Traitement automatisé avec Smart Processing
Date : 03.09.2025 • Temps de lecture : ~7 minutes
Avec la fonction Traitement Automatique, Smart Processing élève vos processus documentaires dans Microsoft Dynamics 365 Business Central à un nouveau niveau. Tous les étapes – de la classification à l'archivage – peuvent être entièrement automatisées en arrière-plan.
Conditions préalables
Avant d'activer l'automatisation, assurez-vous :
- La configuration de base de Smart Processing est terminée.
- Vos flux de travail sont correctement définis et testés.
- L'intégration avec Document Central est active, si un archivage automatique doit avoir lieu.
Remarque
Une configuration complète des services, des flux de travail et des intégrations est nécessaire pour que l'automatisation fonctionne sans problème.
Activer le traitement automatique
- Ouvrez la liste des entrées.
- Sélectionnez l'action Activer le traitement automatique.
- Tous les documents entrants seront automatiquement déplacés dans la file d'attente.
Surveillance dans le centre de rôle
Dans le centre de rôle Document Inbound Administrator, quatre tuiles Smart Processing sont disponibles pour afficher l'état actuel :
| Tuile | Signification |
|---|---|
| En attente | Documents en attente de traitement dans la file d'attente. |
| Traitement | Documents actuellement en cours de traitement automatique. |
| Succès | Documents traités avec succès et éventuellement archivés. |
| Erreur | Documents pour lesquels le traitement automatique a été interrompu. |
Remarque
Dans le Centre Admin de Document Inbound, vous trouverez sous Entrées entrantes l'onglet Documents dans la file d'attente de traitement. Vous pouvez y consulter l'état actuel des documents, ouvrir les documents ainsi que suivre l'intégralité de la journalisation des étapes de traitement.
File d'attente de tâches pour l'automatisation
L'automatisation est contrôlée par une file d'attente de tâches qui est configurée automatiquement lors de l'installation :
- Nom : Document Inbound - Process Document Bot
- Tâche : Traite les documents dans la file d'attente en arrière-plan.
- Intervalles : Peuvent être ajustés de manière flexible à vos besoins.
Meilleure pratique
Choisissez des intervalles adaptés à votre volume de documents. Des intervalles plus courts garantissent des temps de réponse rapides, des intervalles plus longs allègent les ressources système.
Déroulement du processus automatisé
Le déroulement automatisé correspond au flux de travail manuel – mais sans intervention de l'utilisateur :
| Étape | Description |
|---|---|
| Classification | Le document est automatiquement analysé et attribué à une classification appropriée. |
| Capture | Les données pertinentes sont automatiquement extraites du document. |
| Création de brouillon | Un brouillon du document est créé en arrière-plan et rempli avec les données reconnues. |
| Validation | Vérification des données pour leur exhaustivité et leur exactitude ; les remarques critiques sont identifiées. |
| Clôture | Le document est marqué comme traité et – si configuré – automatiquement archivé. |
Gestion des erreurs
Si un document ne peut pas être traité automatiquement :
- Le processus est interrompu.
- Le document reçoit le statut Erreur.
-
Dans le journal, vous trouverez des indications d'erreur détaillées, par exemple :
-
Champs obligatoires manquants
- Modèles de documents non reconnus
- Conflits lors des validations
Remarque
Les documents au statut Erreur doivent être vérifiés et corrigés manuellement avant de pouvoir être traités à nouveau.
Suivi et contrôle
Tous les étapes automatisées sont enregistrées.
- Sous Succès, vous voyez tous les documents traités avec succès.
- Sous Erreur, vous trouvez les documents défectueux avec des indications pour le suivi.
Avantages de l'automatisation
- Gain de temps : Réduction des étapes de travail manuelles
- Fiabilité : Processus standardisés et répétables
- Transparence : Journaux complets pour le suivi et les audits
- Flexibilité : Intervalles et flux de travail personnalisables