Attribution via code-barres
Document Inbound est équipé de la capacité de scanner et d’extraire automatiquement les codes-barres des documents, puis de diviser les fichiers en segments distincts basés sur les codes-barres uniques détectés. De plus, ces codes-barres extraits sont comparés avec les paramètres prédéfinis de la liste d’entrée afin d’être associés à l’enregistrement dans Business Central, ce qui facilite l’attribution automatique et optimise le flux de travail.
Prérequis
Pour pouvoir attribuer des documents via un code-barres, une Liste d’entrée (Inbound List) avec le type d’attribution Code-barres doit être créée.
Reconnaissance des codes-barres
Afin d’utiliser la reconnaissance de codes-barres à partir de fichiers PDF, il est essentiel d’importer d’abord les documents dans la liste d’entrée. Le processus d’importation peut être initié depuis diverses sources (par ex. téléchargement manuel de fichiers ou e-mail), à condition que les documents contiennent des codes-barres intégrés. Une fois importé, Document Inbound est capable de détecter et d’extraire les informations du code-barres présentes dans le document. Par la suite, les données extraites sont comparées avec la base de données.
Document Inbound est capable de valider automatiquement si un code-barres détecté correspond à une référence dans la base de données. En cas de validation réussie, il identifie l’enregistrement cible le plus probable, détermine le type de contenu potentiel et les métadonnées pertinentes du document.
Info
Lors du téléchargement manuel d’un document, Document Inbound n’initie pas immédiatement le processus de reconnaissance de code-barres. Les utilisateurs ont plutôt la possibilité d’activer cette fonction à leur convenance en cliquant simplement sur l’action Diviser automatiquement. Ce déclencheur manuel demande à Document Inbound d’exécuter le processus de reconnaissance et de division des codes-barres, garantissant ainsi un processus contrôlé par l’utilisateur et adapté aux besoins spécifiques.
Attribution des documents
La file d’attente des tâches est responsable de l’attribution des documents. Les documents seront automatiquement affectés à leurs enregistrements respectifs tant que la référence du code-barres est détectée dans la base de données. Alternativement, les utilisateurs peuvent initier le processus d’attribution manuellement à l’aide des fonctions Attribuer automatiquement ou Attribuer manuellement.
Pour déclencher la fonction d’attribution manuelle, les étapes suivantes peuvent être effectuées :
- Accédez à la Liste d’entrée (Inbound List).
- Sélectionnez une entrée dans la liste.
- Cliquez sur l’action Attribuer automatiquement pour attribuer le document automatiquement. Cette fonction tentera d’attribuer le document à l’enregistrement lié au code-barres. Si le code-barres n’est pas trouvé dans la base de données, l’action Attribuer manuellement sera automatiquement déclenchée.
- Alternativement, cliquez sur l’action Attribuer manuellement pour attribuer le document manuellement. Cette action ouvrira une page où l’utilisateur pourra choisir l’enregistrement cible à attribuer.
Correction manuelle des codes-barres avec aperçu du document
Dans les cas où Document Inbound ne peut pas reconnaître automatiquement un code-barres (par ex. en raison d’étiquettes inclinées, d’une faible qualité d’impression ou de notes manuscrites), les utilisateurs peuvent corriger manuellement le code-barres directement depuis la Liste d’entrée.
En utilisant l’action Modifier le code-barres, une boîte de dialogue de saisie s’ouvre et inclut désormais un aperçu intégré du document. Cela permet aux utilisateurs de visualiser le document original (tels que factures, bons de livraison ou étiquettes d’expédition) à côté du champ de saisie du code-barres.
Avantages
- Garantit une saisie manuelle précise lorsque l’extraction automatique du code-barres échoue.
- Élimine la nécessité de basculer entre le visualiseur de documents et le formulaire de saisie.
- Fournit une confirmation visuelle directe de la valeur correcte du code-barres.
- Prend en charge tous les types de documents traités dans Document Inbound (PDF, TIFF, etc.).
Utilisation
- Accédez à la Liste d’entrée (Inbound List).
- Sélectionnez l’entrée où le code-barres n’a pas pu être reconnu.
- Cliquez sur l’action Modifier le code-barres.
- Dans la boîte de dialogue de saisie, utilisez l’aperçu intégré pour localiser le code-barres correct sur le document et saisissez-le dans le champ. Si le panneau d’aperçu n’est pas visible, cliquez sur l’icône d’information (ℹ️) en haut à droite pour l’afficher.
- Confirmez la saisie pour mettre à jour l’enregistrement d’entrée.
Dépannage
Lorsqu’une erreur survient pendant le processus d’attribution, l’entrée sera marquée comme échouée. La liste suivante présente les problèmes les plus courants liés à l’attribution via code-barres ainsi que leurs solutions alternatives.
| Problème | Solution alternative |
|---|---|
| Le type de contenu n’est pas publié | Choisissez un autre type de contenu pour attribuer le document. Ceci est possible via une action dans le sous-formulaire "Source Target" de la liste d’entrée |
| Le code-barres trouvé dans l’entrée n’est pas reconnu dans le système | Une attribution manuelle est le moyen le plus simple d’attribuer le document |
| L’entrée n’a pas de code-barres | Modifiez le code-barres manuellement via l’action dans la liste d’entrée |