Documentation technique

Documentation technique – Archivage de documents conforme dans Document Central

Une documentation technique garantit que les documents sont stockés et gérés de manière conforme dans Document Central. Cela signifie : les documents sont traçables, immuables et sont conservés conformément aux exigences légales.

La base de cela repose sur ce que l'on appelle des étiquettes de conservation. Celles-ci sont créées dans le Microsoft Purview Compliance Center, synchronisées avec SharePoint Online et ensuite utilisées dans Document Central. Les étiquettes de conservation pour ABS sont créées directement dans Document Central.

Info

Une étiquette de conservation définit :

• qu'un document ne peut pas être supprimé,
• et combien de temps il doit être conservé.

L'attribution des étiquettes se fait automatiquement ou manuellement selon la configuration. Un modèle de priorité est utilisé, qui prend en compte si une étiquette a été définie sur des métadonnées, des types de contenu ou des bibliothèques de documents.

Par modèle de priorité, on entend dans Document Central l'ordre dans lequel les étiquettes de conservation sont appliquées lorsque plusieurs configurations pourraient s'appliquer simultanément. Le modèle détermine quel niveau de configuration a la priorité, par exemple, si un document pourrait recevoir une étiquette à la fois via des métadonnées et via un type de contenu ou une bibliothèque de documents. De plus, des contrôles d'accès garantissent que seules les groupes d'utilisateurs autorisés peuvent voir, modifier ou supprimer des documents ou modifier des étiquettes de conservation. Cela garantit que toutes les opérations sont conformes aux exigences de conformité et que l'intégrité de l'archivage des documents est préservée.

Pour créer un rapport de documentation technique, suivez ces étapes :

1. Démarrez dans le centre de rôles de Document Central.
2. Cliquez sur Conformité dans le volet de navigation.
3. Sélectionnez l'option de menu documentation technique.
4. Choisissez l'une des actions suivantes :
   • Envoyer à...
   • Imprimer
   • Aperçu
5. Si vous sélectionnez Envoyer à..., une boîte de dialogue s'ouvre pour choisir le format souhaité (par exemple, PDF, Word).
6. Sélectionnez le format souhaité et cliquez sur OK.
7. Le document sera créé dans le format choisi et téléchargé automatiquement.