Configuration du module

Cet article fournit une explication détaillée des différents paramètres généraux disponibles dans Document Central. Ces paramètres influencent la fonctionnalité globale et le comportement de l'extension, permettant aux utilisateurs de personnaliser leur expérience.

Activation du module

Les fonctions et processus de Document Central peuvent être activés et désactivés manuellement. Le module est désactivé avec la configuration standard via l'assistant de configuration.

Pour activer Document Central, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Activez la case à cocher Activer le module.
Le module Document Central est maintenant activé.

Note

Il est important que Document Central soit activé uniquement lorsqu'une licence valide (y compris d'essai) et une configuration sont présentes.

Configuration de la relation de documents inversée

Document Central suit les relations de documents dans des domaines définis. Par exemple, si une commande est générée à partir d'un devis et ensuite facturée, une relation est établie du devis à la commande et à la facture. Les documents enregistrés avec le devis sont également visibles sur la facture. L'option de relation de documents inversée permet d'interpréter ces relations en sens inverse. Cela est pertinent dans certains cas.

Pour configurer la relation de documents inversée, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Activez la case à cocher Activer la relation de documents inversée.
La relation de documents inversée est maintenant activée.

Warning

Activer la fonction de relation de documents inversée peut augmenter le temps nécessaire pour traiter les documents associés. Par conséquent, cette option ne doit être activée que si elle est nécessaire pour votre cas d'utilisation spécifique.

Configuration de la taille maximale de prévisualisation des fichiers

Pour les prévisualisations de fichiers, les fichiers volumineux peuvent générer des requêtes prolongées vers l'API de Simova. Pour éviter cela, vous pouvez spécifier une taille maximale de fichier pour la prévisualisation.

Pour configurer la taille maximale de fichier, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Spécifiez la taille maximale du fichier en Mo pour la prévisualisation dans le champ Taille maximale de fichier pour la prévisualisation (Mo).
La taille maximale est maintenant configurée.

Configuration de l'affichage dynamique des documents en fonction du nombre de documents

Il est possible de configurer la valeur seuil à partir de laquelle l'affichage passe de la vue Datagrid à la vue Page. Ce paramètre permet de changer automatiquement de vue si le nombre de documents d'un enregistrement de données, tel que des factures de vente enregistrées, dépasse un certain montant. La valeur par défaut de ce seuil est de 1200 documents, mais elle peut être personnalisée dans la configuration du module.

Note

La valeur seuil pour la vue des documents permet d'optimiser les temps de chargement pour un grand nombre de documents en utilisant la vue de la page au lieu de la vue de la grille de données. Cela permet d'améliorer les performances et la convivialité lorsque l'on travaille avec de grandes quantités de données.

Pour configurer le seuil de la vue document, procédez comme suit :

Naviguez vers le centre de rôle Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration du module.
Saisissez la valeur de seuil souhaitée dans le champ Seuil de visualisation des documents.
La valeur seuil de la vue du document est maintenant modifiée.

Info

Dans le champ Vue ouverte ci-dessous, vous pouvez choisir d’ouvrir la vue de page du Datagrid ou une vue de liste, où la liste peut être filtrée à l’aide des filtres standards de Document Central.

Configuration de la pagination dans le Datagrid

Le Datagrid peut être très exigeant en termes de performances lorsqu'un grand nombre de documents est présent sur un seul enregistrement. Pour utiliser efficacement le Datagrid avec un grand nombre de documents, il est possible d'activer la pagination. Ce mécanisme divise les entrées en plages sélectionnables de 10 à 1000, afin de s'assurer qu'aucun problème de performance ne survienne lors de l'utilisation du Datagrid.
Cette fonctionnalité inclut également une configuration permettant d'activer automatiquement la pagination lorsqu'un nombre spécifique de documents sur un enregistrement est atteint.

Important

Cette fonctionnalité n'affecte pas le temps de chargement initial du Datagrid, mais améliore considérablement ses performances lors de l'utilisation.

Activer/désactiver la pagination dans le Datagrid

Vous pouvez activer ou désactiver la pagination comme suit :

Accédez au Document Central – Administrateur (centre de rôles).
Cliquez sur Paramètres dans la barre de menus et exécutez l'action Configuration du module.
Cliquez sur Pagination du Datagrid pour activer ou désactiver la fonctionnalité.

Configurer l'activation de la pagination en fonction du nombre de documents

Pour activer automatiquement la pagination lorsqu'un certain nombre de documents est atteint, procédez comme suit :

Accédez au Document Central – Administrateur (centre de rôles).
Cliquez sur Paramètres dans la barre de menus et exécutez l'action Configuration du module.
Saisissez le seuil souhaité dans le champ Pagination à partir du nombre de documents.

Info

Il est recommandé d'activer la pagination à partir de 500 documents par enregistrement afin d'assurer des performances optimales.

Configuration de la conversion de documents

Certains types de fichiers peuvent être convertis en PDF ou PDF/A dans Document Central. Par exemple, un document Word enregistré dans Document Central peut être converti en PDF. Le document Word original ainsi que le PDF converti, ou seulement le PDF converti, seront alors enregistrés dans Document Central.

Note

Pour convertir les documents imprimés avec la fonctionnalité d'impression en mode fantôme lors de la validation, configurez la conversion PDF en PDF/A-3. Lorsque la conversion PDF en PDF/A-3 est configurée, tout PDF sera automatiquement converti, qu'il soit téléchargé manuellement ou imprimé deux fois. De plus, le champ Télécharger le fichier source est désactivé pendant la conversion PDF, sinon le document serait stocké avec deux versions.

Pour configurer la conversion de documents, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Activez la case à cocher Convertir le document.
Le champ Types de documents à convertir sera affiché.
Cliquez sur le nombre pour ouvrir la page Convertir en PDF et définir les types de documents.
Sélectionnez l'extension de fichier à convertir dans le champ Description de l'extension de fichier.
Sélectionnez le type de PDF auquel le fichier doit être converti dans le champ Transformer en.
Activez la case à cocher Télécharger le fichier source si le fichier original doit également être enregistré.
Fermez la page Convertir en PDF.
Les types de fichiers définis seront maintenant convertis.

Configuration de la FactBox

Le titre, l'image et le comportement de la FactBox pour la zone de stockage de documents DropZone de Document Central peuvent être configurés. Vous pouvez modifier le titre et l'image de la DropZone ou définir le comportement pour afficher le nombre actuel de documents en temps réel. Cela garantit que si un autre utilisateur enregistre un document dans la même zone pendant que la FactBox est visible, le nombre de documents est mis à jour en direct. De plus, le chargement du nombre de documents peut être déplacé vers un processus en arrière-plan.

Info

Les paramètres de mise à jour en direct et en arrière-plan sont indépendants les uns des autres et peuvent être activés simultanément. Vous pouvez restaurer les paramètres par défaut de DropZone en sélectionnant Utiliser les valeurs par défaut de DropZone dans la configuration du module.

Pour configurer le titre de la DropZone, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Entrez le nom de la DropZone dans le champ Titre de la DropZone.
Le titre de la DropZone est maintenant modifié.

Pour configurer l'image de la DropZone, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Exécutez l'action Changer l'image de la DropZone dans la barre de menu.
Téléchargez un fichier image en le faisant glisser et en le déposant dans la zone de téléchargement ou en utilisant le sélecteur de fichiers.
L'image de la DropZone est maintenant modifiée.

Pour configurer la mise à jour en direct, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Activez la case à cocher Mise à jour en direct de DropZone.
La mise à jour en direct est maintenant activée.

Pour configurer la mise à jour en arrière-plan, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Activez la case à cocher Mise à jour en arrière-plan de FactBox.
La mise à jour en arrière-plan est maintenant activée.

Configuration des extensions de fichiers autorisées

Pour contrôler quels fichiers peuvent être enregistrés, vous pouvez autoriser uniquement certaines extensions de fichiers. Cette restriction peut être définie en utilisant le mode liste blanche ou liste noire. En mode liste blanche, seules les extensions de fichiers définies sont autorisées. En mode liste noire, toutes les extensions de fichiers sauf celles de la liste définie sont autorisées.

Pour configurer les extensions de fichiers autorisées, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Activez la case à cocher Restriction des extensions de fichiers.
Confirmez la question si vous souhaitez configurer l'extension de fichier avec Oui.
La liste des extensions de fichiers autorisées est affichée. Entrez les extensions de fichiers à autoriser dans la liste.
Fermez la page Extensions de fichiers autorisées.
Seules les extensions de fichiers définies seront maintenant autorisées.

Info

Le mode de restriction par défaut est défini sur Mode liste blanche. De plus, les extensions de fichiers doivent être saisies sans point. Par exemple, entrez docx pour un document Word.

Pour configurer le mode de restriction des extensions de fichiers, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Sélectionnez le mode dans le champ Mode de restriction des extensions de fichiers.
Les extensions de fichiers définies seront maintenant autorisées ou restreintes selon le mode sélectionné.

Configurer la notification d'authentification

Vous pouvez activer une notification qui informe l'utilisateur qu'il n'est pas authentifié auprès de Document Central. Cette notification peut être activée dans la configuration du module et offre également la possibilité de s'authentifier directement.

Pour configurer la notification d'authentification, procédez comme suit :

Naviguez vers le centre de rôle Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Configuration du module.
Activez la case à cocher Activer la notification d'authentification.
La notification d'authentification est maintenant activée et s'affiche si l'utilisateur n'est pas authentifié.

Configuration du graphique du centre de rôles

À mesure que de plus en plus de documents sont enregistrés dans Document Central au fil du temps, vous pouvez vouloir savoir quels types de contenu sont les plus enregistrés. La version standard de Document Central propose un graphique à cet effet, qui peut être activé pour des rôles spécifiques.

Pour configurer le graphique du centre de rôles, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Activez la case à cocher Activer le graphique du centre de rôles.
Configurez le nombre maximum de types de contenu à afficher dans le graphique en utilisant le champ Nombre max. de types de contenu.
Le graphique est maintenant visible dans le centre de rôles.

Configuration de la transformation des noms de fichiers

Il peut être nécessaire de traduire certains caractères avant de transférer un fichier ou un e-mail vers le référentiel. Document Central inclut une fonction par défaut pour traduire les caractères dans le nom du fichier ou l'objet de l'e-mail.

Info

Pour supprimer certains caractères, laissez le champ Nouvelle valeur vide et entrez les caractères à supprimer dans le champ Ancienne valeur. Une fois la transformation terminée, tous les caractères spéciaux restants seront automatiquement transformés en un trait de soulignement ('_') pour garantir un traitement sans erreur.

Pour configurer la transformation des noms de fichiers, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Exécutez l'action Ouvrir la transformation des noms de fichiers dans la barre de menu.
Activez la case à cocher Transformer le nom du fichier.
Entrez la Ancienne valeur et la Nouvelle valeur dans laquelle elle doit être traduite dans la liste Transformation.
Le nom du fichier sera maintenant transformé.

Pour configurer la transformation de l'objet de l'e-mail, suivez ces étapes :

Naviguez dans le Centre de rôles - Administrateur de Document Central.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Exécutez l'action Ouvrir la transformation des noms de fichiers dans la barre de menu.
Activez la case à cocher Transformer l'objet de l'e-mail.
Entrez la Ancienne valeur et la Nouvelle valeur dans laquelle elle doit être traduite dans la liste Transformation.
L'objet de l'e-mail sera maintenant transformé.

Warning

Les barres obliques inverses ('\') sont toujours supprimées avant le début du processus de transformation du nom de fichier. Il n’est donc pas possible de transformer les barres obliques inverses.

Configuration de la journalisation des documents

Dans Document Central, la gestion des documents est précisément reflétée lorsqu'un document est modifié ou édité. Ce journal fournit une documentation fiable et précise de l'historique d'un document, assurant une vue transparente de son avancement. Un journal sera créé pour les événements suivants :

Événement de journal	Explication
Archivage	Le document a été soit téléchargé manuellement, créé lors d'une conversion de document, via une extension de Document Central, un lien, une migration de document ou la fonction d'impression double.
Suppression	Le document a été supprimé.
Téléchargement	Le document a été téléchargé.
Changement de métadonnées	Les métadonnées du document ont été modifiées.
Restauration	La version d'un document a été restaurée pour devenir la version actuelle.
Panier de documents	Le document a été ajouté au panier de documents ou le document a été téléchargé via le panier de documents.
Affectation de rétention	Le document a été marqué avec une étiquette de rétention.
Versionnage	Une version d'un document a été téléchargée.
Déplacement	Le document a été déplacé vers une autre bibliothèque de documents ou un autre enregistrement.
Exporter tout	Le document et peut-être d'autres ont été téléchargés via l'action "Exporter tout".

Info

Tous les événements sont suivis par défaut. Cependant, dans la configuration du module, dans la section Configuration du journal des documents, le suivi de certains événements peut être désactivé.

Pour activer ou désactiver la journalisation, suivez ces étapes :

Accédez au centre de rôles Document Central - Administrator.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration du module.
Accédez à la section Configuration du journal des documents.
Activez ou désactivez les types de journalisation souhaités en utilisant les cases à cocher.
La journalisation est maintenant configurée pour répondre à vos besoins.

Configuration de la File d'Attente des Rapports

Les rapports générés via une action d'impression ou pendant un processus de comptabilisation peuvent être automatiquement stockés en utilisant la file d'attente des rapports. Les rapports spécifiques à stocker via la file d'attente des rapports peuvent être définis dans les paramètres de rapport.

Pour configurer les paramètres de la file d'attente des rapports, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrator.
Cliquez sur Setup dans la barre de ruban et exécutez l'action Module Setup.
Les paramètres se trouvent dans la File d'Attente des Rapports.
Spécifiez dans quel contexte les entrées de la file d'attente des rapports doivent être téléchargées dans le champ Archive Queue Upload Method.
Spécifiez le nombre de tentatives de réessai pour une entrée dans le champ Retries per entry.
Spécifiez le temps d'attente pour la prochaine tentative dans le champ Time span for next retry.
Spécifiez le nombre d'entrées à tenter dans une exécution dans le champ Total Upload attempts per Run.
Spécifiez le nombre de sessions parallèles en cours d'exécution dans le champ Max. Parallel Running Sessions.
Les paramètres de la file d'attente des archives sont maintenant configurés.

Processus d'authentification

Lors de l'accès à l'API Document Central, le système génère automatiquement un JSON Web Token (JWT) lors de la première requête. Ce token reste valide pendant 10 minutes. Pendant cette période, toutes les requêtes suivantes réutilisent le token mis en cache, évitant ainsi une ré-authentification inutile. Un nouveau token n'est généré qu'après l'expiration du précédent.

Cela garantit un accès sécurisé et efficace aux API Document Central.