont déjà été publiées dans le référentiel. La publication des métadonnées n'est nécessaire que pour le référentiel SharePoint. Dans Document Central, le statut Publié peut être réinitialisé, permettant aux métadonnées d'être publiées à nouveau. Si les métadonnées existent déjà dans le référentiel, elles seront ignorées.

Pour réinitialiser l'état de publication d'une métadonnée, suivez ces étapes :

  1. Naviguez via le centre de rôle Document Central - Administrateur.
  2. Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
  3. Marquez les métadonnées à réinitialiser.
  4. Exécutez l'action Réinitialiser le Statut dans la barre de ruban.
  5. La case à cocher Publié sera réinitialisée.

Info

Les métadonnées dans le référentiel ne sont pas supprimées lorsque le statut est réinitialisé. Le nettoyage doit être effectué manuellement dans SharePoint si un référentiel SharePoint est utilisé.

Mettre à jour les métadonnées à partir du référentiel

Si le référentiel SharePoint est utilisé et que des métadonnées y ont déjà été créées, elles peuvent être chargées dans Document Central. Cela peut être nécessaire, par exemple, si vous souhaitez charger une structure existante depuis SharePoint.

Pour synchroniser les métadonnées existantes à partir du référentiel, suivez ces étapes :

  1. Naviguez via le centre de rôle Document Central - Administrateur.
  2. Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
  3. Exécutez l'action Mettre à jour le Référentiel dans la barre de ruban.
  4. Les métadonnées sont automatiquement chargées à partir du référentiel et ajoutées à la liste des métadonnées.

Warning

Seules les métadonnées ajoutées à une catégorie Document Central dans les colonnes SharePoint seront chargées.

## Indexation des métadonnées

Document Central offre la possibilité d’indexer les métadonnées. Les métadonnées indexées sont stockées directement dans l’entrée du document, en plus d’être conservées dans la table de métadonnées distincte. Cela améliore considérablement les performances lors de la recherche de métadonnées et permet également d’afficher les colonnes de métadonnées directement dans la vue de page.

Important

Seules les métadonnées indexées s’affichent dans le datagrid, la recherche de documents et la vue de page.

Info

Jusqu’à 25 champs de métadonnées peuvent être indexés :
- 2 champs de type Date
- 2 champs de type DateTime
- 21 champs d’autres types de métadonnées

Comment indexer un champ de métadonnées

Pour indexer un champ de métadonnées, procédez comme suit :

  1. Accédez au centre de rôle Document Central – Administrateur.
  2. Dans le ruban, cliquez sur Repository puis exécutez l’action Metadata.
  3. Sélectionnez le champ de métadonnées à indexer et cliquez sur Prepare for Indexing dans la section Indexing.
  4. Lorsque l’état passe à Waiting for Start, utilisez l’action Start Indexing pour lancer l’indexation.

Info

Une fois l’indexation démarrée, vous pouvez consulter sa progression via l’action Show/Hide Status.
Il est possible de sélectionner plusieurs champs de métadonnées pour les indexer en même temps.
Cependant, l’arrêt du processus interrompt l’indexation pour tous les champs sélectionnés.

Suppression des métadonnées indexées

Trois options sont disponibles pour effacer les index :

  • Clear Full Index
    Supprime les champs indexés des entrées de documents et efface la configuration d’index dans les métadonnées.

  • Clear Index and Retain Configuration in Metadata
    Supprime les champs indexés des entrées de documents, mais conserve la configuration d’index dans les métadonnées.
    L’état d’indexation est simplement réinitialisé.

  • Retain Index on Document Entries
    Réinitialise uniquement l’état d’indexation dans les métadonnées, mais conserve l’index dans les entrées de documents.
    Option recommandée si vous prévoyez de relancer l’indexation.

Pour effacer un index :

  1. Accédez au centre de rôle Document Central – Administrateur.
  2. Dans le ruban, cliquez sur Repository puis exécutez l’action Metadata.
  3. Sélectionnez le champ de métadonnées à effacer et cliquez sur Clear Indexes dans la section Indexing.