Attribution via ID d'enregistrement
Document Inbound possède la capacité d’attribuer des documents de manière transparente via des identifiants d’enregistrement (Record ID). Cette fonctionnalité fonctionne en exploitant l’ID d’enregistrement fourni avant l’arrivée du document dans la liste d’entrée. Grâce à cet identifiant unique, Document Inbound interagit avec la base de données et détermine rapidement si l’ID d’enregistrement existe dans la base de données étendue du système.
Prérequis
Pour pouvoir attribuer des documents via l’ID d’enregistrement, une Liste d’entrée avec le type d’attribution Record ID doit être créée.
Recherche de l’ID d’enregistrement
Pour permettre l’attribution des documents via les ID d’enregistrement, il est essentiel que les documents entrants soient marqués avec leur ID d’enregistrement cible. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux documents provenant d’extensions externes ou de sources de code externes.
Document Inbound utilise l’ID d’enregistrement fourni pour effectuer une recherche croisée dans la base de données. Une fois l’ID trouvé, Document Inbound détermine automatiquement le type de contenu et les métadonnées du document, en fonction de la configuration de la liste d’entrée, garantissant une expérience fluide et automatisée.
Attribution des documents
La file d’attente de tâches (Job Queue) est responsable de l’attribution des documents. Les documents sont automatiquement associés à leurs enregistrements respectifs tant que l’ID d’enregistrement est détecté dans la base de données. Alternativement, les utilisateurs peuvent initier manuellement le processus d’attribution via les fonctions Attribuer automatiquement ou Attribuer manuellement.
Pour déclencher l’attribution manuelle, suivez les étapes suivantes :
- Accédez à la Liste d’entrée.
- Sélectionnez une entrée dans la liste.
- Cliquez sur l’action Attribuer automatiquement pour attribuer le document automatiquement. Cette fonction tente d’attribuer le document à l’enregistrement référencé par l’ID fourni. Si l’ID n’est pas trouvé dans la base de données, l’action Attribuer manuellement sera automatiquement déclenchée.
- Alternativement, cliquez sur l’action Attribuer manuellement pour attribuer le document manuellement. Cette action ouvre une page permettant à l’utilisateur de choisir l’enregistrement cible.