Glossaire de Document Central

Ce glossaire complet est conçu pour vous aider à naviguer dans la terminologie spécifique pertinente pour Document Central. Que vous soyez un nouveau venu cherchant à vous familiariser avec les bases ou un professionnel expérimenté recherchant une référence rapide, vous trouverez des définitions claires et concises pour vous assister. Explorez le glossaire pour améliorer votre compréhension et assurer une communication efficace.

Terme	Explication
Documents d'accompagnement	Une fonctionnalité qui permet de définir des documents comme pièces jointes d'e-mails ou téléchargeables via un portail. Cette fonctionnalité est disponible lors de la définition des documents lorsqu'elle est activée et est utilisée comme critère de filtre dans les extensions Document Central for Dispatch et Document Central for Portals.
DropZone	Une fonctionnalité d'interface qui permet aux utilisateurs de glisser-déposer des fichiers dans Document Central pour un téléchargement et une organisation faciles. DropZone fait partie de la Factbox de Document Central.
Conformité	Assurer que les pratiques de Document Central adhèrent aux normes réglementaires et organisationnelles. Il prend en charge les périodes de rétention qui peuvent être définies au sein de l'organisation de conformité.
Conversion de fichiers	Une fonctionnalité qui convertit des documents au format PDF ou PDF/A3 pour une conservation à long terme et la conformité.
Contrôle d'accès	Les fonctionnalités de sécurité gèrent et restreignent l'accès des utilisateurs aux documents en fonction des groupes et des autorisations. Ils peuvent être configurés au niveau de la bibliothèque de documents, du type de contenu, du type de contenu au sein d'une bibliothèque de documents et des niveaux de métadonnées. De plus, le contrôle d'accès est disponible pour l'utilisation des étiquettes de rétention.
Cycle	Un cycle dans Document Central définit l'année de la période, permettant d'équilibrer les données entre plusieurs bibliothèques de documents. Ceci est géré en créant une bibliothèque de documents dans un sous-site nommé après l'année. Les documents stockés dans une année spécifique sont enregistrés dans la bibliothèque de documents correspondante de ce sous-site.
Datagrid	Le datagrid fournit une visualisation des documents stockés dans une zone spécifique de Business Central. De plus, il offre plusieurs actions pour interagir avec les documents affichés dans le datagrid.
Entrée de document	Le stockage central de toutes les informations sur les documents est géré dans Document Central. Une entrée représente un document stocké dans le référentiel.
Factbox de Document Central	Un élément d'interface utilisateur qui fournit DropZone, Quickdrop et Liste des types de contenu sur les pages définies de Business Central.
File d'attente de rapports	La file d'attente de rapports stocke toutes les entrées pour les rapports programmés pour être téléchargés vers Document Central. Ce processus, connu sous le nom d'impression en arrière-plan, télécharge le fichier PDF créé via la file d'attente de rapports.
Gestion des métadonnées	La gestion des métadonnées permet la définition de métadonnées supplémentaires lors du processus de téléchargement vers Document Central. Les métadonnées individuelles peuvent être fournies avec des valeurs par défaut ou comme informations requises.
Gestion des versions	Une fonctionnalité qui suit les révisions de documents, permettant aux utilisateurs de consulter et de restaurer les versions précédentes si nécessaire.
Groupe d'utilisateurs	Un ensemble d'utilisateurs avec des autorisations partagées et des niveaux d'accès au sein de Document Central.
Index	Un index est crucial pour les bibliothèques de documents dans SharePoint avec plus de 5000 éléments en vue. L'index permet une gestion efficace des grands volumes de documents et permet une recherche et une récupération rapides des documents.
Intégration CRM	Document Central se connecte aux fonctionnalités CRM par défaut de Business Central, permettant la création d'entrées de journal d'interactions.
Liste des types de contenu	Une fonctionnalité qui affiche tous les types de contenu disponibles dans la Factbox de Document Central.
Mappage	Le mappage définit une zone dans Business Central, y compris la table, la page et l'ID de liste, ainsi qu'une définition de document dans la table. Grâce au mappage, des métadonnées de l'enregistrement peuvent être extraites. La configuration du mappage détermine si une Factbox de Document Central est activée sur une page.
Mappage alternatif	Les mappages supplémentaires ou secondaires offrent des relations alternatives à d'autres domaines dans Business Central. Par exemple, la relation entre les commandes de vente et les commandes de vente archivées peut être activée. Si une commande de vente n'est plus disponible en tant qu'enregistrement, l'enregistrement alternatif dans les commandes de vente archivées sera proposé.
Mappage d'e-mails	Associe les informations pertinentes des e-mails, telles que l'adresse e-mail, l'objet, etc., en tant que métadonnées lorsque l'e-mail est stocké dans Document Central.
Mappage par défaut	Le mappage par défaut est défini dans la bibliothèque de documents et la lie au mappage. Ceci est nécessaire pour la synchronisation des documents, assurant que les fichiers sont synchronisés dans la zone souhaitée de Business Central.
Métadonnées	Les métadonnées sont les propriétés d'un document et peuvent inclure différents types, tels que le texte, la date ou le booléen. Les métadonnées sont stockées avec chaque document.
Migration de SharePoint	Une fonctionnalité qui facilite la migration des documents d'un référentiel SharePoint à un autre, comme de SharePoint On-Premise à SharePoint Online.
Recherche de documents	Une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de localiser des documents dans le système en utilisant divers critères de recherche et filtres.
Recherche supplémentaire	La fonctionnalité de recherche améliorée permet des recherches plus raffinées et complètes au sein de Document Central. Elle permet des recherches en texte libre et des recherches d'informations spécifiques telles que le nom du fichier, le type de contenu ou la période.
Relation de document	Le lien entre les enregistrements assure que les documents stockés dans un enregistrement sont accessibles dans les enregistrements associés. Par exemple, si un document est stocké avec un devis de vente et qu'une commande de vente est créée à partir de ce devis, le document sera également affiché avec la commande de vente en raison de la relation du document.
Relation inversée de document	Une fonctionnalité qui identifie et affiche les relations inversées entre les documents. Dans certains cas, la relation inverse est nécessaire.
Référentiel	Un lieu central où les documents et les données connexes sont stockés et gérés, assurant un accès organisé et sécurisé à l'information. Document Central propose le serveur SharePoint et Azure Blob Storage comme référentiel.
Rôle d'administrateur de Document Central	Un rôle utilisateur avec un accès et un contrôle complets sur les paramètres et les configurations de Document Central.
Rôle utilisateur de Document Central	Un rôle utilisateur avec accès aux fonctionnalités essentielles de Document Central telles que définies.
Shadow Printing	Une fonctionnalité qui permet l'impression de rapports en arrière-plan sans interrompre le flux de travail. Une entrée est ajoutée à la file d'attente de rapports pour être traitée.
Transformation des noms de fichiers	Une fonctionnalité qui renomme les noms de fichiers ou les objets des e-mails selon des règles prédéfinies.
Types de contenu	Les types de contenu classifient les documents et incluent les métadonnées associées. Ces types de contenu sont attribués aux bibliothèques de documents.
Étiquettes de rétention	Étiquettes appliquées aux documents pour gérer leur cycle de vie, assurant qu'ils sont conservés pendant la durée requise.