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Configuration de Smart Processing

Date : 03.09.2025 • Temps de lecture : ~5 minutes

La Configuration de Smart Processing est le point de départ central pour mettre en place Smart Processing de manière complète. De là, vous accédez à toutes les pages de configuration pertinentes et définissez les Smart Process Workflows, qui constituent le cœur du système.

Chaque workflow est associé à une classification unique et exécute des processus configurables individuellement sur la base de cette classification. Cet article décrit les principes fondamentaux et les configurations de base. Les configurations détaillées, telles que Classification, Configurations de Capture ou Intégrations de Services, sont expliquées dans des articles séparés.

Remarque

Parcourez cette documentation étape par étape. De nombreuses options s'appuient les unes sur les autres et seront approfondies dans les articles suivants.

Objectifs de la Configuration de Smart Processing

La configuration offre des fonctions centrales pour établir rapidement et efficacement des workflows et des processus :

  • Créer et gérer des workflows
  • Définir les formats d'entrée (E-mail, fichiers standards, XML)
  • Configurer les flux de processus, y compris les modèles de processus et les configurations de capture

Créer un Smart Process Workflow

Un Smart Process Workflow définit comment les documents entrants sont analysés, traités et transférés dans Business Central.

Conditions préalables

Lors de la création, vous rencontrerez à plusieurs reprises de nouvelles sections de configuration. Celles-ci font partie des workflows et définissent leur structure. Dans le processus de création, vous aurez la possibilité de créer les configurations associées. Vous serez guidé étape par étape par l'assistant de configuration (Wizard) dans l'application. Toutes les informations importantes concernant les configurations respectives se trouvent dans la section Configuration de Smart Processing.

Cependant, si vous souhaitez utiliser un chemin de classification spécifique, il est conseillé de vous familiariser d'abord avec celui-ci et de configurer le classificateur avant de commencer à créer le workflow.

Guide étape par étape

  1. Ouvrez Configuration de Smart Processing, que vous trouverez via la recherche dans Business Central ou dans le Document Inbound Admin Rollencenter sous le point Établissements.
  2. Cliquez sur Créer pour créer un nouveau workflow.
  3. Indiquez la classification, par exemple facture, note de crédit ou commande. Selon les paramètres, vous trouverez dans le champ une option de recherche pour choisir des classifications à partir d'une configuration.
  4. Sélectionnez le Type de Fichier Workflow approprié (E-mail, Standard ou XML).
  5. Définissez les étapes du workflow, telles que classification → Capture → Validation → Création de document.
  6. Enregistrez le workflow et testez-le avec des fichiers d'exemple représentatifs.

Formats de Workflow pris en charge

Smart Processing prend en charge une variété de formats que vous pouvez intégrer de manière flexible dans vos processus.

Type de Fichier Workflow Formats pris en charge
Standard pdf, docx, xlsx, pptx, html, jpeg, jpg, png, bmp, tiff, heif
Email msg, eml
XML (XRechnung & ZUGFeRD) xml

Workflows d'exemple prédéfinis

Pour un démarrage rapide, Smart Processing propose des workflows préconfigurés en allemand et en anglais. Ces exemples peuvent être importés et adaptés individuellement pour rendre les processus standards immédiatement utilisables. Vous pouvez les importer sous l'action "Importer" ou également les exporter sous l'action "Exporter".

Type de Fichier Workflow Nom Description
Email Commande d'achat Classifie les commandes entrantes et crée automatiquement un bon de commande. Convient aux formats d'e-mail tels que MSG ou EML.
Email Facture de vente Classifie les factures de vente entrantes et génère automatiquement des factures d'achat. Convient aux formats d'e-mail tels que MSG ou EML.
Standard Commande d'achat Classifie les commandes entrantes à partir de fichiers PDF ou d'images et crée des bons de commande à partir de celles-ci.
Standard Facture de vente Classifie les factures de vente entrantes à partir de fichiers PDF ou d'images et crée des factures d'achat à partir de celles-ci.
XML Facture Classifie les factures XML au format ZUGFeRD ou XRechnung et crée une facture d'achat structurée à partir de celles-ci.

Meilleure pratique

Commencez par un workflow prédéfini. Ensuite, ajustez les champs, les règles de vérification et les processus suivants en fonction de vos besoins individuels, si nécessaire.

Recommandations pour la configuration

  • Définition claire par workflow Définissez un objectif unique par classification, par exemple « Facture de vente → Créer une facture d'achat ».

  • Effectuer des tests précoces Testez les workflows tôt avec de vrais fichiers d'exemple, idéalement dans différents formats, langues et mises en page.

  • Configurations réutilisables Gérez les classificateurs et les définitions de capture de manière centralisée pour garantir des processus cohérents.

  • Automatisation progressive Commencez par une validation manuelle et passez à une automatisation complète uniquement après des tests réussis.

Prochaines étapes