Configuration du contrôle d'accès

Avec le contrôle d'accès, il est possible de restreindre des parties de Document Central à un groupe défini. Le contrôle d'accès peut être configuré dans différents domaines et pour différentes fonctions, en utilisant les groupes dans Document Central. Cela permet de restreindre l'accès à des zones de documents ou d'empêcher l'utilisation de types de contenu spécifiques, par exemple.

Le contrôle d'accès pour les documents est structuré en quatre niveaux :

Bibliothèque de documents : Contrôle l'accès à l'ensemble de la bibliothèque de documents dans Document Central.
Types de contenu : Restreint l'utilisation et l'accès à des types de contenu spécifiques.
Types de contenu dans une bibliothèque de documents : Restreint l'utilisation et l'accès à des types de contenu spécifiques dans une bibliothèque de documents.
Métadonnées : Définit les autorisations d'accès pour des métadonnées individuelles dans Document Central.

Important

Veuillez noter que vous devez avoir terminé la création de la bibliothèque de documents, des types de contenu, des métadonnées et des groupes d'utilisateurs en fonction du contrôle d'accès que vous souhaitez définir, afin de pouvoir continuer.

Pour activer le contrôle d'accès, suivez ces étapes :

Naviguez via le centre de rôles DMS by Simova - Administrator.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Activez la case à cocher Activer le contrôle d'accès.
Le contrôle d'accès est maintenant activé.

Configuration du contrôle d'accès pour une bibliothèque de documents

Pour activer le contrôle d'accès pour les bibliothèques de documents, suivez ces étapes :

Naviguez via le centre de rôles Document Central - Administrator.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de menu et exécutez l'action Bibliothèques de documents.
Cliquez sur le code de la bibliothèque de documents Code qui doit être configuré avec le contrôle d'accès.
Exécutez l'action Contrôles d'accès dans la barre de menu.
Spécifiez le code du groupe dans le champ Code du groupe d'utilisateurs.
Définissez les valeurs de contrôle d'accès pour le groupe dans les champs Lire, Écrire et Supprimer.
Le contrôle d'accès est maintenant activé pour le groupe d'utilisateurs défini.

Explication

Lire : Le contrôle d'accès en lecture détermine si les utilisateurs peuvent voir les documents archivés dans la bibliothèque de documents. Si un utilisateur n'a pas de contrôle d'accès en lecture pour une bibliothèque de documents, il ne peut pas utiliser Document Central pour voir les documents dans cette bibliothèque. Écrire : Le contrôle d'accès en écriture détermine si les utilisateurs peuvent archiver des documents dans la bibliothèque de documents. Si un utilisateur a un accès en lecture mais pas de contrôle d'accès en écriture pour la bibliothèque de documents, il peut voir les documents archivés dans la bibliothèque de documents mais ne peut pas ajouter de nouveaux documents. Supprimer : Le contrôle d'accès en suppression détermine si les utilisateurs peuvent supprimer des documents archivés dans la bibliothèque de documents. Si un utilisateur n'a pas de contrôle d'accès en suppression pour une bibliothèque de documents, il ne peut pas supprimer de documents archivés dans cette bibliothèque. Modifier l'étiquette de rétention : Le contrôle d'accès pour la modification de l'étiquette de rétention détermine si les utilisateurs peuvent modifier l'étiquette de rétention des documents archivés dans la bibliothèque de documents. Si un utilisateur n'a pas de contrôle d'accès pour modifier l'étiquette de rétention dans une bibliothèque de documents, il ne peut pas modifier l'étiquette de rétention d'aucun document archivé dans cette bibliothèque.

Pour les documents affichés via une relation ou une recherche supplémentaire, les contrôles d'accès de l'origine du document sont appliqués. Cela signifie que si un utilisateur a un accès en lecture pour une bibliothèque de documents et que le document est affiché via une relation dans une autre bibliothèque de documents sans accès en lecture, le document sera quand même affiché.

Configuration du contrôle d'accès pour les types de contenu

Pour activer le contrôle d'accès pour les types de contenu, suivez ces étapes :

Naviguez via le centre de rôles DMS by Simova - Administrator.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de menu et exécutez l'action Types de contenu.
Cliquez sur le nom du type de contenu Nom qui doit être configuré avec le contrôle d'accès.
Exécutez l'action Contrôles d'accès dans la barre de menu.
Spécifiez le code du groupe dans le champ Code du groupe d'utilisateurs.
Définissez les valeurs de contrôle d'accès pour le groupe dans les champs Lire, Écrire et Supprimer.
Le contrôle d'accès est maintenant activé pour le groupe d'utilisateurs défini.

Important

Le contrôle d'accès au niveau du type de contenu remplacera le contrôle d'accès défini au niveau de la bibliothèque de documents.

Configuration du contrôle d'accès pour les types de contenu dans une bibliothèque de documents spécifique

Pour activer les contrôles d'accès pour un type de contenu dans une bibliothèque de documents spécifique, suivez ces étapes :

Naviguez via le centre de rôles Document Central - Administrator.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de menu et exécutez l'action Bibliothèques de documents.
Cliquez sur le code de la bibliothèque de documents Code qui doit être configuré avec le contrôle d'accès.
Naviguez vers la section Types de contenu.
Sélectionnez le type de contenu pour lequel les contrôles d'accès doivent être activés et exécutez l'action Contrôles d'accès.
Spécifiez le code du groupe dans le champ Code du groupe d'utilisateurs.
Définissez les valeurs de contrôle d'accès pour le groupe dans les champs Lire, Écrire et Supprimer.
Le contrôle d'accès est maintenant activé pour le groupe d'utilisateurs défini.

Important

Le contrôle d'accès au niveau du type de contenu dans une bibliothèque de documents remplacera le contrôle d'accès défini au niveau de la bibliothèque de documents et au niveau du type de contenu.

Explication

Lire : Le contrôle d'accès en lecture détermine si les utilisateurs peuvent voir les documents archivés avec le type de contenu. Si un utilisateur n'a pas de contrôle d'accès en lecture pour un type de contenu, il ne pourra pas voir les documents archivés avec ce type de contenu. Écrire : Le contrôle d'accès en écriture détermine si les utilisateurs peuvent archiver des documents avec le type de contenu. Si un utilisateur a un contrôle d'accès en lecture mais pas de contrôle d'accès en écriture pour un type de contenu, il peut voir les documents archivés avec ce type de contenu mais ne peut pas sélectionner ce type de contenu pour de nouveaux documents qu'il souhaite archiver. Supprimer : Le contrôle d'accès en suppression détermine si les utilisateurs peuvent supprimer des documents archivés avec le type de contenu. Si un utilisateur n'a pas de contrôle d'accès en suppression pour un type de contenu, il ne peut pas supprimer de documents archivés avec ce type de contenu. Modifier l'étiquette de rétention : Le contrôle d'accès pour la modification de l'étiquette de rétention détermine si les utilisateurs peuvent modifier l'étiquette de rétention des documents archivés avec le type de contenu. Si un utilisateur n'a pas de contrôle d'accès pour modifier l'étiquette de rétention pour un type de contenu, il ne peut pas modifier l'étiquette de rétention d'aucun document archivé avec ce type de contenu.

Si un utilisateur n'a pas de contrôles d'accès pour une bibliothèque de documents, mais a des contrôles d'accès pour un type de contenu défini dans la bibliothèque de documents ou en général, il peut afficher, écrire ou supprimer des documents avec ce type de contenu en fonction des contrôles d'accès configurés.

Configuration du contrôle d'accès pour les métadonnées

Pour activer les contrôles d'accès pour les métadonnées, suivez ces étapes :

Naviguez via le centre de rôles DMS by Simova - Administrator.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de menu et exécutez l'action Gestion des métadonnées.
Exécutez l'action Modifier la liste dans la barre de menu.
Sélectionnez les métadonnées pour lesquelles les contrôles d'accès doivent être activés et exécutez l'action Contrôles d'accès.
Spécifiez le code du groupe dans le champ Code du groupe d'utilisateurs.
Définissez les valeurs de contrôle d'accès pour le groupe dans les champs Lire et Modifier.
Le contrôle d'accès est maintenant activé pour le groupe d'utilisateurs défini.

Explication

Lire : Le contrôle d'accès en lecture détermine si les utilisateurs peuvent voir les métadonnées. Si un utilisateur n'a pas de contrôle d'accès en lecture pour des métadonnées spécifiques, il ne pourra pas voir ces métadonnées lors de l'archivage d'un document, ce qui entraînera l'absence de valeur pour les métadonnées du document. Modifier : Le contrôle d'accès en modification détermine si les utilisateurs peuvent modifier la valeur des métadonnées. Si un utilisateur n'a pas de contrôle d'accès en modification pour des métadonnées spécifiques, il ne peut pas modifier la valeur des métadonnées lors de l'archivage d'un document. Cela signifie que si une valeur par défaut est définie pour les métadonnées, l'utilisateur ne pourra pas la modifier.

Si un seul groupe est spécifié dans le contrôle d'accès du groupe, les utilisateurs non inclus dans ce groupe n'auront pas de contrôles d'accès pour le niveau configuré.