Document Inbound Schnellstart

Nachdem Document Central lizenziert und konfiguriert wurde, kann Document Inbound eingesetzt werden. Um Document Inbound schnell und effizient zu nutzen, müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden.

Info

Bitte beachten Sie, dass Document Inbound pro Transaktion abgerechnet wird.

Installation aus dem AppSource-Katalog

Document Inbound kann direkt in Business Central über die AppSource-Apps installiert werden. Folgen Sie diesen Schritten, um Document Inbound über den Erweiterungs-Marktplatz zu installieren.

Klicken Sie auf das Suchsymbol, geben Sie Erweiterungs-Marktplatz ein und wählen Sie den entsprechenden Link aus.
Geben Sie Document Inbound in das Suchfeld auf der rechten Seite ein.
Die Erweiterung Document Inbound wird in den Suchergebnissen angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Kostenlose Testversion.
Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie die bevorzugte Sprache und klicken Sie auf Installieren.
Die Document Inbound Erweiterung wird installiert.

Ausführen der Checkliste der geführten Erfahrung

Document Inbound bietet eine geführte Erfahrung für eine schnelle Einrichtung. Die geführte Erfahrung bietet eine Checkliste, die in nur wenigen Minuten abgeschlossen werden kann. Weisen Sie sich selbst die Rolle des Document Inbound Administrators zu, um die Schritte aus der Checkliste durchzuführen.

Folgen Sie diesen Schritten, um die Document Inbound Administratorrolle zuzuweisen.

Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie Meine Einstellungen.
Ändern Sie die Rolle auf Document Inbound - Administrator und klicken Sie auf OK.
Business Central wird neu geladen und die Document Inbound Administratorrolle sollte angezeigt werden.

Die Checkliste ist oben in der Document Inbound Administratorrolle sichtbar und umfasst die folgenden Punkte. Jeder Punkt kann Schritt für Schritt ausgeführt und nach Abschluss abgehakt werden, sodass Sie leicht verfolgen können, welche Aufgaben erfolgreich abgeschlossen wurden.

Dokumentation

In unserer Dokumentation finden Sie alle relevanten Informationen zur Einrichtung von Document Inbound.

Erstellen einer App-Registrierung

Um alle Funktionen von Document Inbound nutzen zu können, muss eine App-Registrierung erstellt werden. Ohne diese Registrierung ist kein Zugriff auf die verfügbaren Funktionen möglich.

Navigieren Sie zu Document Inbound App-Registrierung.
Erstellen Sie eine neue App-Registrierung.
Erteilen Sie die Zustimmung zur App-Registrierung.
Schließen Sie den App-Registrierungsassistenten.

Jetzt sollte die App-Registrierung erfolgreich erstellt worden sein.

Konfiguration eines E-Mail-Accounts

Mit dieser Einrichtung lassen sich E‑Mail-Konten definieren, über die eingehende Dokumente abgerufen werden. Document Inbound bietet mehrere Optionen zur Verwaltung und Verarbeitung dieser E‑Mails. Die Einrichtung ist optional, da Dokumente auch über andere Wege importiert werden können.

Starten Sie die Einrichtung, indem Sie auf Tour starten klicken.
Im nächsten Fenster werden Sie gefragt, ob Sie externe Dienste zulassen möchten. Diese externen Dienste nutzt Document Inbound im Zusammenhang mit E-Mails:
- Abrufen von E-Mails über den externen Dienst Microsoft Outlook
Sie werden auf die Document Inbound E-Mail-Liste weitergeleitet.
Fügen Sie Benutzer hinzu, indem Sie auf Anlegen klicken und anschließend synchronisieren. Unter Einrichtung des E-Mail-Kontos finden Sie weitere Unterstützung.

Eingangslisten-Konfiguration

Eingangslisten ermöglichen die strukturierte Ablage aller importierten Dokumente. Neue Eingangslisten können erstellt und bestehende Listen konfiguriert werden.

Starten Sie die Einrichtung, indem Sie auf Tour starten klicken.
Sie werden auf die Eingangsliste weitergeleitet.
Klicken Sie auf Neu, um eine neue Eingangsliste zu erstellen.
Der Assistent für Eingangslisten öffnet sich.

Achtung

Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, überprüfen und akzeptieren Sie bitte die Nutzungsbedingungen für die Verwendung von Document Inbound by Simova. Mit der Annahme der Nutzungsbedingungen erkennen Sie an, dass bestimmte Funktionen von Document Inbound je nach Nutzung und Konfiguration zusätzliche Kosten verursachen können. Weitere Informationen zu Preisen und Funktionsstufen finden Sie in der Preisliste. Bitte prüfen Sie die Informationen sorgfältig, bevor Sie fortfahren.
Bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen, wenn Sie damit einverstanden sind.
Vergeben Sie Ihrer Eingangsliste einen eindeutigen Code und einen Namen, damit Sie erkennen, wofür die Liste eingerichtet wurde, z. B. Email, wenn es sich um eine Eingangsliste für E-Mails handelt.
Im nächsten Schritt können Sie Smart Processing aktivieren. Unter Einrichtung von Smart Processing finden Sie weitere Informationen. Fahren Sie anschließend mit dem nächsten Schritt fort.
Entscheiden Sie bei der Whitelist für Dateierweiterungen, ob Dokumente nur mit bestimmten Dateierweiterungen akzeptiert werden sollen.
Sie können festlegen, ob der Dateiname bei der Dateizuweisung abgeschnitten wird. Fügen Sie das gewünschte Trennzeichen in das dafür vorgesehene Feld ein.
Sie können festlegen, ob dem Dateinamen ein Zeitstempel hinzugefügt wird. Geben Sie hierzu das gewünschte Trennzeichen in das entsprechende Feld ein.
Im nächsten Schritt müssen Sie eine Zuweisungsart auswählen. Je nach gewählter Zuweisungsart sind weitere Einrichtungsschritte notwendig. Diese Informationen finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen Zuweisungsart.

Import-Konfiguration

Die Importkonfiguration legt fest, wie eingehende Dokumente verarbeitet werden. Dazu gehören die Einstellungen für die Barcode‑Verarbeitung, die Zuordnung zu Eingangslisten und der Abruf von Dokumenten aus E‑Mail‑Postfächern.

Starten Sie die Einrichtung, indem Sie auf Tour starten klicken.
Sie werden zur Importkonfiguration weitergeleitet.
Klicken Sie auf Neu, um eine neue Importkonfiguration zu erstellen.
Vergeben Sie Ihrer Importkonfiguration einen eindeutigen Code, damit Sie erkennen, wofür diese Konfiguration eingerichtet wurde, z. B. Email, wenn es sich um eine Konfiguration für E-Mails handelt.
Vergeben Sie bei Bedarf einen Info-Tag, um anzugeben, über welchen Weg die Datei importiert wurde.
Aktivieren Sie Suchen und Teilen mit Barcode-Werten, wenn Sie Dokumente verarbeiten möchten, die Barcodes enthalten.
Auf der nächsten Seite können Sie den Document Distributor aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Document Distributor.
Verknüpfen Sie Ihre Importkonfiguration mit einer Eingangsliste, indem Sie im Feld Eingehender Listencode eine Liste auswählen. Navigieren Sie anschließend zum nächsten Schritt.
Wählen Sie eine E-Mail-Adresse aus und entscheiden Sie, ob Sie:
- nur die Anhänge der E-Mail
- nur die E-Mail selbst
- E-Mail und Anhänge
importieren möchten. Sie können außerdem festlegen, ob die E-Mails nach dem Import aus dem Postfach gelöscht werden sollen.
Im letzten Schritt können Sie den Assistenten beenden.

Letzte Schritte

Nehmen Sie im letzten Schritt die entsprechenden Einstellungen vor, um Document Inbound zu aktivieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Klicken Sie in der Checkliste auf Tour starten, um die Einrichtung der letzten Schritte zu beginnen.
Sie werden zur Moduleinrichtung weitergeleitet, wo Sie an einer Tour teilnehmen können, die Sie durch alle relevanten Einstellungen für Document Inbound führt. Klicken Sie auf Tour machen, um die Einrichtungstour zu starten.
Nachdem Sie die Tour abgeschlossen haben, machen Sie die Seite bearbeitbar und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Modul aktivieren, um Document Inbound zu aktivieren.

Glückwunsch! Document Inbound ist jetzt aktiviert und einsatzbereit.

Importieren einer Konfiguration

Um schnell mit Document Inbound zu starten, können Sie eine Konfiguration importieren. Folgen Sie den untenstehenden Schritten:

Klicken Sie auf Start in der Checkliste, um den Import einer Konfiguration zu starten.
Klicken Sie auf der Willkommensseite auf Beginnen, um den Assistenten zu starten.
Wählen Sie Online als Quelle aus.
Klicken Sie auf Weiter.
Mehrere Versionen des Setups sind verfügbar. Wählen Sie das gewünschte Setup aus und klicken Sie auf OK.
Die Inhalte werden in der Kategorieauswahl aufgelistet. Sie können einzelne Elemente bei Bedarf abwählen.
Schließen Sie den Assistenten mit Fertigstellen ab.