Attribution via adresse e-mail
L’extension Document Inbound possède la capacité d’attribuer des documents en fonction de leur adresse e-mail. Cette fonctionnalité exploite l’adresse e-mail de chaque document, permettant de la lire et de l’utiliser pour effectuer une correspondance avec les informations stockées dans la base de données.
Prérequis
Pour pouvoir attribuer des documents via l’adresse e-mail, une Liste d’entrée avec le type d’attribution Email doit être créée.
Correspondance de l’adresse e-mail
Document Inbound étend ses fonctionnalités en permettant l’attribution de documents en fonction de l’adresse e-mail de l’expéditeur, ainsi que des adresses e-mail des destinataires (À et Cc). Cette fonctionnalité utilise la capacité de Document Inbound à extraire et récupérer les informations d’e-mail à partir des comptes e-mail configurés. De plus, pour une flexibilité accrue, les extensions externes dotées de capacités similaires, qui peuvent également extraire l’adresse e-mail et la transmettre à Document Inbound, pourront attribuer les documents en fonction des adresses e-mail fournies.
En fonction des paramètres configurés dans la Liste d’entrée, Document Inbound effectuera une correspondance entre l’adresse e-mail et la base de données. Lorsqu’une correspondance est identifiée, le document affichera immédiatement les enregistrements cibles potentiels, y compris leur type de contenu et leurs métadonnées.
Attribution des documents
La file d’attente de tâches sera responsable de l’attribution des documents. Les documents seront automatiquement affectés à leurs enregistrements respectifs tant que la référence d’adresse e-mail est détectée dans la base de données. Alternativement, les utilisateurs ont la possibilité de lancer le processus d’attribution manuellement via les fonctions Attribuer automatiquement ou Attribuer manuellement.
Pour déclencher la fonction d’attribution manuellement, les étapes suivantes peuvent être suivies :
- Accédez à la Liste d’entrée.
- Sélectionnez une entrée dans la liste.
- Cliquez sur l’action Attribuer automatiquement pour attribuer le document automatiquement. Cette fonction tentera d’attribuer le document à l’enregistrement référencé par l’adresse e-mail. Si l’enregistrement cible n’est pas trouvé dans le système, l’action Attribuer manuellement sera automatiquement déclenchée.
- Alternativement, cliquez sur l’action Attribuer manuellement pour attribuer le document manuellement. Cette action ouvrira une page où l’utilisateur pourra choisir l’enregistrement cible à attribuer.