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Configuration de l'attribution par e-mail

Pour pouvoir attribuer des documents par e-mail, le type d'attribution Attribution par adresse e-mail doit être défini dans les listes d'entrée.

Les étapes suivantes doivent être effectuées pour attribuer le document dans Document Inbound de Simova par e-mail :

  1. Naviguez vers la liste d'entrée.
  2. Sélectionnez une liste d'entrée existante ou cliquez sur l'action Nouveau pour créer une nouvelle liste d'entrée.
  3. Sélectionnez le type d'attribution Attribution par adresse e-mail.
  4. La zone de configuration Attribution par adresse e-mail s'affiche pour l'attribution par e-mail.
  5. Sélectionnez une attribution dans laquelle les documents doivent être attribués dans le processus d'attribution.
  6. Choisissez quel champ doit être utilisé pour l'e-mail en sélectionnant le champ via la fonction de recherche dans le Numéro de champ e-mail.
  7. Sélectionnez un type de contenu pour le document. Si le type de contenu reste vide, Document Inbound recherche automatiquement le type de contenu par défaut dans la DMS - Bibliothèque de documents.

Attribution de documents par adresses e-mail des destinataires

Lors de la configuration de l'attribution par e-mail, les documents peuvent également être attribués en fonction des adresses e-mail De, À ou Cc. Cela offre plus de flexibilité pour attribuer des documents à plusieurs destinataires et garantit qu'ils sont attribués aux bons enregistrements dans le système.

Configuration de l'attribution par e-mail

Pour attribuer des documents en fonction des adresses e-mail À et Cc, suivez les étapes suivantes :

  1. Naviguez vers la liste Inbound dans laquelle vous souhaitez configurer l'attribution par e-mail.
  2. Recherchez dans la section Configuration de l'attribution les Paramètres d'attribution par e-mail.
  3. Dans les Paramètres d'attribution par e-mail, vous verrez trois interrupteurs :
    1. Attribution par e-mail De (activé par défaut)
    2. Attribution par e-mail À
    3. Attribution par e-mail Cc

Ces options permettent de sélectionner quelles adresses e-mail (De, À ou Cc) doivent être utilisées pour l'attribution des documents. Une ou plusieurs de ces options peuvent être activées selon les besoins.

Processus d'attribution

  • E-mail De : Les documents sont attribués en fonction de l'adresse e-mail de l'expéditeur.
  • E-mail À : Les documents sont attribués aux destinataires dans le champ À.
  • E-mail Cc : Les documents sont attribués aux destinataires dans le champ Cc.

Lorsque plusieurs adresses e-mail sont sélectionnées, le système compare les adresses e-mail avec la base de données et attribue le document à tous les enregistrements correspondants. Cela garantit que le document est attribué à toutes les parties concernées, qu'elles soient dans le champ De, À ou Cc.

Voir aussi