Configuration de la vue Dossier

La vue Dossier est une fonctionnalité de Document Central qui améliore le temps de chargement de la Factbox Document Central. Pour ce faire, il crée une connexion directe entre les données de base et les documents Document Central pour les pages contenant un grand nombre de documents.

La vue Dossier fonctionne en liant les données de base aux documents de Document Central par le biais d’un champ personnalisé. Ce champ personnalisé est défini dans les mappages de champs de la section Mappage de Document Central. Le champ personnalisé peut être lié à un champ de métadonnées, ce qui permet d’écrire la valeur des métadonnées dans le champ personnalisé désigné.

Par exemple, si le mappage contenant le « N° de client » est sélectionné en tant que Champ personnalisé 1, le « N° de client » sera écrit dans le Champ personnalisé 1 du document Document Central. Si la vue Dossier est ensuite activée pour le mappage client avec le champ personnalisé 1, le champ personnalisé 1 est utilisé pour filtrer les documents dans la boîte de données Document Central, ce qui améliore considérablement les temps de chargement lors de l’ouverture de la page client.

Warning

L’activation de la vue Dossier désactive les fonctionnalités suivantes de Document Central pour le mappage associé :
- Recherche basée sur les relations de documents
- Recherche supplémentaire
- Mise à jour du contexte de Factbox

Si vous effectuez une mise à niveau à partir d’une version qui ne disposait pas de la fonction d’affichage du dossier, les étapes suivantes sont nécessaires pour vous assurer que les documents corrects sont affichés dans la récapitulative lorsque la fonctionnalité d’affichage du dossier est activée pour un mappage

Création d’un champ de métadonnées pour la vue Dossier

Procédez comme suit pour créer un champ de métadonnées pour la vue Dossier :

Accédez au Centre de rôles Document Central - Administrateur.
Dans la barre du ruban, cliquez sur Mappage et sélectionnez l’action Mappages.
Choisissez le code de mappage souhaité.
Faites défiler jusqu’à la section Mappage de terrain.
Sélectionnez le mappage de champs souhaité où la vue du dossier doit être ajoutée.
Dans le champ Vue du dossier, sélectionnez l’une des cinq options disponibles.
Une boîte de dialogue s’affiche pour vous demander si vous souhaitez appliquer le champ personnalisé de la vue du dossier sélectionné à tous les mappages qui utilisent les mêmes métadonnées. Confirmez si nécessaire.

Synchronisation des documents existants avec les valeurs des vues de dossier (mappage spécifique)

Pour synchroniser des documents existants avec les valeurs de vue de dossier pour un mappage spécifique, procédez comme suit :

Accédez au Centre de rôles Document Central - Administrateur.
Dans la barre du ruban, cliquez sur Mappages et sélectionnez l’action Mappages.
Choisissez le code de mappage souhaité.
Dans la barre du ruban, cliquez sur l’action Synchroniser les valeurs des vues de dossier.
Confirmez la boîte de dialogue vous demandant si vous souhaitez synchroniser les valeurs des vues de dossier.
Ne confirmez pas la boîte de dialogue demandant si la synchronisation doit être effectuée pour tous les mappages.

Synchronisation des documents existants avec les valeurs des vues de dossier (tous les mappages)

Pour synchroniser les documents existants avec les valeurs de vue de dossier pour tous les mappages, procédez comme suit :

Accédez au Centre de rôles Document Central - Administrateur.
Dans la barre du ruban, cliquez sur Mappages et sélectionnez l’action Mappages.
Choisissez le code de mappage souhaité.
Dans la barre du ruban, cliquez sur l’action Synchroniser les valeurs des vues de dossier.
Confirmez la boîte de dialogue vous demandant si vous souhaitez synchroniser les valeurs des vues de dossier.
Confirmez la boîte de dialogue demandant si la synchronisation doit être effectuée pour tous les mappages.

Activation de la vue Dossier

Suivez ces étapes pour activer la vue Dossier :

Accédez au Centre de rôles Document Central - Administrateur.
Dans la barre du ruban, cliquez sur Mappage et sélectionnez l’action Mappages.
Choisissez le code de mappage souhaité.
Activez l’affichage Dossier dans le groupe de paramètres de la Factbox Document Central.
Cliquez sur le nombre (compteur) dans Champs de dossier configurés pour ouvrir la Liste de configuration du dossier.
Dans la colonne Champ de recherche du dossier, sélectionnez le champ personnalisé mappé aux métadonnées requises.

Information

Si le mapping contient deux champs Inclure dans la requête, les deux champs de métadonnées doivent être mappés dans la Dossier Configuration List. Sinon, le filtre Dossier View ne renverra pas les documents attendus.

Activation de la recherche dédiée supplémentaire du dossier

La recherche dédiée supplémentaire du dossier permet de restreindre une recherche de vue Dossier à une seule valeur de métadonnée lorsqu’un mappage utilise plusieurs champs Include in Query. Par défaut, une vue Dossier filtre sur tous les champs personnalisés configurés. Cela signifie qu’un document doit contenir toutes les valeurs de métadonnées impliquées pour apparaître. En activant cette option, vous pouvez en complément rechercher uniquement la valeur de métadonnée sélectionnée afin d’obtenir un filtrage plus ciblé.

Information

Disponible uniquement pour les mappages avec plusieurs champs Include in Query.
Les documents de la même bibliothèque documentaire que le mappage actuel sont exclus ; seuls les documents d’autres mappages sont pris en compte.
Les deux champs de métadonnées doivent toujours être mappés dans la liste de configuration du dossier pour que la vue fonctionne correctement.

Procédez comme suit pour activer la recherche dédiée supplémentaire du dossier :

Accédez au Centre de rôles Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Mappage puis sélectionnez Mappages.
Choisissez le code de mappage souhaité.
Vérifiez que la vue Dossier est activée dans le groupe de paramètres de la Factbox Document Central.
Ouvrez la Liste de configuration du dossier en cliquant sur le nombre dans Champs de dossier configurés.
Activez Recherche dédiée supplémentaire du dossier pour l’entrée correspondante.