Configuration du contrôle d'accès

Le contrôle d'accès permet de restreindre certaines parties de Document Central à un groupe défini. Il peut être configuré dans différentes zones et pour différentes fonctions, en utilisant les groupes définis dans Document Central. Cela permet, par exemple, de restreindre l'accès à certaines bibliothèques de documents ou d'empêcher l'utilisation de types de contenu spécifiques.

Le contrôle d'accès pour les documents est structuré selon les quatre niveaux suivants :

Bibliothèque de documents : contrôle l'accès à une bibliothèque entière.
Types de contenu : restreint l'utilisation et l'accès à des types de contenu spécifiques.
Types de contenu dans une bibliothèque : restreint l'utilisation et l'accès à des types de contenu spécifiques dans une bibliothèque donnée.
Métadonnées : définit les autorisations d'accès pour des métadonnées individuelles.

Important

Veuillez noter que vous devez avoir créé la bibliothèque de documents, les types de contenu, les métadonnées et les groupes d'utilisateurs selon le niveau de contrôle d'accès souhaité avant de poursuivre.

Activation du contrôle d'accès

Accédez au rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Conformité dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration de la conformité.
Activez la case à cocher Activer le contrôle d'accès.
Le contrôle d'accès est maintenant activé.

Configuration du contrôle d'accès pour une bibliothèque de documents

Accédez au rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de menu et exécutez l'action Bibliothèques de documents.
Cliquez sur le Code de la bibliothèque à configurer.
Exécutez l'action Contrôles d'accès dans la barre de menu.
Spécifiez le code du groupe dans le champ Code du groupe d'utilisateurs.
Définissez les autorisations dans les champs Lecture, Écriture et Suppression.
Le contrôle d'accès est maintenant activé pour le groupe défini.

Explication

Lecture : détermine si les utilisateurs peuvent voir les documents archivés dans la bibliothèque. Écriture : détermine si les utilisateurs peuvent archiver des documents dans la bibliothèque. Suppression : détermine si les utilisateurs peuvent supprimer des documents archivés. Modifier le label de rétention : détermine si les utilisateurs peuvent modifier le label de rétention des documents.

Pour les documents affichés via une relation ou une recherche supplémentaire, les contrôles d'accès de la bibliothèque d'origine s'appliquent.

Configuration du contrôle d'accès pour les types de contenu

Accédez au rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de menu et exécutez l'action Types de contenu.
Cliquez sur le Nom du type de contenu à configurer.
Exécutez l'action Contrôles d'accès dans la barre de menu.
Spécifiez le code du groupe dans le champ Code du groupe d'utilisateurs.
Définissez les autorisations dans les champs Lecture, Écriture et Suppression.
Le contrôle d'accès est maintenant activé pour le groupe défini.

Important

Le contrôle d'accès au niveau du type de contenu remplace celui défini au niveau de la bibliothèque.

Configuration du contrôle d'accès pour un type de contenu dans une bibliothèque spécifique

Accédez au rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de menu et exécutez l'action Bibliothèques de documents.
Cliquez sur le Code de la bibliothèque à configurer.
Accédez à la section Types de contenu.
Sélectionnez le type de contenu et exécutez l'action Contrôles d'accès.
Spécifiez le code du groupe dans le champ Code du groupe d'utilisateurs.
Définissez les autorisations dans les champs Lecture, Écriture et Suppression.
Le contrôle d'accès est maintenant activé pour le groupe défini.

Important

Le contrôle d'accès au niveau du type de contenu dans une bibliothèque remplace celui défini au niveau de la bibliothèque et du type de contenu général.

Explication

Lecture : détermine si les utilisateurs peuvent voir les documents archivés avec ce type de contenu. Écriture : détermine si les utilisateurs peuvent archiver des documents avec ce type de contenu. Suppression : détermine si les utilisateurs peuvent supprimer des documents archivés avec ce type de contenu. Modifier le label de rétention : détermine si les utilisateurs peuvent modifier le label de rétention des documents archivés avec ce type de contenu.

Si un utilisateur n'a pas d'accès à une bibliothèque mais dispose d'un contrôle d'accès pour un type de contenu défini dans cette bibliothèque ou de manière générale, il pourra voir, écrire ou supprimer les documents selon les autorisations configurées.

Configuration du contrôle d'accès pour les métadonnées

Pour activer les contrôles d'accès pour une métadonnée, suivez les étapes suivantes :

Accédez au Document Central - Centre d'administration.
Cliquez sur Référentiel dans la barre de ruban et exécutez l'action Gestion des métadonnées.
Exécutez l'action Modifier la liste dans la barre de ruban.
Sélectionnez la métadonnée pour laquelle les contrôles d'accès doivent être activés et exécutez l'action Contrôles d'accès.
Spécifiez le code du groupe dans le champ Code du groupe d'utilisateurs.
Définissez les valeurs de contrôle d'accès pour le groupe dans les champs Lecture et Modification.
Le contrôle d'accès est maintenant activé pour le groupe d'utilisateurs défini.

Explication

Lecture : Le contrôle d'accès en lecture détermine si les utilisateurs peuvent voir la métadonnée. Si un utilisateur n'a pas de contrôle d'accès en lecture pour une métadonnée spécifique, il ne pourra pas voir cette métadonnée lors de l'archivage d'un document, ce qui entraînera une valeur vide pour la métadonnée dans le document.

Modification : Le contrôle d'accès en modification détermine si les utilisateurs peuvent modifier la valeur de la métadonnée. Si un utilisateur n'a pas de contrôle d'accès en modification pour une métadonnée spécifique, il ne pourra pas modifier la valeur de la métadonnée lors de l'archivage d'un document. Cela signifie que si une valeur par défaut est définie pour la métadonnée, l'utilisateur ne pourra pas la modifier.

Si un seul groupe est spécifié dans le contrôle d'accès du groupe, les utilisateurs qui ne font pas partie de ce groupe n'auront pas de contrôle d'accès pour le niveau configuré.