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Configuration de l’attribution par e-mail

Pour pouvoir attribuer des documents via une adresse e-mail, le type d’attribution Attribution par adresse e-mail doit être défini dans la liste de réception.

Les étapes suivantes doivent être effectuées pour attribuer un document par e-mail dans Document Inbound :

  1. Accédez à la liste de réception.
  2. Sélectionnez une liste de réception existante ou cliquez sur l’action Nouveau pour créer une nouvelle liste.
  3. Sélectionnez le type d’attribution Attribution par adresse e-mail.
  4. La zone de configuration Attribution par adresse e-mail s’affichera pour la configuration.
  5. Choisissez un Mapping vers lequel les documents doivent être attribués dans le processus d’attribution.
  6. Choisissez le champ à utiliser pour l’e-mail, en le sélectionnant via la fonction de recherche dans le champ Email Field No.
  7. Choisissez un Type de contenu pour le document. Si le type de contenu est laissé vide, Document Inbound recherchera automatiquement le type de contenu par défaut dans la Document Central - Document Library.

Attribution des documents via les adresses e-mail des destinataires

Lors de la configuration de l’attribution par e-mail, vous pouvez également choisir d’attribuer les documents en fonction des adresses e-mail De, À ou Cc. Cela offre une flexibilité dans l’attribution des documents à plusieurs destinataires, garantissant qu’ils sont associés aux bons enregistrements dans le système.

Configuration de l’attribution par e-mail

Pour attribuer des documents en utilisant les adresses e-mail À et Cc, suivez les étapes suivantes :

  1. Accédez à la liste de réception où vous configurez l’attribution par e-mail.
  2. Dans la section Configuration de l’attribution, localisez les paramètres Attribution par e-mail.
  3. Dans les paramètres d’attribution par e-mail, vous verrez trois options :
    1. Attribution par e-mail de l’expéditeur (activée par défaut)
    2. Attribution par e-mail du destinataire (À)
    3. Attribution par e-mail en copie (Cc)

Ces options vous permettent de choisir quelles adresses e-mail (De, À ou Cc) doivent être utilisées pour l’attribution du document. Vous pouvez activer une ou plusieurs de ces options selon vos besoins.

Processus d’attribution

  • E-mail de l’expéditeur : Les documents seront attribués en fonction de l’adresse e-mail de l’expéditeur.
  • E-mail du destinataire (À) : Les documents seront attribués aux destinataires dans le champ À.
  • E-mail en copie (Cc) : Les documents seront attribués aux destinataires dans le champ Cc.

Lorsque plusieurs adresses e-mail sont sélectionnées, le système recoupe les adresses avec la base de données et attribue le document à tous les enregistrements correspondants. Cela garantit que le document est attribué à toutes les parties concernées, qu’elles figurent dans les champs De, À ou Cc.

Voir aussi