Document Matching
État : 03.09.2025 • Temps de lecture : ~8 minutes
Lorsque la fonction Document Matching est activée dans Smart Processing, vous devez ou pouvez effectuer un accord des données saisies.
Dans ce guide, vous apprendrez étape par étape comment vérifier le statut de l'accord, passer à la page de correspondance, y travailler et résoudre des problèmes typiques. Vous recevrez également des conseils utiles sur la manière de rendre le processus de correspondance efficace.
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Démarrer dans la fenêtre de brouillon
Lorsque vous exécutez l'action Process Document dans la liste d'entrée, la fenêtre de brouillon s'ouvre. Si la correspondance est active, un champ de statut s'affiche en haut. Vous y verrez le statut de correspondance actuel, qui peut déjà être prérempli en fonction de vos paramètres.
Messages de statut et signification
| Statut | Signification | Prochaines étapes |
|---|---|---|
| Fully matched | Toutes les lignes pertinentes sont correctement attribuées. | Poursuivre le traitement du document, par exemple, démarrer Complete Processing. |
| Partially matched | Certaines lignes sont attribuées, d'autres doivent être vérifiées. | Ouvrir la page de correspondance et accorder les lignes ouvertes. |
| Invalid match | Il y a des attributions erronées ou contradictoires. | Vérifier les attributions, corriger les erreurs ou annuler la correspondance. |
| Not matched | Aucune attribution n'est encore présente. | Ouvrir la page de correspondance et commencer l'accord. |
Remarque sur le marquage par couleur :
- Vert = tout est correct
- Jaune = partiellement apparié, des attributions manquent
- Rouge = erreur ou correspondance obligatoire non remplie
Si dans votre modèle Matching Mandatory est activé, Not matched est marqué comme critique (rouge) et le processus Complete Processing est bloqué. Un message vous en informe.
Passer à la page de correspondance :
- Cliquez directement sur le champ de statut dans la fenêtre de brouillon, ou
- sélectionnez l'action Match Document.
Vue d'ensemble de la page de correspondance
La page de correspondance est divisée en trois sections principales :
- Incoming Lines (en haut) : Toutes les lignes saisies à partir du document.
- Matching Setups (au milieu) : Vos règles préconfigurées par processus ou type de document.
- Panneau de détails (à droite) : Informations supplémentaires sur la ligne actuellement sélectionnée, telles que le statut, les valeurs reconnues ou les écarts.
Autres zones utiles :
- Matching To Do : Vue d'ensemble de toutes les attributions encore ouvertes. Les correspondances obligatoires sont marquées d'un astérisque.
- Matched Lines : Lignes déjà appariées en comparaison directe. Vous pouvez ainsi reconnaître immédiatement les écarts.
Travailler avec la page de correspondance
Actions globales
- Match automatically : Démarre l'accord automatique selon vos règles enregistrées.
- Reset matching : Annule toutes les attributions – utile si des règles ont été modifiées et que vous souhaitez recommencer.
- Edit Template : Ouvre le modèle de processus pour ajuster les filtres, les champs ou les règles de correspondance.
Correspondance manuelle
- Filter to this document : Si aucun en-tête de document clair n'est reconnu, sélectionnez manuellement l'en-tête approprié.
Astuce : Utilisez des filtres uniques comme les numéros de document ou les références pour éviter la sélection manuelle.
-
Match with Incoming Line : Lien manuel d'une ligne d'entrée marquée avec une ligne cible.
-
Revoke match : Annule une attribution existante, par exemple en cas de non-correspondance ou après des modifications de règles.
Processus recommandé
Ouvrez la fenêtre de brouillon et vérifiez le statut de correspondance actuel. Si le statut est Fully matched, vous pouvez directement continuer avec Complete Processing. En cas de Partially matched, Invalid match ou Not matched, passez à la page de correspondance, démarrez l'accord automatique si nécessaire et traitez les tâches ouvertes. À la fin, vérifiez la section Matched Lines pour détecter des incohérences et poursuivez le processus dans la fenêtre de brouillon.
Problèmes fréquents et solutions
Complete Processing bloqué
- Cause : La correspondance est obligatoire, mais non terminée.
- Solution : Terminez toutes les attributions ouvertes, annulez les correspondances invalides, réinitialisez éventuellement la correspondance et vérifiez les règles.
Aucun document cible clair
- À court terme : Sélectionnez manuellement via Filter to this document.
- À long terme : Optimisez les filtres dans les configurations, par exemple par numéro de document ou référence externe.
Attributions invalides ou peu plausibles
- Annulez les correspondances existantes avec Revoke match.
- Vérifiez les règles concernant les formats, la casse ou les zéros non significatifs.
- Si nécessaire : exécutez Reset matching et redémarrez l'accord automatique.
Aucune ou trop peu de correspondances
- Vérifiez si tous les champs obligatoires dans le document ont été correctement saisis.
- Ajustez les règles de correspondance et les filtres.
- Utilisez des critères uniques comme les numéros de document.
- N'utilisez le paramètre Allow Null Value que de manière ciblée.
Conseils & Meilleures pratiques
- Utilisez des clés uniques : Les numéros de document, les références externes ou les ID de partenaires ont la priorité.
- Correspondance automatique des lignes : Nous vous recommandons de configurer la correspondance automatique, car cela permet d'effectuer la correspondance en même temps que la création du brouillon et de la consulter.
- Respectez l'ordre des règles : Appliquez toujours des critères précis avant des règles floues.
- Optimisez de manière itérative : Ajustez continuellement les règles en fonction des expériences des correspondances précédentes.