Configuration des types de contenu
Les types de contenu sont utilisés pour définir un document qui est stocké dans le référentiel. Les métadonnées doivent être attribuées en tant qu'attribut au type de contenu.
Créer et publier un type de contenu
Les types de contenu doivent être définis pour tous les types de référentiels et sont utilisés pour classer un document dans le référentiel. Lors de la création de types de contenu pour SharePoint, il est nécessaire de les publier. Pour Azure Blob Storage ou une base de données, la publication n'est pas requise, et l'action de publication ne sera pas visible.
Pour créer et publier un type de contenu, suivez ces étapes :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
- Cliquez sur Configuration du référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Types de contenu.
- Exécutez l'action Nouveau dans la barre de ruban.
- Entrez le nom du type de contenu en saisissant un nom significatif dans le champ Nom.
- Exécutez l'action Insérer toutes les métadonnées dans la barre de ruban pour ajouter toutes les métadonnées au type de contenu.
- Exécutez l'action Publier dans le référentiel dans la barre de ruban.
- Le type de contenu et les métadonnées attribuées seront transférés dans le référentiel.
- Le type de contenu et les métadonnées attribuées seront marqués comme Publiés s'ils ont été transférés avec succès.
Ajouter des types de contenu à une bibliothèque de documents
Pour qu'un type de contenu soit affiché et utilisé dans la FactBox, il doit d'abord être ajouté à la bibliothèque de documents souhaitée.
Suivez ces étapes pour ajouter un type de contenu à une bibliothèque de documents :
- Connectez-vous en tant qu'administrateur Document Central dans le centre de rôles.
- Cliquez sur Configuration du référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Bibliothèques de documents.
- Sélectionnez la bibliothèque de documents dans laquelle vous souhaitez publier votre type de contenu.
- Ouvrez votre bibliothèque de documents sélectionnée en cliquant dessus ou en cliquant sur les trois points et en sélectionnant Modifier.
- Naviguez vers la section Types de contenu.
- Ajoutez votre type de contenu via le menu déroulant en cliquant sur une ligne vide.
- Le type de contenu nouvellement ajouté dans la bibliothèque de documents sera affiché en noir.
- Le Type de contenu doit maintenant être publié dans le référentiel.
- Cliquez pour cela sur Publier dans le référentiel dans la barre de menu.
Réinitialiser le statut de publication
Le statut de publication indique si les types de contenu ont déjà été publiés dans le référentiel. La publication des types de contenu n'est requise que pour le référentiel SharePoint. Dans Document Central, le statut "Publié" peut être réinitialisé, permettant ainsi de republier les types de contenu. Si les types de contenu existent déjà dans le référentiel, ils seront ignorés.
Pour réinitialiser le statut de publication d'un type de contenu et des métadonnées attribuées, suivez ces étapes :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
- Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Types de contenu.
- Sélectionnez le type de contenu dont le statut doit être réinitialisé.
- Exécutez l'action Réinitialiser le statut dans la barre de ruban.
- La case à cocher "Publié" sera réinitialisée pour le type de contenu et les métadonnées attribuées.
Info
Le type de contenu et les métadonnées dans le référentiel ne seront pas supprimés lorsque le statut est réinitialisé.
Supprimer un type de contenu
Si un type de contenu n'est pas utilisé, il est possible de le supprimer du référentiel SharePoint.
Pour supprimer un type de contenu, suivez ces étapes :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
- Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Types de contenu.
- Sélectionnez le type de contenu à supprimer.
- Exécutez l'action Supprimer le type de contenu dans la barre de ruban.
- Le type de contenu sera supprimé du référentiel.
Warning
Un type de contenu ne peut pas être supprimé s'il a déjà été utilisé et que des documents ont été enregistrés avec celui-ci dans le référentiel.
Modifier le nom d'un type de contenu
Info
Un nom de type de contenu ne peut être modifié que si le type de contenu n'a pas encore été publié dans le référentiel. Si le nom est tout de même changé, le type de contenu d'origine reste en place et un nouveau type de contenu sera créé. Il est donc recommandé de terminer la configuration avant de publier les types de contenu.
- Naviguez dans le centre de rôles Document Central – Administrateur.
- Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Types de contenu.
- Sélectionnez le type de contenu à modifier.
- Cliquez sur Modifier la liste dans la barre de menu et sélectionnez le type de contenu à ajuster.
- Exécutez l'action Réinitialiser le statut.
- Ajustez le nom du type de contenu.
- Confirmez la demande de mise à jour des enregistrements associés.
- Publiez le type de contenu via Publier dans le référentiel.
Mettre à jour un type de contenu à partir du référentiel
Si le référentiel SharePoint est utilisé et que des types de contenu y ont déjà été créés, ceux-ci peuvent être chargés dans Document Central. Cela peut être nécessaire, par exemple, si vous souhaitez charger une structure existante depuis SharePoint.
Pour synchroniser les types de contenu existants à partir du référentiel, suivez ces étapes :
- Naviguez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
- Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Types de contenu.
- Exécutez l'action Mettre à jour le référentiel dans la barre de ruban.
- Le type de contenu sera automatiquement chargé à partir du référentiel et ajouté à la liste des types de contenu.
Warning
Seuls les types de contenu ajoutés dans les colonnes SharePoint de la catégorie Document Central seront chargés.