Configuration des Mappings

Les mappings représentent la connexion des données entre un domaine dans Business Central, une bibliothèque de documents et les métadonnées. Un seul mapping peut être créé par domaine. La définition d'un mapping se fait via la définition du type de document. Une fois qu'un mapping est créé, diverses configurations peuvent être effectuées, y compris celles qui ajustent le comportement de la FactBox.

Pour créer un mapping et l'assigner à une bibliothèque de documents, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central – Administrateur Rollencenter.
Dans la barre de menu, sélectionnez Mapping et exécutez l'action Mappings.
Sélectionnez l'action Nouveau pour créer un nouveau mapping.
Dans le champ Code, saisissez un code de mapping unique. Le code peut par exemple être une abréviation du domaine pour lequel le mapping est configuré.
Dans le champ Description, fournissez une description claire et précise qui indique clairement l'objectif du mapping.
Dans le champ Code de bibliothèque de documents, sélectionnez le code de bibliothèque de documents approprié. Si aucune bibliothèque adéquate n'existe, elle doit être créée au préalable.
Naviguez vers l'onglet Source.
Dans le champ Table, saisissez ou sélectionnez l'ID de table pertinente ou le nom de la table.
Dans le champ Carte de page, saisissez ou sélectionnez l'ID de page appropriée ou le nom de la page.
Dans le champ Liste de pages, saisissez ou sélectionnez l'ID de liste correspondante ou le nom de la liste.
Naviguez vers l'onglet Mapping des champs.
Ajoutez les mappings souhaités entre Champ source et Nom d'affichage des métadonnées. Le champ source provient de la table Business Central définie, tandis que le nom d'affichage des métadonnées est sélectionné à partir de la configuration de Document Central.
Activez la case à cocher Inclure dans la requête si le champ source doit être utilisé pour les requêtes. Il s'agit généralement de champs de numéros de séquence.
Exécutez l'action Définir le type de document.
Activez la case à cocher Type de document unique si le type de document dans la table sous-jacente est unique. Si plusieurs types de documents existent, le type de document doit être défini via un Champ de table et la Valeur correspondante. Dans de nombreuses tables, un champ de type de document est disponible.

Configurer un mapping alternatif

Il peut y avoir des types de documents dans Business Central qui sont archivés dans le processus commercial. Un mapping alternatif doit être configuré dans le mapping du type de document d'origine pour établir une correspondance avec le type de document archivé.

Pour configurer un mapping alternatif dans le mapping du type de document d'origine, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré avec le mapping alternatif.
Sélectionnez un code de mapping dans le champ Code de mapping alternatif pour lier un mapping d'origine à un autre mapping.
Le mapping alternatif est maintenant configuré.

Warning

Il est important que tous les mappings soient créés d'abord. Le mapping alternatif pour les domaines archivés ne doit être effectué qu'ensuite.

Configurer la liste des types de contenu pour la FactBox

Les paramètres pour la FactBox de Document Central peuvent également être configurés dans le mapping. La FactBox contient la zone DropZone, mais peut également afficher directement les types de contenu et leur nombre.

Pour activer la liste des types de contenu pour la FactBox, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré.
Activez la case à cocher Activer la liste des types de contenu.
Les types de contenu sont maintenant listés pour le domaine de mapping.

Info

L'affichage des types de contenu dans la FactBox est limité à 10 types de contenu.

Définir le nom de fichier lors du téléchargement

Les documents peuvent être enregistrés via la FactBox de Document Central. Par défaut, le nom de fichier est repris du document, mais il peut être défini manuellement lors du processus de dépôt.

Pour définir le nom de fichier lors du téléchargement, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré.
Activez la case à cocher Définir le nom de fichier lors du téléchargement.
Le nom de fichier peut maintenant être défini lors du téléchargement.

Configurer l'application des modèles de métadonnées

Lorsque des modèles de métadonnées ont été configurés dans la gestion des métadonnées, des valeurs prédéfinies peuvent être rendues obligatoires. Dans ce cas, il n'est plus possible de remplacer les modèles par des valeurs personnalisées.

Pour appliquer des modèles de métadonnées, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré.
Activez la case à cocher Appliquer les modèles de métadonnées.
Les modèles de métadonnées ne peuvent plus être remplacés.

Configurer le regroupement de documents

Pour regrouper des documents, utilisez la fonction de regroupement de documents. Le regroupement de documents vous permet de créer des ID de groupe qui peuvent être attribués à des documents connexes.

Pour activer le regroupement de documents, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré.
Activez la case à cocher Activer le regroupement.
Saisissez la série de numéros pour le regroupement de documents dans le champ Série de numéros pour le regroupement de documents.
Le regroupement de documents est maintenant activé pour le domaine de mapping.

Configurer la relation de documents pour les mappings

Une relation de documents dans Document Central est généralement activée. Cette relation peut être activée ou désactivée pour chaque mapping. La relation de documents inverse peut également être activée ou désactivée.

Pour activer la relation de documents pour les mappings, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré.
Activez la case à cocher Activer la relation de documents pour activer la relation de documents normale.
Activez la case à cocher Interdire la relation de documents inverse pour interdire la relation de documents inverse.
La relation de documents est maintenant active, et la relation de documents inverse est maintenant désactivée.

Info

La relation de documents inverse doit également être activée dans la configuration du module. Elle ne doit être activée que pour des cas d'utilisation spécifiques.

Configurer le mapping des e-mails

Les informations pertinentes sur les e-mails peuvent être automatiquement transférées depuis Outlook en tant que métadonnées lorsque des e-mails sont enregistrés dans Document Central par glisser-déposer. Cela inclut les adresses e-mail et le sujet.

Pour créer le mapping des e-mails, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mapping des e-mails.
Saisissez le code de mapping des e-mails en entrant un code dans le champ Code.
Sélectionnez le type de contenu dans le champ Nom du type de contenu.
Sélectionnez les métadonnées pour le nom de l'expéditeur dans le champ Champ de l'expéditeur.
Sélectionnez les métadonnées pour l'e-mail de l'expéditeur dans le champ Champ de l'e-mail de l'expéditeur.
Sélectionnez les métadonnées pour les destinataires dans le champ Champ des destinataires.
Sélectionnez les métadonnées pour les informations dans le champ Champ CC.
Sélectionnez les métadonnées pour le sujet dans le champ Champ du sujet.
Le mapping des e-mails est maintenant configuré.

Assigner un mapping d'e-mail

Un mapping d'e-mail créé peut être assigné à d'autres mappings.

Pour assigner le mapping d'e-mail, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré avec le mapping d'e-mail.
Sélectionnez le mapping d'e-mail créé dans le champ Code de mapping d'e-mail.
Les métadonnées de mapping d'e-mail seront automatiquement enregistrées pour ce mapping si un e-mail est inséré par glisser-déposer.

Configurer le Quickdrop

Le Quickdrop est une zone spéciale dans la FactBox de Document Central. Lorsque le Quickdrop est activé, jusqu'à trois zones de stockage supplémentaires deviennent visibles, permettant de sauvegarder rapidement des documents sans définir de type de contenu ou de métadonnées.

Pour activer le Quickdrop, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré avec le mapping d'e-mail.
Activez la case à cocher Activer le Quickdrop.
Sélectionnez un type de contenu dans le champ Type de contenu 1 pour définir le premier type de contenu.
Sélectionnez un type de contenu dans le champ Type de contenu 2 pour définir le deuxième type de contenu.
Sélectionnez un type de contenu dans le champ Type de contenu 3 pour définir le troisième type de contenu.
Le Quickdrop est maintenant actif pour le domaine de mapping.

Configurer les documents d'accompagnement par e-mail

Les documents peuvent être enregistrés via la FactBox de Document Central. Vous pouvez activer une case à cocher pour marquer un document comme document d'accompagnement par e-mail. Cette valeur peut être utilisée dans l'extension Document Central for Dispatch pour filtrer les documents qui ne sont pertinents qu'en tant que pièces jointes d'e-mail.

Pour activer les documents d'accompagnement par e-mail, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré.
Activez la case à cocher Activer les documents d'accompagnement.
Sélectionnez une métadonnée dans le champ Métadonnées pour les documents d'accompagnement par e-mail.
La case à cocher pour les documents d'accompagnement par e-mail est maintenant active pour le domaine de mapping.

Note

La métadonnée doit être de type Boolean. Le champ Limiter les documents d'accompagnement à permet de rendre la case à cocher visible pour un groupe défini d'utilisateurs.

Configurer les documents de portail

Les documents peuvent être enregistrés via la FactBox de Document Central. Vous pouvez activer une case à cocher pour marquer un document comme document d'accompagnement de portail. Cette valeur peut être utilisée dans l'extension Document Central for Portals pour filtrer les documents qui ne sont pertinents qu'en tant que téléchargements de portail.

Pour activer les documents d'accompagnement de portail, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré.
Activez la case à cocher Activer les documents d'accompagnement de portail.
Sélectionnez une métadonnée dans le champ Métadonnées pour les documents d'accompagnement de portail.
La case à cocher pour les documents d'accompagnement de portail est maintenant active pour le domaine de mapping.

Note

La métadonnée doit être de type Boolean. Le champ Limiter les documents d'accompagnement de portail à permet de rendre la case à cocher visible pour un groupe défini d'utilisateurs.

Configurer la FactBox de code-barres

Pour pouvoir imprimer des étiquettes de code-barres, des paramètres et des champs doivent être configurés et activés dans les mappings.

Pour activer la FactBox de code-barres, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré.
Naviguez vers l'onglet Paramètres de code-barres.
Activez la case à cocher Activer la FactBox de code-barres.
Activez la case à cocher Activer l'impression d'étiquettes de code-barres.
Saisissez la série de numéros pour le code-barres dans le champ Série de numéros de code-barres.
Saisissez le type de code-barres dans le champ Type de code-barres.
Activez la case à cocher Toujours créer un nouveau code-barres si un ID de code-barres différent doit être utilisé à chaque impression.
La FactBox de code-barres est maintenant visible, et vous pouvez imprimer des étiquettes de code-barres à l'aide d'une action dans la FactBox.

Configurer la création de code-barres lors de la réservation

Lorsque la FactBox de code-barres est activée, des entrées de code-barres peuvent être générées automatiquement lorsqu'un document est réservé ou converti.

Pour activer la création de code-barres lors de la réservation, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central - Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans la barre de menu et exécutez l'action Mappings.
Cliquez sur le Code de mapping qui doit être configuré avec le mapping d'e-mail.
Activez la case à cocher Activer la création de code-barres lors de la réservation.
Saisissez le type de contenu de code-barres dans le champ Type de contenu de code-barres lors de la réservation.
La création de code-barres lors de la réservation est maintenant activée.

Configuration des métadonnées dans le mapping

Lorsqu'un document est téléchargé dans Document Central, des métadonnées peuvent être automatiquement attribuées pendant le téléchargement. Cela se fait par la création de mappings de champs. Un champ source de la table associée est associé à un champ de métadonnées, de sorte que la valeur du champ source soit écrite dans la métadonnée.

Pour configurer des métadonnées dans le mapping, suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central – Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans le ruban et exécutez l'action Mappings.
Sélectionnez le Code de mapping qui doit être configuré et cliquez sur Modifier.
Naviguez vers la liste intégrée Mapping des champs.
Créez une nouvelle entrée et spécifiez le champ source dont la valeur doit être écrite dans la métadonnée.
Sélectionnez le champ de métadonnées (via le nom d'affichage) dans lequel la valeur sera stockée.

Info

Cette configuration peut également être effectuée via le Mapping dynamique. Dans ce cas, la valeur n'est pas fournie à partir d'un champ de table, mais via un mapping de données.

Inclure dans les métadonnées de requête

L'option Inclure dans la requête est un indicateur spécial qui garantit que la métadonnée est incluse dans le numéro de document de l'entrée de document. Cela rend le document téléchargé unique dans un domaine spécifique.

Exemple : Le numéro de document pour Factures de vente réservées est généralement le Numéro de facture, car il s'agit de la clé primaire de la table associée. Avec cette configuration, les documents téléchargés sont stockés par enregistrement, permettant l'affichage et la version. Dans ce cas, le numéro de document serait la valeur du Numéro de facture des factures de vente réservées.

Pour activer "Inclure dans la requête", suivez ces étapes :

Naviguez vers le Document Central – Administrateur Rollencenter.
Cliquez sur Mapping dans le ruban et exécutez l'action Mappings.
Sélectionnez le Code de mapping qui doit être configuré.
Naviguez vers la liste intégrée Mapping des champs.
Créez une nouvelle entrée ou sélectionnez une entrée existante.
Activez le champ Inclure dans la requête.

Info

Il est également possible de définir deux champs Inclure dans la requête. Dans ce cas, le numéro de document sera séparé par une virgule.
Exemple : Dans la Table des tâches de projet, les champs Numéro de tâche et Numéro de projet peuvent être définis comme champs Inclure dans la requête. Le numéro de document résultant pourrait alors ressembler à : "1000","PJ1000".

Avec la Séquence d'inclusion dans la requête, il est déterminé quel valeur apparaît en premier et laquelle apparaît ensuite dans le numéro de document. La valeur de séquence la plus petite est définie en premier.

Warning

Le champ Numéro de document ne peut stocker que 20 caractères. Cela peut poser des problèmes avec de longs numéros de document.
Si des problèmes surviennent, veuillez contacter le support Simova. Une solution à cette limitation est actuellement en cours d'évaluation.