Configuration des Mappages

Les mappages représentent le lien de données entre une zone de Business Central, une bibliothèque de documents et les métadonnées. Un seul mappage peut être créé par zone. La définition d'un mappage se fait via la définition du type de document. Une fois un mappage créé, divers paramètres peuvent être configurés, y compris ceux qui ajustent le comportement du FactBox.

Pour créer un mappage et l'assigner à une bibliothèque de documents, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Exécutez l'action Nouveau dans la barre de menu.
Spécifiez le code du mappage en entrant un code dans le champ Code.
Spécifiez la description du mappage en entrant une description dans le champ Description.
Sélectionnez un code de bibliothèque de documents dans le champ Code de Bibliothèque de Documents pour lier le mappage à une bibliothèque de documents.
Spécifiez la table en entrant ou en sélectionnant un ID/Nom de table dans le champ Table.
Spécifiez la page en entrant ou en sélectionnant un ID/Nom de page dans le champ Carte de Page.
Spécifiez la liste en entrant ou en sélectionnant un ID/Nom de liste dans le champ Liste de Page.
Ajoutez le mappage Champ Source et Nom d'Affichage des Métadonnées dans le registre Mappage des Champs. Un champ de la table définie de Business Central est sélectionné comme Champ Source. Les métadonnées appropriées de la configuration DMS sont sélectionnées comme Nom d'Affichage des Métadonnées.
Activez la case à cocher Inclure dans la Requête pour le champ source à utiliser pour la requête. Ce sont généralement des champs de numéro de séquence dans la table.
Exécutez l'action Définir le Type de Document dans la barre de menu.
La case à cocher Type de Document Unique doit être activée s'il n'y a qu'un seul type de document dans la table définie. Dans le cas où il y a plusieurs types de documents dans la table, le mappage doit être défini par un Champ de Table et la Valeur spécifique. Dans la plupart des cas, il y a un champ de type de document qui peut être utilisé pour sélectionner la valeur correspondante pour le type de document.
La création du mappage est terminée.

Configurer un mappage alternatif

Il peut y avoir des types de documents dans Business Central qui sont archivés dans l'exécution du processus commercial. Un mappage alternatif doit être configuré dans le mappage du type de document original pour créer une correspondance avec le type de document archivé.

Pour configurer un mappage alternatif sur le mappage du type de document original, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage alternatif.
Sélectionnez un code de mappage dans le champ Code de Mappage Alternatif pour lier un mappage original à un autre mappage.
Le mappage alternatif est maintenant configuré.

Warning

Il est important que tous les mappages soient créés en premier. La configuration du mappage alternatif pour les zones archivées ne doit être effectuée qu'après cela.

Créer des mappages de données

Les mappages représentent le lien de données d'une zone de Business Central vers une bibliothèque de documents et les métadonnées. Il est possible de créer un seul mappage par zone. La définition d'un mappage se fait via la définition du type de document.

Pour créer un mappage de données, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappage de Données.
Exécutez l'action Nouveau dans la barre de menu.
Spécifiez le code de mappage de données en entrant un code dans le champ Code.
Spécifiez la description du mappage de données en entrant une description dans le champ Description.
Spécifiez la table cible dans le champ Table Cible, qui est la table initiale.
Spécifiez le champ cible dans le champ Champ Cible, qui est le champ de lien dans la table initiale.
Spécifiez le type dans le champ Type pour connecter les champs source et cible.
Spécifiez la table source dans le champ Table Source.
Spécifiez le champ source dans le champ Champ Source, qui connecte le champ cible.
Une nouvelle ligne peut être créée si des filtres doivent être appliqués. Le type FILTER ou CONST peut être utilisé. La valeur du filtre est spécifiée dans le champ Filtre de Champ. Le filtre est appliqué en fonction de la Table Source et du Champ Source.
Une nouvelle ligne doit être créée et la case à cocher Nouvelle Table doit être activée si vous souhaitez passer à une autre table. La Table Source précédente est la nouvelle Table Cible dans la nouvelle ligne.
Une ligne finale doit être créée avec le type RETURN dans le champ Type. Cette dernière ligne renvoie la valeur du Champ Source.

Configurer la liste des types de contenu pour le Factbox

Les paramètres du FactBox de Document Central peuvent également être configurés dans le mappage. Le FactBox contient la zone DropZone, mais il peut également afficher les types de contenu et leur nombre directement.

Pour activer la liste des types de contenu pour le Factbox, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage de courrier électronique.
Activez la case à cocher Activer la Liste des Types de Contenu.
Les types de contenu seront maintenant listés pour la zone de mappage.

Info

L'affichage des types de contenu est limité à 10 types de contenu dans le FactBox.

Définir le nom de fichier lors du téléchargement

Les documents peuvent être sauvegardés via le FactBox de Document Central. Par défaut, le nom du fichier est repris du document, mais il peut être défini manuellement lors du processus d'archivage.

Pour définir le nom de fichier lors du téléchargement, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage de courrier électronique.
Activez la case à cocher Définir le Nom de Fichier lors du Téléchargement.
Le nom du fichier peut maintenant être défini lors du téléchargement.

Forcer les modèles de métadonnées

Si des modèles de métadonnées ont été configurés dans la gestion des métadonnées, les valeurs prédéfinies peuvent être rendues obligatoires. Dans ce cas, il n'est plus possible de remplacer les modèles par des valeurs personnalisées.

Pour forcer les modèles de métadonnées, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage de courrier électronique.
Activez la case à cocher Forcer les Modèles de Métadonnées.
Les modèles de métadonnées ne peuvent plus être remplacés.

Configurer le regroupement des documents

Pour résumer des documents dans un groupe, utilisez la fonction de regroupement des documents. Le regroupement des documents vous permet de créer des ID de groupe qui peuvent être attribués à des documents connexes.

Pour activer le regroupement des documents, suivez ces étapes :

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Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage de courrier électronique.
Activez la case à cocher Activer le Regroupement.
Spécifiez la série de numéros pour le regroupement des documents dans le champ Série de Numéros pour le Regroupement des Documents.
Le regroupement des documents est maintenant activé pour la zone de mappage.

Configurer la relation de documents pour les mappages

Une relation de documents dans Document Central est généralement activée. Cette relation peut être activée ou désactivée pour chaque mappage. La relation de documents inversée peut également être activée ou désactivée.

Pour activer la relation de documents pour les mappages, suivez ces étapes :

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Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage de courrier électronique.
Activez la case à cocher Activer la Relation de Documents pour activer la relation de documents normale.
Activez la case à cocher Interdire la Relation de Documents Inversée pour interdire la relation de documents inversée.
La relation de documents est maintenant active et la relation de documents inversée est maintenant désactivée.

Info

La relation de documents inversée doit également être activée dans la configuration du module. Elle ne doit être activée que pour des cas d'utilisation spécifiques.

Configurer le mappage de courrier électronique

Les informations pertinentes du courrier électronique peuvent être automatiquement transférées depuis Outlook en tant que métadonnées si les courriers électroniques sont sauvegardés depuis Outlook dans le DMS by Simova par glisser-déposer. Cela inclut les adresses de courrier électronique et l'objet.

Pour créer le mappage de courrier électronique, suivez ces étapes :

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Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappage de Courrier Électronique.
Spécifiez le code de mappage de courrier électronique en entrant un code dans le champ Code.
Sélectionnez le type de contenu dans le champ Nom du Type de Contenu.
Sélectionnez les métadonnées pour le nom de l'expéditeur dans le champ Champ de l'Expéditeur.
Sélectionnez les métadonnées pour le courrier électronique de l'expéditeur dans le champ Champ de Courrier Électronique de l'Expéditeur.
Sélectionnez les métadonnées pour les destinataires dans le champ Champ des Destinataires.
Sélectionnez les métadonnées pour les informations de copie dans le champ Champ de Copie.
Sélectionnez les métadonnées pour l'objet dans le champ Champ de l'Objet.
Le mappage de courrier électronique est maintenant configuré.

Assigner le mappage de courrier électronique

Un mappage de courrier électronique créé peut être assigné à d'autres mappages.

Pour assigner le mappage de courrier électronique, suivez ces étapes :

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Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage de courrier électronique.
Sélectionnez le mappage de courrier électronique créé dans le champ Code de Mappage de Courrier Électronique.
Les métadonnées du mappage de courrier électronique seront automatiquement sauvegardées pour ce mappage en cas de glisser-déposer d'un courrier électronique.

Configurer le Quickdrop

Le Quickdrop est une zone spéciale dans le FactBox de Document Central. Lorsque le Quickdrop est activé, jusqu'à trois zones de stockage supplémentaires deviennent visibles, permettant de sauvegarder des documents rapidement sans définir de type de contenu ou de métadonnées.

Pour activer le Quickdrop, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage de courrier électronique.
Activez la case à cocher Activer le Quickdrop.
Sélectionnez un type de contenu dans le champ Type de Contenu 1 pour définir le premier type de contenu.
Sélectionnez un type de contenu dans le champ Type de Contenu 2 pour définir le deuxième type de contenu.
Sélectionnez un type de contenu dans le champ Type de Contenu 3 pour définir le troisième type de contenu.
Le Quickdrop est maintenant actif pour la zone de mappage.

Configurer les documents accompagnant les courriers électroniques

Les documents peuvent être sauvegardés via le FactBox de Document Central. Vous pouvez activer une case à cocher pour marquer un document comme document accompagnant un courrier électronique. Cette valeur peut être utilisée dans l'extension Document Central for Dispatch pour filtrer les documents qui ne sont pertinents qu'en tant que pièces jointes de courrier électronique.

Pour activer les documents accompagnant les courriers électroniques, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage de courrier électronique.
Activez la case à cocher Activer les Documents Accompagnants.
Sélectionnez un métadonnée dans le champ Métadonnées pour les Documents Accompagnants de Courrier Électronique.
La case à cocher pour les documents accompagnants de courrier électronique est maintenant active pour la zone de mappage.

Note

Les métadonnées doivent être du type Boolean. Le champ Limiter les Documents Accompagnants à permet de rendre la case à cocher visible pour un groupe défini d'utilisateurs.

Configurer les documents accompagnants de portail

Les documents peuvent être sauvegardés via le FactBox de Document Central. Vous pouvez activer une case à cocher pour marquer un document comme document accompagnant un portail. Cette valeur peut être utilisée dans l'extension Document Central for Portals pour filtrer les documents qui ne sont pertinents qu'en tant que téléchargement de portail.

Pour activer les documents accompagnants de portail, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage de courrier électronique.
Activez la case à cocher Activer les Documents Accompagnants de Portail.
Sélectionnez un métadonnée dans le champ Métadonnées pour les Documents Accompagnants de Portail.
La case à cocher pour les documents accompagnants de portail est maintenant active pour la zone de mappage.

Note

Les métadonnées doivent être du type Boolean. Le champ Limiter les Documents Accompagnants de Portail à permet de rendre la case à cocher visible pour un groupe défini d'utilisateurs.

Configurer le FactBox de code-barres

Pour pouvoir imprimer une étiquette de code-barres, il y a des paramètres et des champs dans les mappages que vous devez configurer et activer.

Pour activer le FactBox de code-barres, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage de courrier électronique.
Activez la case à cocher Activer le FactBox de Code-barres.
Activez la case à cocher Activer l'Impression d'Étiquettes de Code-barres.
Spécifiez la série de numéros pour le code-barres dans le champ Série de Numéros de Code-barres.
Spécifiez le type de code-barres dans le champ Type de Code-barres.
Activez la case à cocher Toujours Créer un Nouveau Code-barres si une ID de code-barres différente doit être utilisée à chaque impression.
Le FactBox de code-barres est maintenant visible et vous pouvez imprimer des étiquettes de code-barres en utilisant une action dans le FactBox.

Configurer la création de code-barres lors de la validation

Si le FactBox de code-barres a été activé, les entrées de code-barres peuvent être générées automatiquement lorsqu'un document est validé ou converti.

Pour activer la création de code-barres lors de la validation, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle DMS by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Mappage dans la barre de menu et exécutez l'action Mappages.
Cliquez sur le Code de mappage qui doit être configuré avec le mappage de courrier électronique.
Activez la case à cocher Activer la Création de Code-barres lors de la Validation.
Spécifiez le type de contenu du code-barres dans le champ Type de Contenu du Code-barres lors de la Validation.
La création de code-barres lors de la validation est maintenant activée.