Configuration des Métadonnées
Les métadonnées représentent les attributs des documents et sont assignées à des types de contenu. Les métadonnées doivent être créées avant les types de contenu. Document Central prend en charge différents types de métadonnées, y compris Texte, Entier, Booléen, DateTime, Nombre et GUID. Le type définit les options d'entrée pour les valeurs des métadonnées.
Créer et publier des métadonnées
Les métadonnées doivent être définies pour tous les types de référentiels et sont utilisées pour stocker les propriétés pertinentes d'un document dans le référentiel. Lors de la création de métadonnées pour SharePoint, il est nécessaire de publier les métadonnées. Pour Azure Blob Storage ou Base de Données, la publication n'est pas requise et l'action de publication ne sera pas visible.
Pour créer et publier des métadonnées, suivez ces étapes :
- Naviguez via le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
- Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
- Spécifiez le nom des métadonnées en entrant un nom significatif dans le champ Nom d'affichage.
- Sélectionnez le Type de métadonnées.
- Exécutez l'action Publier dans le Référentiel dans la barre de ruban.
- Les métadonnées sont transférées dans le référentiel.
- Les métadonnées sont marquées comme Publiées lorsqu'elles ont été transférées avec succès.
Warning
Veuillez vous assurer que le type correct de métadonnées est sélectionné. Notez que la publication des métadonnées n'est pas requise pour les types de référentiels Azure Blob Storage et Base de Données.
Réinitialiser l'état de publication
Le statut de publication indique si les métadonnées ont déjà été publiées dans le référentiel. La publication des métadonnées n'est nécessaire que pour le référentiel SharePoint. Dans Document Central, le statut Publié peut être réinitialisé, permettant aux métadonnées d'être publiées à nouveau. Si les métadonnées existent déjà dans le référentiel, elles seront ignorées.
Pour réinitialiser l'état de publication d'une métadonnée, suivez ces étapes :
- Naviguez via le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
- Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
- Marquez les métadonnées à réinitialiser.
- Exécutez l'action Réinitialiser le Statut dans la barre de ruban.
- La case à cocher Publié sera réinitialisée.
Info
Les métadonnées dans le référentiel ne sont pas supprimées lorsque le statut est réinitialisé. Le nettoyage doit être effectué manuellement dans SharePoint si un référentiel SharePoint est utilisé.
Mettre à jour les métadonnées à partir du référentiel
Si le référentiel SharePoint est utilisé et que des métadonnées y ont déjà été créées, elles peuvent être chargées dans Document Central. Cela peut être nécessaire, par exemple, si vous souhaitez charger une structure existante depuis SharePoint.
Pour synchroniser les métadonnées existantes à partir du référentiel, suivez ces étapes :
- Naviguez via le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
- Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Métadonnées.
- Exécutez l'action Mettre à jour le Référentiel dans la barre de ruban.
- Les métadonnées sont automatiquement chargées à partir du référentiel et ajoutées à la liste des métadonnées.
Warning
Seules les métadonnées ajoutées à une catégorie DMS dans les colonnes SharePoint seront chargées.