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Configuration des Bibliothèques de Documents

Les bibliothèques de documents représentent l'emplacement de stockage des documents. Les types de contenu sont ajoutés aux bibliothèques de documents. Les documents peuvent ensuite être stockés dans la bibliothèque de documents avec les types de contenu disponibles. Les bibliothèques de documents peuvent être utilisées plusieurs fois pour différentes zones. Cependant, il est recommandé de créer une bibliothèque de documents pour chaque zone.

Créer une bibliothèque de documents

Les bibliothèques de documents doivent être définies pour tous les types de référentiels et sont utilisées pour stocker les documents.

Pour créer une bibliothèque de documents, suivez ces étapes :

  1. Naviguez via le centre de rôle Document Central - Administrateur.
  2. Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Bibliothèques de Documents.
  3. Exécutez l'action Nouveau dans la barre de ruban.
  4. Spécifiez le code de la bibliothèque de documents en entrant un code dans le champ Code.
  5. Sélectionnez un type de contenu par défaut dans le champ Type de Contenu Par Défaut.
  6. Activez la case à cocher Activer le Cycle.
  7. Activez la case à cocher Versionnage.
  8. Ajoutez d'autres types de contenu à la liste Types de Contenu.

Supprimer une bibliothèque de documents

Si une bibliothèque de documents doit être complètement supprimée, il est possible de supprimer la bibliothèque de documents depuis Document Central pour le type de référentiel SharePoint.

Pour supprimer une bibliothèque de documents, suivez ces étapes :

  1. Naviguez via le centre de rôle Document Central - Administrateur.
  2. Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Bibliothèques de Documents.
  3. Marquez la bibliothèque de documents qui doit être supprimée dans la liste Bibliothèques de Documents.
  4. Exécutez l'action Supprimer toutes les données du référentiel dans la barre de ruban.
  5. Un message apparaît demandant si vous voulez vraiment supprimer toutes les données de la bibliothèque de documents. Cela supprime également toutes les entrées liées à cette bibliothèque de documents dans l'entrée de documents. Cliquez sur Oui.
  6. La bibliothèque de documents sera supprimée du référentiel et les entrées de documents seront supprimées de l'entrée de documents.

Info

La bibliothèque de documents reste dans la configuration. L'enregistrement de la bibliothèque de documents peut être supprimé en utilisant l'action de suppression standard de Business Central.

Configurer l'index

SharePoint a une limitation de 5000 éléments dans la vue liste. Pour contourner cette limitation, un index doit être défini pour le champ Inclure dans la Requête à partir du mappage assigné. Document Central fournit une action pour définir l'index automatiquement dans la bibliothèque de documents.

Pour ajouter des métadonnées à l'index d'une bibliothèque de documents, suivez ces étapes :

  1. Naviguez via le centre de rôle Document Central - Administrateur.
  2. Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Bibliothèques de Documents.
  3. Exécutez l'action Configurer l'Index dans la barre de ruban.
  4. Les affectations de champs de métadonnées sont créées comme champs d'index dans la bibliothèque de documents.

Étendre la vue par défaut avec des métadonnées

De nouvelles métadonnées doivent être étendues dans la vue de la Bibliothèque de Documents lorsqu'elles sont créées et assignées à des types de contenu.

Pour étendre la vue par défaut avec de nouvelles métadonnées, suivez ces étapes :

  1. Naviguez via le centre de rôle Document Central - Administrateur.
  2. Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Bibliothèques de Documents.
  3. Exécutez l'action Étendre la Vue Par Défaut avec des Métadonnées dans la barre de ruban.
  4. La vue par défaut sur le serveur SharePoint est améliorée avec les métadonnées manquantes dans la vue.

Configuration d'un nouveau cycle

Les bibliothèques de documents peuvent être divisées en plusieurs sous-sites dans le site SharePoint, chacun limité à une année. Ce processus, appelé cycle, est effectué pour réduire le nombre de documents dans chaque bibliothèque de documents.

Pour créer un nouveau cycle, suivez ces étapes :

  1. Accédez au centre de rôles Document Central - Administrator.
  2. Cliquez sur Repository dans la barre de menu et exécutez l'action Bibliothèques de Documents.
  3. Exécutez l'action Créer un Nouveau Cycle dans la barre de menu.
  4. Entrez l'année dans le champ Année et cliquez sur OK.
  5. Un nouveau sous-site avec l'année est créé dans SharePoint. Toutes les bibliothèques de documents sont créées dans le nouveau sous-site.

Voir aussi