Configuration d'un Rappel de Document

Les rappels de documents permettent d'envoyer des notifications automatisées pour les actions ou les échéances importantes relatives aux documents, afin que les utilisateurs soient informés à temps des tâches spécifiques liées aux documents. Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de mettre en place un catalogue de rappels et de configurer des modèles d'e-mails pour envoyer les notifications nécessaires.

Catalogue de rappels

Le catalogue de rappels est l'un des fondements de la configuration des rappels de documents, car il organise et gère les entrées de rappels. Suivez les étapes ci-dessous pour créer et configurer le catalogue de rappels.

Étapes de création d'un catalogue de rappels :

Naviguez jusqu'à Document Central - Reminder Catalog.
Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau catalogue.
Définissez le catalogue de rappels :
- Code : Entrez un nom descriptif pour le rappel (par exemple, « Paiement »).
- Description** : Fournissez une brève description pour identifier l'objectif du rappel.
- En option : Désactiver** : Indique si le catalogue est utilisable pour le moment.
Définir les lignes du catalogue de rappels :
- Description : Saisissez une description pour le rappel (par exemple, « Urgent »).

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Les lignes du catalogue de rappels sont les descriptions des rappels qui seront envoyés.

Chaque champ d'une ligne de catalogue de rappels spécifique et déjà créée peut être modifié.

Il est possible d'avoir plusieurs lignes de rappel pour un seul catalogue.

Conseils :

Conventions d'appellation : Utilisez des noms clairs et descriptifs pour éviter toute confusion, surtout s'il y a plusieurs rappels.

Configuration des modèles d'e-mails de rappel

Les modèles d'e-mails de rappel permettent de personnaliser les messages dans l'e-mail de rappel, en donnant aux utilisateurs des informations spécifiques concernant leurs tâches documentaires.

Étapes de configuration des modèles d'e-mail :

Naviguez jusqu'à Document Central - Email Reminder Templates.
Choisissez l'un des deux modèles possibles :
- Créé : Ce modèle est utilisé pour les rappels qui sont envoyés une seule fois.
- Récurrent : Ce modèle est utilisé pour les rappels récurrents, s'ils sont activés lors de la création du rappel.
Définir le contenu du modèle :
Objet : Fournir un objet clair qui reflète l'objectif du rappel (par exemple, « Prochaine date d'échéance du document - récurrent »).
Corps du message** :
- Utilisez les espaces réservés statiques fournis :
  - %1 : Le nom du récepteur du rappel.
  - %2 : Donne des informations sur le rappel sous cette forme :
    - o Nom de fichier : 103250 - Rechnung - 2024-08-16.pdf
    - o Description : ABC
    - o Numéro du document : 103222
    - o Date du rappel : 11/14/24 09:12 AM
  - %3 : Le lien vers le rappel qui a été envoyé.

Info

Optionnel : L'action « Input Standard Templates » permet d'importer des modèles standard pour les courriels de rappel.

Sinon, un modèle au format .htm peut être téléchargé via l'action « Importer », de même que le modèle sauvegardé peut être exporté.

Paramètres supplémentaires : Révision

Dans la section Paramètres de rappel de la Configuration du module, les administrateurs ont la possibilité d'activer une fonction qui exige une approbation préalable avant même que les rappels ne soient envoyés. C'est ce qu'on appelle le contrôle des rappels. Ces rappels doivent être approuvés ou rejetés par un administrateur de Document Central et peuvent même être soumis à nouveau par le créateur du rappel. Ces rappels doivent ensuite être gérés sur la page Document Central - Reminder Review.