Traitement des Documents

Dernière mise à jour : 03.09.2025 • Temps de lecture : ~10 minutes

Le Flux de Processus Documentaire dans Smart Processing simplifie considérablement la gestion des documents entrants dans Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Prérequis

Avant de commencer à travailler avec le Flux de Processus Documentaire, assurez-vous que :

tous les flux de travail sont entièrement configurés.
les listes entrantes ont été correctement configurées.

Remarque

Une configuration complète et une validation des flux de travail garantissent un processus fluide.

Guide Étape par Étape

1. Vérifier le Document dans la Liste Entrante

Tous les documents entrants sont affichés dans la liste entrante. Selon votre configuration, la classification peut se faire automatiquement lors du téléchargement ou peut devoir être initiée manuellement.

2. Classifier le Document

Si la classification ne se fait pas automatiquement :

Sélectionnez le document dans la liste entrante.
Choisissez l'action Classifier.
Le service de classification analyse le document et l'assigne à un type de document approprié.

Remarques sur la Classification

Classification Incertaine : Si le service ne peut pas déterminer clairement le type, la classification doit être effectuée manuellement.
Classification Inconnue : Si un document ne peut pas être classé, il est marqué d'un avertissement dans le journal. Le document reste dans la liste entrante et peut être classé ou traité manuellement plus tard. Le traitement peut continuer sans interruption.
Niveau de Confiance : Si la valeur déterminée est inférieure au seuil prédéfini, une notification est émise. Vous pouvez alors confirmer manuellement le type de document.
Capture Automatique : Après une classification réussie, le Processus de Capture démarre automatiquement pour extraire les données pertinentes du document.

Après cette étape, la colonne Classification dans la liste entrante indiquera à quel type de document le document a été assigné.

3. Démarrer le Processus Documentaire

Une fois qu'un document est classé, vous pouvez commencer le traitement :

Sélectionnez l'action Traiter le Document dans la liste entrante.
Un Brouillon est créé sur la base du Modèle de Processus enregistré.
Toutes les données reconnues automatiquement sont transférées au brouillon.

4. Travailler dans le Brouillon

Dans la fenêtre de brouillon, vous avez plusieurs vues et fonctions disponibles :

Données Pré-remplies : Tous les champs capturés sont affichés comme ils apparaîtraient dans le document final.
Modifier les Champs : Vous avez la possibilité de modifier facilement les champs dans la vue de brouillon ; il suffit de cliquer sur le champ souhaité et de sélectionner une valeur. Si votre champ a une validation de recherche configurée, vous pouvez également sélectionner une valeur dans la fenêtre de brouillon en utilisant la recherche dans le champ respectif.
Remarques :
- Pas d'entrées → Pas de problèmes.
- Avertissements ou erreurs → Suivez les instructions pour résoudre.
- Si Création de Données Maîtres Intelligente est activée, les données maîtres manquantes peuvent être créées intelligemment via Créer des Données.
Aperçu : Vous pouvez vérifier toutes les données reconnues en détail via Voir les Champs Extraits. Astuce : Vous pouvez mettre en surbrillance un champ dans la vue de brouillon, puis cliquer sur un champ surligné dans l'aperçu pour importer la valeur.

5. Réviser ou Réinitialiser les Changements

Si des ajustements dans le brouillon sont nécessaires :

Utilisez Recréer le Brouillon pour réinitialiser le brouillon actuel.
Passez au Modèle de Processus correspondant si des modifications doivent être apportées au modèle lui-même.

Remarque

Après avoir apporté des ajustements au modèle, l'action Recréer le Modèle doit toujours être exécutée pour garantir que tous les changements sont appliqués.

6. Compléter le Processus

Après avoir examiné et approuvé toutes les données :

Cliquez sur Compléter le Processus.
S'il y a des données erronées ou des problèmes dans le modèle, un message d'erreur détaillé sera affiché.
Après une complétion réussie, le statut du processus sera mis à jour :

Archivage	Statut
Sans Archivage	Traité
Avec archivage actif (Document Central)	Archivé

Tous les étapes de travail et résultats peuvent être retracés dans le Journal.

Travailler avec le Processus de Révision

Lorsque le processus de révision est activé dans un modèle de processus, le flux de travail des documents comprend des étapes supplémentaires pour l'approbation par plusieurs personnes avant la finalisation.

Lorsque le Processus de Révision est Actif

Si le modèle de processus a Activer le Processus de Révision activé :

Le document doit être libéré pour révision avant de pouvoir être complété.
Un ou plusieurs réviseurs sont assignés (à partir des réviseurs par défaut dans le modèle ou dynamiquement via des règles de modèle).
Les réviseurs reçoivent des notifications par e-mail (si configurées) lorsque des documents nécessitent une révision.
Le statut du document change en À Réviser lorsqu'il est libéré pour révision.
Les actions de révision deviennent disponibles dans le Feuille de Processus.

Guide Étape par Étape avec Révision

1-4. Suivre les Étapes Standards

Complétez les étapes 1-4 comme décrit ci-dessus (Vérifier le Document, Classifier, Démarrer le Processus, Travailler dans le Brouillon).

5. Libérer pour Révision

Une fois que le brouillon est prêt et que toutes les données sont correctes :

Cliquez sur Libérer pour Révision dans la Feuille de Processus.
Le système effectue les actions suivantes :
- Enregistre l'état actuel du brouillon pour la persistance
- Assigne tous les réviseurs configurés au document
- Change le statut du document en À Réviser
- Définit le Code de Personne Assignée sur l'utilisateur actuel (propriétaire du document)
- Envoie des notifications par e-mail de demande de révision à tous les réviseurs (si configurées)
Le document est maintenant en attente d'action du réviseur.

6. Les Réviseurs Prennent Action

Les réviseurs peuvent accéder à leurs révisions assignées via :

Cues du Centre de Rôle : "Mes Entrées de Révision" ou "Toutes les Entrées de Révision"
Liste des Entrées de Révision : Avec des options de filtrage pour le statut et les révisions assignées
Navigation directe : Du point d'entrée de révision au document

Chaque réviseur peut effectuer l'une des actions suivantes :

Approuver : Confirme que le document est correct et peut continuer
Rejeter : Refuse le document avec un commentaire obligatoire expliquant la raison
Ajouter un Commentaire : Fournit des retours sans changer le statut

Commentaires de Rejet

Lorsqu'un document est rejeté, les réviseurs doivent fournir un commentaire expliquant la raison. Si aucun commentaire n'est fourni, le système affiche une erreur.

7. Calcul du Statut de Révision

Le système calcule automatiquement le statut global de révision en fonction de toutes les réponses des réviseurs :

Statut Global	Condition
Rejeté	Au moins un réviseur a rejeté le document
En Attente de Révision	Un ou plusieurs réviseurs requis n'ont pas encore approuvé, ou seuls des réviseurs optionnels ont répondu
Approuvé	Tous les réviseurs requis ont approuvé le document

Réviseurs Requis : Doivent approuver avant que le document puisse être complété.
Réviseurs Optionnels : Fournissent une supervision supplémentaire mais ne bloquent pas la complétion.

8. Compléter le Processus Après Approbation

Une fois que le statut global de révision est Approuvé, le dernier réviseur qui a approuvé le document sera invité à compléter le processus. Cette étape garantit que le processus peut être finalisé immédiatement après la révision et évite des temps d'attente plus longs avant que le document soit complété.

Un message correspondant sera affiché dans le processus. Si le message n'est pas confirmé, une erreur sera déclenchée et le statut de révision sera réinitialisé à l'état précédent.

Champ de Statut de Révision

Lorsque le processus de révision est actif, un champ temporaire Statut de Révision est affiché dans la liste entrante et la feuille de processus. Ce champ montre le statut de révision actuel à des fins de rendu mais n'est pas conservé dans la base de données.

Statut de Révision	Description
Tous	Option de filtrage pour montrer tous les documents, quel que soit le statut de révision
En Attente de Révision	Le document est en attente d'action du réviseur ou a des approbations partielles
Approuvé	Tous les réviseurs requis ont approuvé ; le document peut être complété
Rejeté	Au moins un réviseur a rejeté le document ; nécessite une correction

Affichage des Réviseurs

Pour voir les réviseurs assignés et leur statut :

Dans la Feuille de Processus, localisez le champ Réviseurs dans le groupe Révision.
Cliquez sur le détail pour ouvrir la page Aperçu des Réviseurs.
La page affiche :
- Tous les réviseurs assignés avec leur statut actuel
- Si chaque réviseur est requis ou optionnel
- Tous les commentaires de révision dans la FactBox Commentaires de Révision