Configuration des métadonnées

Les métadonnées représentent les attributs des documents et sont assignées aux types de contenu. Les métadonnées doivent être créées avant les types de contenu. Document Central prend en charge divers types de métadonnées, y compris Texte, Entier, Booléen, DateHeure, Nombre et GUID. Le type définit les options d'entrée pour les valeurs des métadonnées.

Créer et publier des métadonnées

Les métadonnées doivent être définies pour tous les types de référentiels et sont utilisées pour stocker des propriétés pertinentes sur un document dans le référentiel. Lors de la création de métadonnées pour SharePoint, il est nécessaire de publier les métadonnées. Pour Azure Blob Storage ou Database, la publication n'est pas requise, et l'action de publication ne sera pas visible.

Pour créer et publier des métadonnées, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
Spécifiez le nom des métadonnées en entrant un nom significatif dans le champ Nom d'affichage.
Sélectionnez le Type des métadonnées.
Exécutez l'action Publier dans le Référentiel dans la barre de ruban.
Les métadonnées sont transférées au référentiel.
Les métadonnées sont marquées comme Publiées lorsqu'elles ont été transférées avec succès.

Warning

Veuillez vous assurer que le bon type de métadonnées est sélectionné. Notez que la publication des métadonnées n'est pas requise pour les types de référentiels Azure Blob Storage et Database.

Réinitialiser l'état de publication

Le statut de publication indique si les métadonnées ont déjà été publiées dans le référentiel. La publication des métadonnées n'est nécessaire que pour le référentiel SharePoint. Dans Document Central, le statut Publié peut être réinitialisé, permettant aux métadonnées d'être publiées à nouveau. Si les métadonnées existent déjà dans le référentiel, elles seront ignorées.

Pour réinitialiser l'état de publication d'une métadonnée, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
Marquez les métadonnées qui doivent être réinitialisées.
Exécutez l'action Réinitialiser le Statut dans la barre de ruban.
La case à cocher Publiée sera réinitialisée.

Info

Les métadonnées dans le référentiel ne sont pas supprimées lorsque le statut est réinitialisé. Si un référentiel SharePoint est utilisé, les métadonnées publiées précédemment ne peuvent pas être supprimées et resteront dans SharePoint, comme dans Document Central.

Mettre à jour les métadonnées depuis le référentiel

Si le référentiel SharePoint est utilisé et que des métadonnées ont déjà été créées là-bas, elles peuvent être chargées dans Document Central. Cela peut être nécessaire, par exemple, si vous souhaitez charger une structure existante depuis SharePoint.

Pour synchroniser les métadonnées existantes depuis le référentiel, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
Exécutez l'action Mettre à jour le Référentiel dans la barre de ruban.
Les métadonnées sont automatiquement chargées depuis le référentiel et ajoutées à la liste des métadonnées.

Warning

Seules les métadonnées ajoutées à une catégorie Document Central dans les colonnes SharePoint seront chargées.

Indexation des Métadonnées

Document Central offre l'option d'indexer les métadonnées. Les métadonnées indexées sont stockées directement sur l'entrée du document en plus d'être stockées dans la table de métadonnées séparée. Cela entraîne des améliorations de performance significatives pour les recherches de métadonnées et permet également d'afficher les colonnes de métadonnées directement dans la vue de page.

Important

Seules les métadonnées indexées seront affichées dans le datagrid, recherche de documents, et vue de page.

Info

Jusqu'à 25 champs de métadonnées peuvent être indexés :
- 2 champs de métadonnées de date
- 2 champs de métadonnées de date et heure
- 21 autres champs de métadonnées de tout type

Comment indexer un champ de métadonnées

Pour indexer un champ de métadonnées, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle Document Central – Administrateur.
Dans le ruban, cliquez sur Référentiel puis exécutez l'action Métadonnées.
Sélectionnez le champ de métadonnées que vous souhaitez indexer et cliquez sur Préparer pour l'Indexation dans la section Indexation.
Une fois que le statut change en En attente de démarrage, utilisez l'action Démarrer l'Indexation pour commencer l'indexation.

Info

Une fois l'indexation commencée, vous pouvez voir sa progression en cliquant sur l'action Afficher/Cacher le Statut.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs champs de métadonnées pour l'indexation en même temps.
Cependant, arrêter le processus d'indexation arrêtera l'indexation pour toutes les métadonnées qui ont été commencées dans une sélection.

Effacer les Métadonnées Indexées

Lors de l'effacement des métadonnées indexées, trois options sont disponibles :

Effacer l'Index Complet
Supprime les champs indexés des entrées de documents et supprime l'index de la configuration des métadonnées.
Effacer l'Index et Conserver la Configuration dans les Métadonnées
Supprime les champs indexés des entrées de documents mais conserve la configuration de l'index dans les métadonnées.
Le statut d'indexation sera simplement réinitialisé.
Conserver l'Index sur les Entrées de Documents
Réinitialise le statut d'indexation dans les métadonnées mais conserve l'index sur les entrées de documents.
Cette option est recommandée si vous prévoyez de relancer l'indexation.

Pour effacer un champ de métadonnées indexées, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle Document Central – Administrateur.
Dans le ruban, cliquez sur Référentiel puis exécutez l'action Métadonnées.
Sélectionnez le champ de métadonnées que vous souhaitez effacer et cliquez sur Effacer les Index dans la section Indexation.