Configuration de la synchronisation des entrées de documents

Les bibliothèques de documents stockent les documents. Les fichiers et documents peuvent être stockés directement dans SharePoint. La synchronisation est nécessaire pour garantir qu'ils soient affichés et répertoriés dans Document Central. Cela peut être automatisé à l'aide d'une entrée de file d'attente de travaux. Les documents synchronisés seront créés en tant qu'entrées dans la table des entrées de documents.

Pour activer la synchronisation des bibliothèques de documents, suivez ces étapes :

1. Accédez au centre de rôles Document Central - Administrator.
2. Cliquez sur Repository dans la barre de menu et exécutez l'action Synchronisation des entrées de documents.
3. Exécutez l'action Remplir la synchronisation dans la barre de menu.
4. Sélectionnez les bibliothèques de documents à synchroniser et cliquez sur l'action Démarrer la synchronisation dans la barre de menu.
5. La synchronisation s'exécutera pour les bibliothèques de documents sélectionnées.

Important

• Pour garantir une synchronisation réussie, des mappages par défaut doivent être configurés dans les bibliothèques de documents. Ces mappages sont inclus dans la configuration standard. Si une configuration manuelle a été effectuée, elle doit être prise en compte.
• L'instance de serveur peut traiter jusqu'à 10 sessions d'arrière-plan par locataire simultanément. Toute demande dépassant cette limite est mise en file d'attente jusqu'à ce qu'un créneau soit disponible.
• Seuls les documents avec le champ Clé primaire (Inclure dans la requête) rempli dans le référentiel seront synchronisés avec Document Central.

Configuration des mappages par défaut

Si les mappages par défaut n'ont pas été définis dans les bibliothèques de documents, ils peuvent être configurés manuellement.

Pour attribuer un mappage par défaut à une bibliothèque de documents, suivez ces étapes :

1. Accédez au centre de rôles DMS by Simova - Administrator.
2. Cliquez sur Repository dans la barre de menu et exécutez l'action Bibliothèques de documents.
3. Cliquez sur le Code de la bibliothèque de documents qui doit être configurée avec le mappage par défaut.
4. Sélectionnez un code de mappage dans le champ Mappage par défaut.
5. Le mappage par défaut est maintenant configuré pour la bibliothèque de documents.

Effacer les entrées de documents

Les documents saisis pour une bibliothèque de documents sont enregistrés dans la table des entrées de documents. Vous pouvez supprimer ces entrées pour permettre une resynchronisation complète, si nécessaire.

Pour effacer les entrées d'une bibliothèque de documents, suivez ces étapes :

1. Accédez au centre de rôles Document Central - Administrator.
2. Cliquez sur Repository dans la barre de menu et exécutez l'action Synchronisation des entrées de documents.
3. Sélectionnez les bibliothèques de documents à synchroniser et cliquez sur l'action Effacer les entrées de documents dans la barre de menu.
4. Confirmez le message avec Oui pour supprimer les entrées de documents pour les bibliothèques de documents sélectionnées.
5. Les entrées de documents pour les bibliothèques de documents sélectionnées seront supprimées.

Réinitialiser l'état de synchronisation

Le nombre d'entrées déjà synchronisées ou échouées est enregistré. L'état peut être réinitialisé pour des bibliothèques de documents individuelles.

Pour réinitialiser l'état de synchronisation de la bibliothèque de documents, suivez ces étapes :

1. Accédez au centre de rôles Document Central - Administrator.
2. Cliquez sur Repository dans la barre de menu et exécutez l'action Synchronisation des entrées de documents.
3. Sélectionnez les bibliothèques de documents à synchroniser et cliquez sur l'action Réinitialiser dans la barre de menu.
4. L'état des bibliothèques de documents sélectionnées sera réinitialisé.

Configuration de la synchronisation via la file d'attente de travaux

Les bibliothèques de documents individuelles peuvent également être synchronisées à l'aide de la file d'attente de travaux.

Pour préparer une bibliothèque de documents à la synchronisation via la file d'attente de travaux, suivez ces étapes :

1. Accédez au centre de rôles DMS by Simova - Administrator.
2. Cliquez sur Repository dans la barre de menu et exécutez l'action Synchronisation des entrées de documents.
3. Sélectionnez les bibliothèques de documents à synchroniser et cliquez sur l'action Prêt à synchroniser dans la barre de menu.
4. Le mappage par défaut est maintenant configuré pour la bibliothèque de documents.

Info

Pour synchroniser automatiquement les bibliothèques de documents via la file d'attente de travaux, créez l'entrée de file d'attente de travaux SYNCHDOCLIB. Pour arrêter la synchronisation d'une bibliothèque de documents, utilisez l'action Mettre en attente.