Configuration du contrôle d'accès

Avec le contrôle d'accès, il est possible de restreindre certaines parties de Document Central à un groupe défini. Le contrôle d'accès peut être configuré dans différents domaines et pour différentes fonctions en utilisant les groupes dans Document Central. Cela permet de restreindre l'accès à des zones de documents ou d'empêcher l'utilisation de types de contenu spécifiques, par exemple.

Le contrôle d'accès pour les documents est divisé en quatre niveaux suivants :

Bibliothèque de documents : Contrôlez l'accès à l'ensemble de la bibliothèque de documents au sein de Document Central.
Types de contenu : Restreignez l'utilisation et l'accès à des types de contenu spécifiques.
Types de contenu dans une bibliothèque de documents : Restreignez l'utilisation et l'accès à des types de contenu spécifiques dans une bibliothèque de documents.
Métadonnées : Définissez des autorisations d'accès pour des métadonnées individuelles au sein de Document Central.

Important

Veuillez noter que vous devez avoir terminé la création de la bibliothèque de documents, des types de contenu, des métadonnées et des groupes d'utilisateurs, selon le contrôle d'accès que vous souhaitez définir, pour continuer.

Pour activer le contrôle d'accès, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Conformité dans la barre de menu et exécutez l'action Configuration de la conformité.
Cochez la case Activer le contrôle d'accès.
Le contrôle d'accès est maintenant activé.

Configurer les groupes de contrôle d'accès

Les types de contenu et les bibliothèques de documents peuvent être restreints pour des utilisateurs spécifiques. Pour cela, des groupes doivent être définis à l'avance et des utilisateurs doivent être assignés à ces groupes.

Pour créer des groupes, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle Document Central – Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Utilisateurs.
Exécutez l'action Groupes & Membres dans la barre de menu pour créer un nouveau groupe.
Créez un nouveau groupe en exécutant l'action Créer un groupe d'utilisateurs.
L'assistant de création d'un groupe de contrôle d'accès s'ouvre. Cliquez sur Commencer.
Sélectionnez l'une des options suivantes :

Groupe de sécurité Azure

Le groupe de sécurité Azure est utilisé pour lier les autorisations SharePoint aux autorisations de Document Central.

Groupe Document Central

Le groupe Document Central restreint l'accès uniquement aux documents disponibles dans Document Central. Les autorisations SharePoint ne sont pas prises en compte et doivent être gérées directement dans SharePoint séparément.
Indiquez sur la page suivante comment vous souhaitez nommer le groupe de contrôle d'accès. De plus, vous pouvez définir un code et ajouter une description. Cliquez ensuite sur Suivant.
Ajoutez directement des utilisateurs au nouveau groupe créé si nécessaire. Utilisez le menu déroulant dans la section Membres des groupes de contrôle d'accès.
Cliquez sur Suivant lorsque vous avez ajouté les membres souhaités pour terminer l'assistant à la page suivante.

Info

Vous pouvez également créer un groupe de contrôle d'accès dans la section Conformité sous Groupes de contrôle d'accès, puis suivre l'instruction étape par étape à partir du point 5.

Ajouter des utilisateurs à un groupe

Les utilisateurs peuvent être ajoutés à des groupes existants.

Pour ajouter des utilisateurs à un groupe, suivez ces étapes :

Naviguez vers le centre de rôle Document Central – Administrateur.
Cliquez sur Conformité dans la barre de menu et exécutez l'action Groupes de contrôle d'accès.
Sélectionnez le groupe auquel des utilisateurs doivent être ajoutés et cliquez sur Modifier.
Ajoutez des utilisateurs à la liste dans la section Membres.
Les utilisateurs sont maintenant membres du groupe.

Configuration du contrôle d'accès pour une bibliothèque de documents

Pour activer le contrôle d'accès pour les bibliothèques de documents, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Dépôt dans la barre de menu et exécutez l'action Bibliothèques de documents.
Cliquez sur le code de la bibliothèque de documents Code qui doit être configuré avec le contrôle d'accès.
Exécutez l'action Contrôles d'accès dans la barre de menu.
Entrez le code de groupe dans le champ Code de groupe d'utilisateurs.
Définissez les valeurs pour le contrôle d'accès du groupe dans les champs Lire, Écrire et Supprimer.
Le contrôle d'accès est maintenant activé pour le groupe d'utilisateurs défini.

Explication

Lire : L'autorisation de lecture détermine si les utilisateurs peuvent voir les documents archivés dans la bibliothèque de documents. Si un utilisateur n'a pas d'autorisation de lecture pour une bibliothèque de documents, il ne peut pas utiliser Document Central pour afficher les documents dans cette bibliothèque.
Écrire : L'autorisation d'écriture détermine si les utilisateurs peuvent archiver des documents dans la bibliothèque de documents. Si un utilisateur a une autorisation de lecture mais pas d'autorisation d'écriture pour la bibliothèque de documents, il peut voir les documents archivés dans la bibliothèque de documents, mais ne peut pas ajouter de nouveaux documents.
Supprimer : L'autorisation de suppression détermine si les utilisateurs peuvent supprimer les documents archivés dans la bibliothèque de documents. Si un utilisateur n'a pas d'autorisation de suppression pour une bibliothèque de documents, il ne peut pas supprimer les documents archivés dans cette bibliothèque.
Modifier l'étiquette de conservation : L'autorisation de modifier l'étiquette de conservation détermine si les utilisateurs peuvent modifier l'étiquette de conservation pour les documents archivés dans la bibliothèque de documents. Si un utilisateur n'a pas d'autorisation pour modifier l'étiquette de conservation pour une bibliothèque de documents, il ne peut pas modifier l'étiquette de conservation pour aucun document archivé dans cette bibliothèque.

Pour les documents affichés via une relation ou une recherche supplémentaire, les contrôles d'accès du document d'origine s'appliquent. Cela signifie que si un utilisateur a une autorisation de lecture pour une bibliothèque de documents et que le document est affiché via une relation dans une autre bibliothèque de documents sans autorisation de lecture, le document sera tout de même affiché.

Configuration du contrôle d'accès pour les types de contenu

Pour activer le contrôle d'accès pour les types de contenu, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Dépôt dans la barre de menu et exécutez l'action Types de contenu.
Cliquez sur le nom du type de contenu Nom qui doit être configuré avec le contrôle d'accès.
Exécutez l'action Contrôles d'accès dans la barre de menu.
Entrez le code de groupe dans le champ Code de groupe d'utilisateurs.
Définissez les valeurs pour le contrôle d'accès du groupe dans les champs Lire, Écrire et Supprimer.
Le contrôle d'accès est maintenant activé pour le groupe d'utilisateurs défini.

Important

Le contrôle d'accès au niveau des types de contenu remplace le contrôle d'accès défini au niveau de la bibliothèque de documents.

Configuration du contrôle d'accès pour les types de contenu dans une bibliothèque de documents spécifique

Pour activer les contrôles d'accès pour un type de contenu dans une bibliothèque de documents spécifique, suivez ces étapes :

Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
Cliquez sur Dépôt dans la barre de menu et exécutez l'action Bibliothèques de documents.
Cliquez sur le code de la bibliothèque de documents Code qui doit être configuré avec le contrôle d'accès.
Naviguez vers la section Types de contenu.
Sélectionnez le type de contenu pour lequel les contrôles d'accès doivent être activés et exécutez l'action Contrôles d'accès.
Entrez le code de groupe dans le champ Code de groupe d'utilisateurs.
Définissez les valeurs pour le contrôle d'accès du groupe dans les champs Lire, Écrire et Supprimer.
Le contrôle d'accès est maintenant activé pour le groupe d'utilisateurs défini.

Important

Le contrôle d'accès au niveau des types de contenu dans une bibliothèque de documents remplace le contrôle d'accès défini au niveau de la bibliothèque de documents et au niveau des types de contenu.

Explication

Lire : L'autorisation de lecture détermine si les utilisateurs peuvent voir les documents archivés avec le type de contenu. Si un utilisateur n'a pas d'autorisation de lecture pour un type de contenu, il ne peut pas voir les documents archivés avec ce type de contenu.
Écrire : L'autorisation d'écriture détermine si les utilisateurs peuvent archiver des documents avec le type de contenu. Si un utilisateur a une autorisation de lecture mais pas d'autorisation d'écriture pour un type de contenu, il peut voir les documents archivés avec ce type de contenu, mais ne peut pas sélectionner ce type de contenu pour de nouveaux documents qu'il souhaite archiver.
Supprimer : L'autorisation de suppression détermine si les utilisateurs peuvent supprimer des documents archivés avec le type de contenu. Si un utilisateur n'a pas d'autorisation de suppression pour un type de contenu, il ne peut pas supprimer des documents archivés avec ce type de contenu.
Modifier l'étiquette de conservation : L'autorisation de modifier l'étiquette de conservation détermine si les utilisateurs peuvent modifier l'étiquette de conservation pour les documents archivés avec le type de contenu. Si un utilisateur n'a pas d'autorisation pour modifier l'étiquette de conservation pour un type de contenu, il ne peut pas modifier l'étiquette de conservation pour aucun document archivé avec ce type de contenu.

Si un utilisateur n'a pas de contrôles d'accès pour une bibliothèque de documents, mais a des contrôles d'accès pour un type de contenu défini dans la bibliothèque de documents ou de manière générale, il peut afficher, écrire ou supprimer des documents avec ce type de contenu en fonction des contrôles d'accès configurés.