Configuration d'un paramètre

Les configurations de code-barres sont utilisées pour le traitement des documents dans Business Central. Document Inbound permet de configurer le traitement des codes-barres, l'attribution des listes d'entrée et l'attribution des adresses e-mail.

Option Document Distributor

Cette option permet la distribution automatique des documents basée sur des règles configurables, au lieu de les importer directement dans une liste d'entrée spécifique. C'est comme une étape intermédiaire entre l'importation -> liste d'entrée et sert à créer un flux automatisé qui distribue les documents dans les bonnes listes.

Document Distributor activé

Lorsque l'option Document Distributor est activée dans la configuration d'importation :

Les documents importés sont d'abord créés en tant que Distribution Entries
Les règles de distribution configurées déterminent la destination finale
Le champ Liste d'entrée est masqué (non requis)
Les documents peuvent être redirigés vers différents clients et listes d'entrée
Permet une redirection intelligente des documents basée sur des règles

Objectif d'utilisation : - Environnements multi-clients - Scénarios de distribution complexes - Catégorisation et redirection automatiques - Intégration avec Smart Processing pour une distribution assistée par IA

Document Distributor désactivé (Mode traditionnel)

Lorsque l'option Document Distributor est désactivée :

Les documents sont importés directement dans la liste d'entrée spécifiée
Le champ Liste d'entrée est visible et requis
Comportement traditionnel (mode hérité)
Adapté aux scénarios d'importation simples et directs

Info

Les configurations d'importation existantes continueront de fonctionner comme d'habitude. L'option Document Distributor est désactivée par défaut.

Pour plus d'informations, consultez Document Distributor.

Option d’importation de fichiers

L’option Importer des fichiers détermine quels fichiers sont importés lors du traitement des e-mails. Cette option est disponible dans l’Assistant de configuration et détermine comment les e-mails et leurs pièces jointes sont traités.

Options disponibles

Option	Description
Pièces jointes uniquement	Seules les pièces jointes de l’e-mail sont importées. Le fichier e-mail lui-même (EML/MSG) n’est pas enregistré. Cela est utile lorsque seuls les documents joints sont pertinents pour le traitement.
E-mail uniquement	Seul le fichier e-mail (EML/MSG) est importé en tant que fichier unique. Les pièces jointes ne sont pas extraites ni importées séparément. Cela préserve l’e-mail complet, y compris tout le contenu intégré.
Paquet (EML + pièces jointes)	Le fichier e-mail et toutes les pièces jointes sont importés et regroupés en tant que paquet. L’e-mail devient le document principal et les pièces jointes sont liées en tant que membres du paquet. Cela garantit que tout le contenu lié est conservé et traité ensemble.

Comportement du mode paquet

Lorsque Paquet (EML + pièces jointes) est sélectionné :

Le système crée automatiquement des paquets lors de l’importation des e-mails
Chaque e-mail se voit attribuer un ID de paquet unique
Le fichier e-mail (EML/MSG) est importé avec Indentation du paquet = 0 (document principal)
Chaque pièce jointe est importée avec Indentation du paquet = 1 (membre du paquet)
Tous les documents du paquet partagent le même ID de paquet

Mode interactif :

Si l’option Importer des fichiers est définie sur Pièces jointes uniquement ou E-mail uniquement, le système demande à l’utilisateur une fois par transaction lors de l’importation des e-mails :

"Voulez-vous créer un paquet pour grouper l’e-mail avec les pièces jointes ?"

Sélectionner Oui crée des paquets pour tous les e-mails dans l’importation actuelle
Sélectionner Non importe les fichiers selon le mode sélectionné sans créer de paquets
Cette invite apparaît une seule fois par transaction (sauf si exécuté en arrière-plan)

Meilleures pratiques

Utilisez Paquet (EML + pièces jointes) lorsque vous devez conserver le contexte complet de l’e-mail avec toutes les pièces jointes
Utilisez Pièces jointes uniquement lorsque seuls les documents joints vous intéressent et non l’e-mail lui-même
Utilisez E-mail uniquement lorsque le contenu de l’e-mail est plus important que les pièces jointes individuelles

Configuration du traitement des paquets

Après avoir importé des documents en tant que paquets, utilisez les paramètres de Gestion des paquets dans la liste d’entrée ou le Document Distributor pour déterminer comment le document principal et les membres du paquet sont traités. Consultez Configurer les listes d’entrée pour plus d’informations.

Création d'une configuration avec partage de documents

Les étapes suivantes doivent être suivies pour créer une configuration avec le partage de documents.

Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configurations d'importation.
Exécutez l'action Nouveau dans la barre de menu pour lancer l'Assistant de liste de configuration.
Pour lancer l'Assistant de liste de configuration, cliquez sur Commencer.
Indiquez le code de configuration en saisissant un code dans le champ Code de configuration.
Indiquez une étiquette d'information (si nécessaire) en saisissant l'étiquette dans le champ Étiquette d'information pour filtrer davantage les données.
Activez l'option Rechercher un code-barres pour utiliser la configuration pour le partage de documents.
Indiquez si l'option Exclure la page avec code-barres doit être activée ou désactivée, et indiquez les points par pouce dans le champ Points par pouce (DPI).
Cliquez sur Suivant pour continuer.
Configurez les options de partage de code-barres pour le processus de partage.
Cliquez sur Suivant pour continuer.
Optionnel : Activez l'option Document Distributor si vous souhaitez une distribution automatique basée sur des règles. Si activé, passez à l'étape 12.
Sélectionnez la liste d'entrée et la liste d'entrée des erreurs à utiliser pour les documents importés (uniquement si Document Distributor est désactivé).
Sélectionnez une adresse e-mail à utiliser pour les documents importés à l'étape suivante.
Après avoir sélectionné l'adresse e-mail, vous pouvez décider si les e-mails importés par Document Inbound doivent être déplacés vers la corbeille dans Outlook.
Décidez si cette configuration doit être activée ou non, puis cliquez sur Terminer pour finaliser la configuration.

Création d'une configuration sans partage de documents

Les étapes suivantes doivent être suivies pour créer une configuration sans le partage de documents.

Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Configurations d'importation.
Exécutez l'action Nouveau dans la barre de menu pour lancer l'Assistant de liste de configuration.
Pour lancer l'Assistant de liste de configuration, cliquez sur Commencer.
Indiquez le code de configuration en saisissant un code dans le champ Code de configuration.
Indiquez une étiquette d'information (si nécessaire) en saisissant l'étiquette dans le champ Étiquette d'information pour filtrer davantage les données.
Désactivez l'option Rechercher un code-barres pour sauter la section de configuration pour le partage de documents.
Optionnel : Activez l'option Document Distributor si vous souhaitez une distribution automatique basée sur des règles. Si activé, passez à l'étape 8.
Sélectionnez la liste d'entrée et la liste d'entrée des erreurs à utiliser pour les documents importés (uniquement si Document Distributor est désactivé).
Sélectionnez une adresse e-mail à utiliser pour les documents importés à l'étape suivante.
Après avoir sélectionné l'adresse e-mail, vous pouvez décider si les e-mails importés par Document Inbound doivent être déplacés vers la corbeille dans Outlook.
Décidez si cette configuration doit être activée ou non, puis cliquez sur Terminer pour finaliser la configuration.