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Traitement des e-mails avec Smart Processing

Date : 04.09.2025 • Temps de lecture : ~5 minutes

En plus du traitement de documents classiques tels que des fichiers PDF ou Word, Smart Processing prend également en charge le traitement des e-mails entrants. Vous pouvez ainsi traiter directement des factures, des confirmations de commande ou des avoirs entrants depuis votre boîte de réception. Le processus est similaire à celui des documents standard, mais il existe quelques particularités qui s'appliquent aux documents par e-mail.

Fonctionnement

Les e-mails sont traités dans Business Central comme d'autres documents et apparaissent dans la liste des entrées sous forme de fichiers au format EML ou MSG. Le déroulement suit le schéma connu :

  1. Classification (automatique ou manuelle)
  2. Capture (extraction de données du contenu de l'e-mail)
  3. Exécution du processus selon un modèle de processus
  4. Correspondance optionnelle ou création de données de base

Différence importante

Pour les e-mails, aucune configuration de capture séparée n'est nécessaire. Smart Processing contient un algorithme de capture prédéfini qui reconnaît automatiquement quelles données doivent être extraites de l'e-mail.

Classification des e-mails

Les e-mails doivent également être classifiés afin que Smart Processing puisse démarrer le flux de travail approprié.

  • Un classificateur dans la configuration ne peut pas être défini ici.
  • Vous pouvez cependant définir manuellement la classification dans le flux de travail.
  • La classification choisie détermine quel modèle de processus sera utilisé.

Exemple : Un e-mail entrant avec une pièce jointe PDF est classé comme facture. Smart Processing démarre alors le flux de travail « Traitement des factures entrantes » avec le modèle correspondant.

Processus de capture pour les e-mails

Le processus de capture pour les e-mails diffère techniquement de celui des documents standard :

  1. Après la classification, le système connaît le modèle de processus associé.
  2. Le modèle définit les champs pertinents à extraire.
  3. Ces champs servent de base à l'analyse intelligente du contenu de l'e-mail (sujet, corps, informations d'en-tête, pièces jointes).
  4. Toutes les valeurs reconnues sont automatiquement attribuées aux champs du modèle.

Remarque

Le processus de capture pour les e-mails comprend également une correspondance intégrée. Par conséquent, l'option Smart Matching n'a pas besoin d'être activée séparément dans le modèle de processus.

Étapes de configuration

La configuration pour les e-mails correspond largement à la configuration standard :

  1. Définir le flux de travail

    • Créez un nouveau modèle de processus pour les e-mails.
    • Liez les champs du modèle aux champs Business Central souhaités.

  2. Configurer l'entrée des e-mails

    • Configurez votre source d'entrée pour que les e-mails soient ajoutés à la liste des entrées sous forme de MSG ou EML.

  3. Fournir le service OpenAI

    • Pour l'analyse sémantique des contenus des e-mails, Azure OpenAI est nécessaire.
    • Assurez-vous qu'une connexion valide est configurée dans la section Configurer les services.

  4. Configurer la classification

    • Définissez les classifications possibles (par exemple, facture, commande, avoir).
    • Les e-mails peuvent ensuite être classés manuellement ou par des règles définies.

Conseils pour l'optimisation

  • Utiliser le champ Purpose Si certains champs dans les e-mails ne sont pas correctement reconnus, complétez la description dans le champ Field Purpose du Template Field. Cela donne des indications supplémentaires à l'IA et améliore la qualité de reconnaissance.

Attention : Après des modifications du modèle, l'e-mail doit être re-capturé.

Avantages du traitement des e-mails

  • Intégration transparente : Les e-mails apparaissent directement dans la liste des entrées.
  • Pas d'effort de capture séparé : L'algorithme standard prend en charge l'extraction.
  • Classification automatisée : Les e-mails peuvent être attribués manuellement ou automatiquement.
  • Processus individuels : Chaque type d'e-mail peut être traité via son propre modèle de processus.
  • Intelligence assistée par IA : OpenAI analyse le contenu et le contexte pour identifier de manière fiable les données pertinentes.

Résumé

  • Les e-mails sont chargés en tant que MSG/EML dans la liste des entrées.
  • La configuration de capture est supprimée, car Smart Processing utilise un algorithme standard.
  • La classification est possible manuellement et contrôle le modèle de processus.
  • Le contenu de l'e-mail est analysé et extrait intelligemment en fonction des champs du modèle.
  • Le processus se déroule ensuite de manière identique à celui des documents standard (y compris brouillon, validation, clôture, archivage).

Aide à la configuration