Utilisation des étiquettes de rétention
Important
Veuillez vous assurer que vous avez effectué la configuration nécessaire pour votre référentiel sélectionné avant de continuer. Les ressources nécessaires pour configurer les étiquettes de rétention dans Document Central se trouvent dans la documentation Configuration des étiquettes de rétention.
Comment définir manuellement les étiquettes de rétention
Si les étiquettes de rétention ont été correctement configurées via le Paramétrage des étiquettes de rétention, toutes les étiquettes seront automatiquement attribuées aux documents appropriés, garantissant la conformité nécessaire pour le document.
Cependant, l'administrateur peut définir dans Configuration manuelle des étiquettes de rétention si les utilisateurs sont autorisés à modifier manuellement l'étiquette de rétention lors du stockage du document.
Les étapes suivantes doivent être complétées pour définir manuellement une étiquette de rétention pour un document lors de l'enregistrement via le FactBox Document Central :
- Commencez dans le Document Central - Dropzone FactBox.
- Glissez-déposez un document ou enregistrez-le dans le Document Central - Dropzone.
- Après l'ouverture de la page Document Central - Définition du document, une nouvelle section appelée Document Central - Informations supplémentaires apparaît en bas de la page.
- Selon la configuration, vous pouvez soit voir une seule étiquette de rétention, soit sélectionner une étiquette de rétention et téléverser le fichier.
Remarque
Les administrateurs de Document Central ont également la possibilité de définir une étiquette de rétention pour un document après le stockage initial. Pour ce faire, utilisez la nouvelle action Définir l'étiquette de rétention dans le Datagrid de Document Central. Exécutez cette action pour définir une étiquette de rétention pour un document sélectionné.
Comment définir les étiquettes de rétention rétroactivement
Si vous avez déjà utilisé Document Central sans la fonctionnalité d'étiquette de rétention, vous pouvez souhaiter étiqueter rétroactivement les documents existants de Document Central. Dans ce cas, le soi-disant Retention Crawler peut être utilisé. Le Retention Crawler est une file d'attente dédiée qui parcourt les entrées de documents existantes et applique les étiquettes selon la configuration des étiquettes de rétention.
Il existe deux façons d'appliquer des étiquettes de rétention aux documents existants à l'aide du Retention Crawler : la méthode automatique et la méthode manuelle.
Attribuer des étiquettes de conservation aux versions dans Azure Blob Storage
Lorsque vous utilisez un référentiel de type Azure Blob Storage, vous pouvez également attribuer manuellement ou automatiquement des étiquettes de conservation à des versions individuelles de documents.
L'option « Crawl for version » (Recherche de version) est disponible dans la configuration de conformité à cette fin. Lorsque cette option est activée, la file d'attente des tâches Document Central – Retention Crawler recherche également les versions des documents dans Azure Blob Storage et enregistre les étiquettes de conservation qui y sont stockées.
Info
- Chaque version d'un document peut contenir sa propre étiquette de conservation.
- Les étiquettes de conservation sont visibles et compréhensibles pour toutes les versions.
- Les étiquettes de conservation pour les différentes versions peuvent être synchronisées si nécessaire.
Étiquetage automatique
Les étapes suivantes doivent être complétées pour appliquer automatiquement des étiquettes de rétention aux documents déjà stockés à l'aide du Document Central - Retention Crawler. Assurez-vous d'avoir complété la documentation Configuration du Retention Crawler.
- La file d'attente de tâches Document Central Job Queue - Retention Crawler doit s'exécuter automatiquement (Sinon, la file d'attente peut être déclenchée manuellement sur la page Job Queue Entries).
- Après l'exécution du Document Central Job Queue - Retention Crawler, vos documents seront automatiquement déplacés vers la file d'attente de rétention avec une étiquette de rétention donnée selon votre configuration.
Étiquetage manuel
Les étapes suivantes doivent être complétées pour appliquer manuellement des étiquettes de rétention aux documents déjà stockés à l'aide de la fonction de crawler.
- Commencez dans le Document Central - Administrator Role Center.
- Ouvrez la page Document Central - Crawler List via l'action Retention Crawler dans la section Activités des étiquettes de rétention.
- Utilisez l'action Start Crawling pour rechercher les documents pouvant être étiquetés selon leur configuration.
- Sélectionnez les documents auxquels vous souhaitez ajouter l'étiquette de rétention affichée et utilisez l'action Add to Retention Queue pour ajouter les documents à la Retention Queue.
- Après l'ajout des documents à la file d'attente de rétention, le Document Central Job Queue - Set Retention Label doit s'exécuter automatiquement (Sinon, la file d'attente peut être déclenchée manuellement sur la page Job Queue Entries).
Info
En plus de la fonction de crawler, une action dans le Datagrid ou sur la page Document Entries peut être utilisée pour définir manuellement une étiquette de rétention sur un document.
Comment voir quelles étiquettes de rétention ont été attribuées
Info
Pour voir quel document possède une étiquette de rétention, il existe la page Document Entries, où vous pouvez voir dans un tableau si votre document est étiqueté. De plus, dans notre Datagrid Document Central, vous verrez une colonne Étiquette de rétention. Ici, vous pouvez également voir si et quelle étiquette de rétention a été définie.
Comment voir quelles étiquettes de rétention seront attribuées à l'avenir
Pour voir quels documents seront étiquetés à l'avenir, il existe la page Retention Queue, où vous pouvez voir si votre document sera étiqueté. Sur cette page, le processus d'étiquetage est affiché avec un champ de statut. Si une entrée dans la file d'attente de rétention rencontre une erreur pendant le processus d'étiquetage, l'erreur peut être consultée sur la page Document Central - Log. Une entrée dans la file d'attente de rétention est créée de deux manières.
Info
Si un document est étiqueté manuellement, une entrée dans la file d'attente de rétention est uniquement créée si le champ Set Retention After est rempli ou si la date d'étiquetage est définie dans le futur lors du processus de téléversement.
Modifier une étiquette de rétention
Document Central permet, dans certains scénarios, de modifier une étiquette de rétention. Ceci est pris en charge pour les documents déjà étiquetés ainsi que pour les éléments dans la Retention Queue.
Retention Queue
Si une entrée existe dans la Retention Queue pour un document et qu’elle n’est ni annulée ni déjà étiquetée, vous pouvez utiliser l’action Change Retention Label. Cela fonctionne pour les référentiels SharePoint et Azure Blob Storage.
Pour modifier une étiquette de rétention depuis la Retention Queue, procédez comme suit :
- Commencez dans le Document Central - Administrator Role Center.
- Ouvrez la page Document Central - Retention Queue via les tuiles de la file d’attente dans la section Retention Label Activities.
- Utilisez l’action Change Retention Label pour ouvrir la boîte de dialogue.
- Sélectionnez la nouvelle étiquette de rétention à attribuer au document.
- Cliquez sur OK pour appliquer la nouvelle étiquette de rétention.
Info
Vous ne pouvez pas modifier ici la durée de rétention ; seule l’étiquette de rétention appliquée change. La date d’étiquetage via la Retention Queue ne peut pas être modifiée. Les heures de début et de fin affichées dans la boîte de dialogue de sélection reflètent la durée réelle de l’étiquetage et ne peuvent pas être modifiées.
Entrée de document
Si une entrée de document est déjà étiquetée, vous pouvez également modifier son étiquette de rétention. Ceci n’est possible qu’avec un référentiel SharePoint, et l’entrée ne doit pas être marquée comme enregistrement réglementaire.
Pour modifier une étiquette de rétention sur une entrée de document, procédez comme suit :
- Commencez dans le Document Central - Administrator Role Center.
- Ouvrez la page Document Central - Document Entries via la section Repository dans Actions.
- Sélectionnez une entrée de document et utilisez l’action Change Retention Label.
- Sélectionnez la nouvelle étiquette de rétention à attribuer au document.
- Cliquez sur OK pour appliquer la nouvelle étiquette de rétention.
Info
La date de début de l’étiquette de rétention ne peut pas être configurée ici et toute durée « Set Retention Label After » configurée sur l’étiquette est ignorée. L’étiquetage démarre immédiatement lorsque vous appliquez la modification.