Attribution par nom de fichier
L’extension Document Inbound permet d’attribuer des documents en fonction de leur nom de fichier. Cette fonctionnalité exploite le nom de chaque document, permettant sa lecture et son utilisation pour une correspondance avec les informations stockées dans la base de données.
Prérequis
Pour pouvoir attribuer des documents via le nom de fichier, une Liste d’entrée avec le type d’attribution Nom de fichier doit être créée.
Lecture du nom de fichier
Afin d’utiliser la fonctionnalité d’attribution par nom de fichier, les documents doivent d’abord être importés dans la liste d’entrée. Ensuite, Document Inbound validera automatiquement ces documents, en suivant les paramètres de configuration définis dans la Liste d’entrée.
En fonction des paramètres configurés dans la Liste d’entrée, Document Inbound effectuera une recherche croisée du nom de fichier avec la base de données. Lorsqu’une référence est identifiée, le document affichera immédiatement les enregistrements cibles potentiels, y compris leur type de contenu et leurs métadonnées.
Attribution des documents
La file d’attente de tâches sera responsable de l’attribution des documents. Les documents seront automatiquement affectés à leurs enregistrements respectifs tant que la référence du nom de fichier est détectée dans la base de données. Alternativement, les utilisateurs ont la possibilité de lancer le processus d’attribution manuellement via les fonctions Attribuer automatiquement ou Attribuer manuellement.
Pour déclencher la fonction d’attribution manuelle, les étapes suivantes peuvent être suivies :
- Accédez à la Liste d’entrée.
- Sélectionnez une entrée dans la liste.
- Cliquez sur l’action Attribuer automatiquement pour attribuer le document automatiquement. Cette fonction tentera d’attribuer le document à l’enregistrement référencé par le nom de fichier. Si l’enregistrement cible n’est pas trouvé dans le système, l’action Attribuer manuellement sera automatiquement déclenchée.
- Alternativement, cliquez sur l’action Attribuer manuellement pour attribuer le document manuellement. Cette action ouvrira une page où l’utilisateur pourra choisir l’enregistrement cible à attribuer.