Aperçu des fonctionnalités commerciales
En tant qu'extension pour Business Central, Document Central fournit plusieurs fonctions pour l'optimisation des processus commerciaux. Cela permettra aux entreprises de pousser la digitalisation de leur activité.
Document Central est basé sur CORE by Simova et contient une gamme de fonctionnalités qui composent le produit principal.
Benchmark
Avec le cœur de Document Central, vous obtenez toutes les fonctionnalités de base dont vous avez besoin pour simplifier la gestion de vos documents. Vous pouvez facilement stocker des documents via glisser-déposer dans votre processus commercial, créer des notifications pour vous rappeler le document, retour des documents par code-barres et bien plus encore.
Avec l'abonnement à Document Central, vous obtenez les fonctionnalités suivantes :
| Fonctionnalités | BC Standard | Document Central |
|---|---|---|
| Stocker des documents dans BC |  |
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| Relations de documents | |
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| Métadonnées de base (utilisateur téléchargeant, date/heure) | |
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| Intégration de Factbox | |
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| Différentes extensions de fichiers | |
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| Classification par métadonnées étendues et types de contenu | |
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| Recherche de documents par nom de fichier, métadonnées, etc. | |
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| Stockage de documents à l'épreuve des audits | |
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| Connexion de différents référentiels | |
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| Stockage via glisser-déposer | |
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| Archivage automatique des rapports et des documents générés via l'impression en arrière-plan | |
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| Aperçu des documents pour de nombreux formats directement intégré dans BC (docx, xlsx, pdf, images, etc.) | |
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| Versionnage des documents | |
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| Retour de codes-barres via le service de division de codes-barres | |
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| Mappage dynamique des métadonnées | |
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| Extensions de fichiers autorisées définissables par l'utilisateur | |
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| Système de rôles et de droits | |
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| Connecteur à d'autres solutions Simova (par exemple, EDS et DPS) | |
Dans ce benchmark, on peut voir que la norme Business Central évolue constamment avec de nouvelles fonctionnalités, mais comparée à des extensions spéciales comme DMS, elle n'offre pas la gamme complète de fonctions. Les extensions des fonctionnalités standard créées spécifiquement pour les tâches offrent généralement plus de possibilités que le standard proposé par Microsoft.
Qu'il soit suffisant pour une entreprise ou que les améliorations fonctionnelles de Document Central offrent une valeur ajoutée considérable à une entreprise ne peut être dit qu'après un examen individuel. En général, cependant, l'utilisation d'un DMS peut réduire considérablement le temps passé à rechercher et à trouver des documents. Un rapport de McKinsey indique que les employés passent en moyenne 1,8 heure par jour à rechercher et à collecter des informations. Cela équivaut à 9,3 heures par semaine.
Stockage de documents dans BC
Dans le Business Central Standard et avec Document Central, vous pouvez stocker des documents directement dans BC.
Relations de documents
La norme de Business Central et Document Central permettent de classer directement des documents dans un document, comme une offre de vente ou une commande de vente. Les documents peuvent être consultés directement lors de la visualisation du document respectif. Les documents stockés sont inclus lors de la publication d'une transaction et sont également disponibles là.
Métadonnées de base (utilisateur téléchargeant, date/heure)
Lors du stockage de documents dans Business Central, des métadonnées sont attribuées au fichier dans les deux cas, BC Standard et Document Central. Dans BC Standard, cependant, ces métadonnées se limitent à l'utilisateur qui a téléchargé le document et à la date et l'heure du téléchargement.
Intégration de Factbox
Les deux offrent la possibilité de stocker des documents via une factbox pour le document respectif. La factbox est accessible à partir du document lui-même ainsi que de la vue liste.
Différentes extensions de fichiers
Différents documents, tels que des documents Word, des listes Excel ou des fichiers PDF peuvent être stockés dans Document Central et dans BC Standard.
Classification par métadonnées étendues et types de contenu
Document Central offre à l'utilisateur la possibilité de classer les documents stockés, c'est-à-dire qu'un type de document et d'autres métadonnées sont attribués au document, ce qui facilite la recherche des documents par l'utilisateur. Dans le standard BC, aucun type de contenu n'est attribué.
Recherche de documents par nom de fichier, métadonnées, etc.
La "Document Central | Recherche de Documents" permet une recherche détaillée de tous les documents et fichiers stockés dans le système. Il est possible de rechercher et de filtrer par métadonnées, types de contenu, noms de fichiers et de nombreux autres critères.
Stockage de documents à l'épreuve des audits
Grâce à l'intégration et à la synchronisation des étiquettes créées dans l'Azure Compliance Management, les utilisateurs de Document Central peuvent configurer l'archivage à l'épreuve des audits dans l'interface de Business Central et s'assurer que certains documents ne peuvent pas être modifiés ou supprimés pendant une certaine période pour répondre aux exigences gouvernementales.
Connexion de différents référentiels
Pouvoir utiliser différents référentiels est l'un des principaux avantages de Document Central par rapport à la norme BC. Nous recommandons de stocker les documents dans un SharePoint. Les systèmes de fichiers, les bases de données et les systèmes de gestion de documents tiers peuvent également être connectés.
Stockage via glisser-déposer
La Factbox de Document Central permet de classer facilement les documents par glisser-déposer. Cette fonctionnalité rend Document Central très intuitif et convivial. Alternativement, une fenêtre peut être ouverte pour parcourir le système de fichiers.
Archivage automatique des rapports et des reçus générés via l'impression en arrière-plan
Lors de la publication de documents, les rapports peuvent être automatiquement stockés en arrière-plan par l'impression en arrière-plan dite dans Document Central et sont donc disponibles pour chaque utilisateur.
Aperçu des documents pour de nombreux formats directement intégrés dans BC (Word, Excel, PDF, fichiers image, etc.)
Dans l'aperçu des documents, qui affiche clairement tous les documents stockés pour un document, comme une offre de vente ou une commande de vente, un aperçu des documents est intégré directement dans Business Central. Cela permet à l'utilisateur de consulter les documents sans quitter l'interface BC. Tous les formats standards courants peuvent être affichés dans l'aperçu.
Versionnage des documents
Comparée à la norme BC, la solution Document Central offre une fonction de versionnage. Si un document est stocké avec le même nom qu'un document existant, l'utilisateur peut choisir si le document doit être versionné ou stocké sous un autre nom. Les versions précédentes sont toujours disponibles dans l'aperçu des documents.
Retour de codes-barres via le service de division de codes-barres
Grâce au service de division de codes-barres, les documents étiquetés avec un code-barres spécial peuvent être directement et automatiquement renvoyés au processus correspondant dans Business Central. Les étiquettes de code-barres sont générées directement dans Business Central via une autre factbox de code-barres DMS et peuvent être appliquées aux rapports.
Mappage dynamique des métadonnées
Les mappages dynamiques permettent d'afficher rétroactivement les documents sur des processus ou des documents antérieurs.
Extensions de fichiers autorisées définissables par l'utilisateur
Un administrateur peut définir les extensions de fichiers possibles qui peuvent être stockées dans Document Central. Cela garantit que seuls les fichiers et documents pertinents sont stockés dans Document Central.
Système de rôles et de droits
Grâce à un système sophistiqué de rôles et de droits, certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs peuvent se voir attribuer des droits spécifiques dans le système. L'accès à certains documents ou à des types de contenu entiers peut être réglementé de cette manière.
Connecteur à d'autres solutions Simova (par exemple, EDS et DPS)
Document Central offre la possibilité de transférer les documents stockés vers d'autres extensions Simova, telles que Document Dispatch ou Business Portals. De cette manière, les documents peuvent être envoyés directement depuis Document Central avec Document Dispatch ou affichés dans un portail client avec DPS.