Configuration de la synchronisation des écritures de document

Bien que Document Central soit généralement intégré à des référentiels externes en tant que SharePoint ou Stockage Blob Azure, il peut arriver que des documents soient chargés directement dans le dépôt, en contournant Document Central. Ces documents ne seront pas reconnus par Document Central à moins qu’une synchronisation des entrées de documents ne soit effectuée.

La synchronisation des entrées de document fait correspondre les documents du référentiel avec les entrées Document Central, la création de nouvelles versions, l’ajout de nouveaux documents ou la suppression de documents pour maintenir la cohérence.

La synchronisation est effectuée par bibliothèque de documents et sous-site en arrière-plan.

Important

• Les mappages par défaut doivent être configurés dans les bibliothèques de documents pour que la synchronisation fonctionne. Les mappages sont inclus dans la configuration standard. Vérifiez les mappages si vous utilisez une configuration personnalisée.
• Jusqu’à 10 sessions d’arrière-plan par locataire peuvent être traitées simultanément. Les sessions supplémentaires font la queue jusqu’à ce que des créneaux se libèrent.
• Seuls les documents avec la clé primaire (Inclure dans la requête) renseignée seront synchronisés. (SharePoint uniquement)

Info

La liste Synchronisation des entrées de document commence vide. Remplissez-le à l’aide de l’action Synchronisation de remplissage dans un premier temps.

Configuration des mappages par défaut

Pour attribuer un mappage par défaut à une bibliothèque de documents, procédez comme suit :

1. Naviguez dans le Centre de rôles Document Central - Administrateur.
2. Cliquez sur Référentiel dans la barre du ruban et exécutez l’action Bibliothèques de documents.
3. Sélectionnez la bibliothèque de documents qui doit être modifiée et utilisez l’action Modifier.
4. Sélectionnez un code de mappage dans le champ Mappage par défaut.
5. Le mappage par défaut est maintenant défini pour la bibliothèque de documents.

Configuration d’une date de début pour la synchronisation

Une date de début peut être définie dans l’entrée de synchronisation pour spécifier le début de la plage des documents à synchroniser en fonction de leur date de dernière modification.

Info

Les documents qui ne sont pas compris dans la plage de dates spécifiée ne seront pas synchronisés, même s’ils ont été récemment supprimés de SharePoint.

Pour configurer une date de début dans la synchronisation des entrées de document, procédez comme suit :

1. Naviguez dans le Centre de rôles Document Central - Administrateur.
2. Cliquez sur Référentiel dans la barre du ruban et sélectionnez Synchronisation des entrées de document.
3. Entrez la valeur souhaitée dans le champ Date de début.

Important

Cette fonctionnalité est disponible exclusivement pour les référentiels SharePoint.

Configuration de la durée de la session de synchronisation

Après un temps donné, la session de synchronisation sera automatiquement redémarrée pour éviter les problèmes de timeout dans Business Central. Par défaut, le timeout est défini à 5 heures. Si la session doit s'exécuter pendant moins de 5 heures, cela peut être configuré.

Pour configurer la durée d'exécution d'une session pour la synchronisation, procédez comme suit :

1. Naviguez dans le Centre de rôles Document Central - Administrateur.
2. Cliquez sur Configuration dans la barre du ruban et sélectionnez Configuration du module.
3. Ouvrez la section Référentiel.
4. Dans le champ Durée de la session de synchronisation du groupe Synchronisation, entrez une durée entre 30 minutes et 5 heures.

Info

Il est recommandé de définir la durée entre 30 minutes et 2 heures. Lorsque plusieurs processus de synchronisation s'exécutent en parallèle, utilisez 2 heures pour les meilleures pratiques.

Synchronisation manuelle de la bibliothèque de documents

Avertissement

Les synchronisations peuvent prendre beaucoup de temps. Planifiez après les heures de travail pour les bibliothèques de documents volumineuses.

Pour synchroniser manuellement la bibliothèque de documents, procédez comme suit :

1. Naviguez dans le Centre de rôles Document Central - Administrateur.
2. Cliquez sur Tous les repères dans le tableau de bord dans la section Synchronisation.
3. Sélectionnez les bibliothèques de documents à synchroniser et cliquez sur l’action Démarrer la synchronisation dans la barre du ruban.
4. La synchronisation démarre pour les bibliothèques de documents sélectionnées.

Info

Après la synchronisation, l’état est réinitialisé à son état précédent, sauf si des erreurs se produisent.

Synchronisation automatique de la bibliothèque de documents

Avertissement

Les synchronisations peuvent prendre beaucoup de temps. Planifiez après les heures de travail pour les bibliothèques de documents volumineuses.

La deuxième façon de synchroniser la bibliothèque de documents consiste à la configurer de manière à ce que la synchronisation se fasse automatiquement. Lorsque l’état de la synchronisation est défini sur Prêt, une file d’attente de tâches Document Central démarre automatiquement le processus de synchronisation.

1. Naviguez à travers le centre de rôles Document Central - Administrateur.
2. Cliquez sur Tous les repères dans le tableau de bord dans la section Synchronisation.
3. Sélectionnez les bibliothèques de documents à synchroniser et cliquez sur l’action Prêt dans la barre du ruban.
4. La synchronisation s’exécutera automatiquement pour les bibliothèques de documents sélectionnées.

Important

• La file d’attente des tâches « File d’attente des tâches de Document Central - Synchroniser la bibliothèque de documents » doit être correctement configurée.
• Une fois la synchronisation automatique terminée, l’état passe à Prêt, ce qui permet à la file d’attente d’effectuer les synchronisations futures.

Effacement des écritures de document

La synchronisation des documents permet d’effacer toutes les entrées de document d’une bibliothèque de documents. Cela peut se faire comme suit :

1. Naviguez à travers le centre de rôles Document Central - Administrateur.
2. Cliquez sur Tous les repères dans le tableau de bord dans la section Synchronisation.
3. Sélectionnez les bibliothèques de documents à effacer et cliquez sur l’action « Effacer les entrées de document » dans la barre du ruban.
4. Cliquez sur oui dans la liste Confirmer.

Info

Seules les entrées dans Document Central seront effacées, les entrées dans le référentiel ne seront pas affectées.

État de la synchronisation

Chaque entrée de synchronisation a un statut qui indique la progression actuelle et l’état de la synchronisation du document. Les statuts suivants sont disponibles :

État d’avancement	Descriptif
Prêt	La bibliothèque de documents de la file d’attente de tâches commence à traiter l’entrée.
En attente	Aucune action n’est actuellement en cours. La synchronisation peut être effectuée manuellement. Pour activer la synchronisation automatique, utilisez l’action « Prêt ».
Erreur	Une erreur s’est produite, arrêtant la synchronisation de la bibliothèque de documents. Le processus peut être redémarré à partir de la position exacte où il s’est arrêté.
En cours	La synchronisation est actuellement en cours.

Info

Lorsque le statut est « En cours », la synchronisation peut être arrêtée et reprise après un certain temps. Bien que cela soit possible. Il n’est pas recommandé car la durée de la pause ne peut pas être infinie.

Important

L’état de la synchronisation des entrées de document peut être réinitialisé via l’action « Réinitialiser » dans la liste. Si l’action a été effectuée, la progression actuelle de la synchronisation sera également réinitialisée et lorsque la synchronisation suivante sera lancée, elle sera démarrée depuis le début.

Synchronisation des étiquettes de conservation pour Azure Blob Storage

Lors de la synchronisation des entrées de documents provenant d'Azure Blob Storage (ABS), si les documents ont une étiquette de conservation, la date d'expiration de la période de conservation est déterminée et affichée dans l'entrée de document correspondante. Cette date d'expiration indique jusqu'à quand un document doit rester inchangé dans le référentiel.

• Récupération de la date d'expiration : pendant la synchronisation, Document Central lit la date d'expiration de la période de conservation enregistrée dans ABS et l'enregistre dans l'entrée du document.
• Affichage dans Document Central : ABS n'utilise pas de balises de conservation nommées, mais uniquement une date d'expiration. Pour un affichage cohérent, le nom de la balise de conservation « Synchronized Label » s'affiche dans le champ correspondant.
• Champ d'application : cette fonction est uniquement disponible pour les référentiels de type Azure Blob Storage.
• Transfert automatique : la synchronisation de la date d'expiration de la période de conservation s'effectue automatiquement dans le cadre du processus de synchronisation régulier, sans qu'aucune étape supplémentaire ne soit nécessaire.

Info

L'affichage de la date d'expiration de la période de conservation offre une transparence totale sur les périodes de conservation existantes et favorise une gestion conforme aux exigences d'audit. Cela évite d'avoir à saisir manuellement ces informations.

Notes

Le processus de synchronisation peut prendre beaucoup de temps, en fonction du nombre de documents dans le référentiel.