Aller au contenu

Processus de Révision

Dernière mise à jour : 09.03.2026 • Temps de lecture : ~10 minutes

Le Processus de Révision permet des flux de travail d'approbation multi-personnes pour les documents avant qu'ils ne soient finalisés et publiés. Les documents doivent être libérés pour révision et approuvés par les réviseurs assignés avant leur achèvement. Cela garantit le contrôle de la qualité, les exigences de conformité et la prise de décision collaborative dans le traitement des documents.

Qu'est-ce que le Processus de Révision ?

Le flux de travail de révision vous permet de :

  • Envoyer des documents à un ou plusieurs réviseurs pour approbation avant de finaliser
  • Faire la distinction entre les réviseurs requis et optionnels pour contrôler la logique d'approbation
  • Suivre l'état de la révision et les commentaires en temps réel
  • Recevoir des notifications par e-mail lorsque des documents nécessitent une révision ou lorsque des actions sont effectuées
  • Maintenir une transparence totale avec l'historique des révisions et la piste d'audit

Le processus de révision s'intègre parfaitement avec le Traitement Intelligent et s'active automatiquement lorsqu'il est configuré dans les modèles de processus.

Prérequis

Comment Fonctionne le Flux de Travail de Révision

Lorsque le processus de révision est activé pour un modèle, le flux de travail de traitement des documents comprend ces étapes :

  1. Traiter le Document – L'utilisateur traite le document et prépare le brouillon comme d'habitude, validant les données et corrigeant les problèmes
  2. Libérer pour Révision – Au lieu de compléter immédiatement, l'utilisateur sélectionne Libérer pour Révision pour envoyer le document aux réviseurs assignés
  3. L'état du Document Change en "À Réviser" – Le document est verrouillé pour la finalisation et assigné à l'utilisateur actuel en tant que propriétaire du document (Pour mettre à jour le brouillon, il suffit de le libérer à nouveau)
  4. Les Réviseurs Reçoivent une Notification – Tous les réviseurs assignés reçoivent une notification par e-mail (si configurée) avec les détails du document et le lien de révision
  5. Actions de Révision – Chaque réviseur ouvre le document et effectue l'une de ces actions :
    • Approuver – Confirme que le document est correct et peut être poursuivi
    • Rejeter – Décline le document avec un commentaire obligatoire expliquant la raison
    • Ajouter un Commentaire – Fournit des retours ou pose des questions sans changer l'état d'approbation
  6. Calcul de l'État Global – Le système détermine automatiquement l'état global de la révision :
    • Rejeté – Si un réviseur (requis ou optionnel) rejette le document
    • En Attente de Révision – Si un ou plusieurs réviseurs requis n'ont pas encore approuvé
    • Approuvé – Tous les réviseurs requis ont approuvé (les réviseurs optionnels peuvent encore être en attente)
  7. Compléter le Traitement – Une fois l'état Approuvé, le réviseur complétera automatiquement le processus du document.

Comprendre les Types de Réviseurs

Les réviseurs peuvent être configurés comme requis ou optionnels pour contrôler la logique d'approbation :

Type de Réviseur Comportement
Réviseurs Requis Doivent approuver le document avant qu'il puisse être complété. Si un réviseur requis n'a pas approuvé ou a rejeté, le document ne peut pas avancer.
Réviseurs Optionnels Fournissent une supervision supplémentaire mais ne sont pas obligatoires. Leur approbation est enregistrée mais ne bloque pas la finalisation. Les documents peuvent être complétés même si les réviseurs optionnels n'ont pas encore répondu.

Cette distinction vous permet de construire des flux de travail d'approbation flexibles où les parties prenantes critiques doivent approuver tout en tenant les autres informées sans bloquer le processus.

Statuts de Révision

Le processus de révision utilise ces statuts pour suivre l'avancement du document :

Statut Description
À Réviser Le document a été libéré pour révision et attend l'action du réviseur
En Attente de Révision Un ou plusieurs réviseurs requis n'ont pas encore approuvé (ou seuls les réviseurs optionnels ont répondu)
Approuvé Tous les réviseurs requis ont approuvé ; le document peut maintenant être complété
Rejeté Au moins un réviseur a rejeté le document ; nécessite correction et nouvelle soumission

Comment Accéder à Vos Révisions

En tant que réviseur, vous pouvez accéder aux documents en attente de votre révision de plusieurs manières :

1. Indicateurs du Centre de Rôle

Votre Centre de Rôle affiche des indicateurs dédiés pour un accès rapide :

  • Mes Entrées de Révision – Affiche uniquement les documents qui vous sont assignés pour révision
  • Toutes les Entrées de Révision – Affiche toutes les révisions en attente (généralement visibles par les administrateurs)

Ces indicateurs affichent le nombre de révisions en attente, vous permettant de voir d'un coup d'œil quand une action est nécessaire.

2. Liste des Entrées de Révision

Ouvrez la page Liste des Entrées de Révision pour voir toutes vos tâches de révision. Cette page offre des options de filtrage :

  • Filtrer par Statut de Révision – Afficher uniquement les révisions approuvées, rejetées ou en attente
  • Afficher Seulement Mes Révisions – Basculer pour afficher uniquement les révisions qui vous sont assignées

À partir de cette liste, sélectionnez Réviser le Document pour ouvrir le document directement dans la feuille de travail du processus.

3. Feuille de Travail du Processus

Lorsque vous travaillez sur un document qui est en révision, le champ Réviseurs dans le groupe Révision montre l'état actuel. Cliquez sur le détail pour ouvrir la page Aperçu de la Révision avec tous les détails.

Effectuer des Actions de Révision

La Feuille de Travail du Processus affiche des actions de révision dédiées lorsqu'un document est en révision. Ces actions sont affichées sous forme de boutons promus dans le groupe Révision.

Actions de Révision Disponibles

Action Qui le Voit Description
Libérer pour Révision Propriétaire du document Envoie le document aux réviseurs (visible avant le début de la révision)
Approuver Réviseurs assignés Approuve le document
Rejeter Réviseurs assignés Rejette le document avec un commentaire obligatoire
Réviseurs Tout le monde Ouvre l'Aperçu de la Révision montrant tous les réviseurs et leur statut

Approuver un Document

Lorsque vous recevez une demande de révision :

  1. Ouvrez le document depuis votre Liste des Entrées de Révision ou via le lien de notification par e-mail
  2. Examinez le document attentivement :
    • Vérifiez tous les champs et valeurs extraits
    • Vérifiez que toutes les remarques ou avertissements ont été traités
    • Consultez l'aperçu du document si nécessaire
  3. Si tout est correct, sélectionnez Approuver parmi les actions de révision
  4. Le système enregistre votre approbation et met à jour l'état global
  5. Vous recevez une confirmation :
    • Si tous les réviseurs requis ont maintenant approuvé : "Le document est entièrement approuvé et sera complété"
    • Si d'autres réviseurs requis sont encore en attente : "Votre approbation a été enregistrée. En attente d'autres réviseurs."

Rejeter un Document

Si vous identifiez des problèmes avec le document :

  1. Ouvrez le document depuis votre Liste des Entrées de Révision
  2. Examinez les problèmes que vous avez identifiés
  3. Sélectionnez Rejeter parmi les actions de révision
  4. Une boîte de dialogue apparaît demandant un commentaire
  5. Entrez un commentaire détaillé expliquant :
    • Quels problèmes vous avez trouvés
    • Ce qui doit être corrigé
    • Toute exigence ou directive spécifique
  6. Confirmez le rejet
  7. L'état du document change immédiatement en Rejeté
  8. Le propriétaire du document reçoit une notification (si configurée)

Commentaire Obligatoire

Vous ne pouvez pas rejeter un document sans fournir un commentaire. Le système affiche une erreur si vous essayez de soumettre un commentaire vide. Fournissez toujours des retours clairs et exploitables.

Ajouter des Commentaires

Vous pouvez ajouter des commentaires à tout moment pour discuter des détails sans changer l'état d'approbation :

  1. Ouvrez la page Aperçu de la Révision (via le détail des Réviseurs ou depuis l'entrée de révision)
  2. Sélectionnez Ajouter un Commentaire parmi les actions
  3. Entrez votre texte de commentaire (questions, suggestions, clarifications)
  4. Enregistrez le commentaire
  5. Le commentaire est immédiatement visible pour :
    • Tous les réviseurs assignés
    • Le propriétaire du document
    • Toute autre personne pouvant accéder au document
  6. Si Envoyer un Mail sur Commentaire est activé dans la configuration des notifications, d'autres réviseurs reçoivent une notification par e-mail

Les commentaires créent un fil de discussion qui offre une transparence totale et aide à résoudre les questions de manière collaborative.

Page d'Aperçu de la Révision

La page Aperçu de la Révision est votre vue centrale pour l'ensemble du processus de révision sur un document spécifique. Accédez-y en cliquant sur le détail des Réviseurs dans la Feuille de Travail du Processus ou depuis une entrée de révision.

Ce que Vous Voyez

Liste des Réviseurs

La section principale montre tous les réviseurs assignés avec :

  • Nom du réviseur (ID utilisateur)
  • État actuel avec des indicateurs de couleur :
    • Vert : Approuvé
    • Rouge : Rejeté
    • Jaune : En Attente
  • Si le réviseur est requis ou optionnel

FactBox des Commentaires de Révision

Le côté droit montre la FactBox Commentaires de Révision avec la discussion complète :

  • Tous les commentaires dans l'ordre chronologique
  • Auteur du commentaire et horodatage
  • Texte du commentaire

Scénarios Courants et Conseils

Scénario : Approbation de Facture de Haute Valeur

Situation : Votre organisation nécessite une approbation supplémentaire pour les factures supérieures à 10 000 €.

Solution : Configurez une règle de modèle qui ajoute des réviseurs requis (par exemple, Contrôleur Financier, CFO) lorsque le montant de la facture dépasse le seuil. Les factures standard passent uniquement par les réviseurs par défaut.

Scénario : Approbation Multi-Département

Situation : Certains documents nécessitent l'approbation de plusieurs départements.

Solution : Utilisez des règles de modèle pour ajouter dynamiquement des réviseurs en fonction des propriétés du document. Par exemple :

  • Catégorie de Fournisseur = "IT" → Ajouter le Responsable IT en tant que réviseur requis
  • Catégorie de Fournisseur = "Marketing" → Ajouter le Directeur Marketing en tant que réviseur optionnel

Scénario : Document Nécessite Révision

Situation : Un réviseur trouve des problèmes et le document doit être corrigé.

Que se passe-t-il :

  1. Le réviseur rejette le document avec un commentaire détaillé
  2. L'état du document change en Rejeté
  3. Le document revient au propriétaire du document pour correction
  4. Le propriétaire effectue les corrections dans le brouillon
  5. Le propriétaire libère à nouveau pour révision
  6. Le processus de révision redémarre avec de nouvelles assignations de réviseurs

Sujets Connexes