Travailler avec les étiquettes de conservation
Important
Veuillez noter que vous devez avoir terminé la configuration nécessaire pour votre dépôt sélectionné afin de continuer. Les ressources nécessaires pour la configuration des étiquettes de conservation dans Document Central se trouvent dans la documentation Configuration des étiquettes de conservation.
Comment définir manuellement une étiquette de conservation
Lorsque l'étiquette de conservation a été correctement configurée via la Configuration des étiquettes de conservation, toutes les étiquettes sont automatiquement attribuées aux bons documents, garantissant ainsi la conformité nécessaire pour le document.
Cependant, il peut être défini par l'administrateur dans la configuration manuelle des étiquettes de conservation si les utilisateurs peuvent modifier l'étiquette de conservation manuellement lors de l'enregistrement des documents.
Les étapes suivantes doivent être complétées pour définir manuellement une étiquette de conservation pour un document lors de l'enregistrement via la factbox Document Central :
- Démarrez dans une zone de factbox dans Document Central.
- Faites glisser un document par glisser-déposer ou enregistrez-le dans la zone de dépôt Document Central.
- Après l'ouverture de la page Document Central - Définition du document, une nouvelle section appelée Document Central - Informations supplémentaires apparaîtra en bas de la page.
- Selon la configuration, vous pouvez ici soit voir une étiquette de conservation sans pouvoir la modifier, soit modifier ou sélectionner une étiquette de conservation et télécharger le fichier.
Remarque
Les administrateurs de Document Central ont également la possibilité de définir une étiquette de conservation pour un document après l'enregistrement initial. Pour cela, vous trouverez la nouvelle action Définir l'étiquette de conservation dans le datagrid de Document Central. Exécutez cette action pour définir une étiquette de conservation pour un document sélectionné.
Comment définir une étiquette de conservation ultérieurement
Si vous avez déjà utilisé Document Central sans la fonction d'étiquette de conservation, vous souhaiterez peut-être étiqueter les documents existants de Document Central ultérieurement. Dans ce cas, le soi-disant Retention Crawler peut être utilisé. Le Retention Crawler est une file d'attente distincte qui parcourt les entrées de documents existantes et applique les étiquettes selon la configuration de l'étiquette de conservation.
Il existe deux façons d'appliquer l'étiquette de conservation avec le Retention Crawler sur les documents existants. La méthode automatique et la méthode manuelle.
Application automatique des étiquettes de conservation
Les étapes suivantes doivent être complétées pour appliquer automatiquement une étiquette de conservation sur des documents déjà enregistrés en utilisant le Retention Crawler de Document Central. Assurez-vous d'avoir terminé la documentation Configuration du Retention Crawler.
- La file d'attente des tâches Document Central Job Queue - Retention Crawler doit être parcourue automatiquement (Si ce n'est pas le cas, la file d'attente des tâches Document Central Job Queue - Retention Crawler peut être déclenchée manuellement sur la page Éléments de la file d'attente des tâches).
- Après que la Document Central Job Queue - Retention Crawler a été parcourue, vos documents seront automatiquement déplacés dans la file d'attente de conservation avec une étiquette de conservation donnée basée sur votre configuration.
Application manuelle des étiquettes de conservation par le Retention Crawler
Les étapes suivantes doivent être complétées pour appliquer manuellement une étiquette de conservation sur des documents déjà enregistrés.
- Démarrez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
- Ouvrez la page Document Central - Liste des Crawlers via l'action Retention Crawler dans la section Activités d'étiquettes de conservation.
- Utilisez l'action Démarrer le crawling pour rechercher des documents qui peuvent être étiquetés selon leur configuration.
- Sélectionnez les documents auxquels vous souhaitez ajouter l'étiquette de conservation affichée, puis utilisez l'action Ajouter à la file d'attente de conservation pour ajouter les documents à la file d'attente de conservation.
- Après que les documents ont été ajoutés à la file d'attente de conservation, la Document Central Job Queue - Set Retention Label doit être parcourue automatiquement (Si ce n'est pas le cas, la file d'attente des tâches peut être déclenchée manuellement sur la page Éléments de la file d'attente des tâches). En plus de la fonction de crawling, une action dans le datagrid ou sur la page Entrées de documents peut être utilisée pour définir manuellement une étiquette de conservation sur un document.
Application manuelle des étiquettes de conservation
Si vous avez déposé un document et souhaitez lui attribuer ultérieurement une étiquette de conservation, vous pouvez également le faire manuellement. Dans chaque vue de document, une action Étiquette de conservation a été ajoutée, vous permettant d'attribuer manuellement des étiquettes de conservation.
Important
Vous ne pouvez attribuer des étiquettes de conservation qu'en tant qu'administrateur de conformité. Activez l'option Compliance Administrator dans les paramètres utilisateur ainsi que l'attribution manuelle des étiquettes de conservation dans la configuration de conformité.
Suivez ces étapes pour attribuer manuellement une étiquette de conservation :
- Démarrez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
- Ouvrez une zone avec une factbox Document Central où vous souhaitez attribuer manuellement une étiquette de conservation.
- Sélectionnez le document.
- Dans chaque vue (datagrid, page et vue liste), il y a une action d'étiquette de conservation.
- Vous pouvez :
- Attribuer une étiquette de conservation
- Supprimer une étiquette de conservation
- Modifier une étiquette de conservation (Uniquement si elle est dans la file d'attente de conservation et n'a pas encore été étiquetée)
Important
Ces actions ne peuvent être effectuées que si vous êtes administrateur de conformité. Activez l'option Compliance Administrator dans les paramètres utilisateur ainsi que l'attribution manuelle des étiquettes de conservation dans la configuration de conformité.
Important
- Azure Blob Storage : les actions manuelles sur les étiquettes de conservation nécessitent que l’utilisateur soit configuré en tant qu’Administrateur de conformité dans Document Central.
- SharePoint : les actions manuelles sur les étiquettes de conservation dans Document Central nécessitent également un Administrateur de conformité. En plus, l’utilisateur doit disposer de droits suffisants dans SharePoint (généralement être membre du groupe SharePoint correspondant). Pour les documents marqués comme Records, l’utilisateur doit également être Site Collection Administrator.
Toggle Record Lock (SharePoint Records)
Si un document dans SharePoint est marqué comme Record par une étiquette de conservation, Document Central peut afficher les informations du record et (pour les utilisateurs autorisés) permettre de basculer le statut de verrouillage.
Important
- Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les référentiels SharePoint.
- L’action ne peut être utilisée que pour un seul document sélectionné.
- Même si un record est déverrouillé dans SharePoint, Document Central empêche toujours les modifications dans Business Central.
Pour basculer le verrouillage du record, procédez comme suit :
- Ouvrez la page Document Central - Document Entries (ou le Datagrid).
- Sélectionnez exactement un document qui est Marked as Record.
- Choisissez l’action Toggle Record Lock.
- Le Record Lock Status est mis à jour après une requête réussie.
Info
L’action est disponible uniquement pour les utilisateurs configurés comme Administrateur de conformité dans Document Central et disposant de droits suffisants dans SharePoint (en tant que Site Collection Administrator).
Étiqueter les versions dans Azure Blob Storage
Lors de l'utilisation d'un dépôt de type Azure Blob Storage, il est également possible d'étiqueter manuellement ou automatiquement des versions individuelles de documents avec une étiquette de conservation.
À cet effet, l'option "Search by Versions" est disponible dans les paramètres de conformité. Lorsque cette option est activée, la Document Central Job Queue - Retention Crawler parcourt également les versions des documents dans Azure Blob Storage et capture les étiquettes de conservation qui y sont stockées.
Info
- Chaque version d'un document peut contenir sa propre étiquette de conservation.
- Les étiquettes de conservation sont visibles et traçables pour toutes les versions.
- Les étiquettes de conservation pour les différentes versions peuvent éventuellement être synchronisées.
Comment voir quelle étiquette de conservation a été attribuée
Info
Pour voir quel document contient une étiquette de conservation, il existe la page des entrées de documents, où vous pouvez voir dans un tableau si votre document est étiqueté. Dans notre datagrid Document Central, vous verrez également une colonne d'étiquette de conservation. Ici, vous pouvez également voir si et quelle étiquette de conservation a été définie.
Comment voir quelle étiquette de conservation sera attribuée à l'avenir
Pour voir quels documents seront étiquetés à l'avenir, il existe la page File d'attente de conservation, où vous pouvez voir si votre document sera étiqueté. Sur cette page, le processus d'étiquetage est affiché avec un champ d'état. Si une entrée dans la file d'attente de conservation rencontre une erreur pendant le processus d'étiquetage, l'erreur peut être consultée sur la page Document Central - Journal. Une entrée dans la file d'attente de conservation est créée de deux manières.
Info
Lorsqu'un document est étiqueté manuellement, une entrée dans la file d'attente de conservation n'est créée que si le champ Définir la conservation après est rempli ou si la date d'étiquetage est définie dans le futur pendant le processus de téléchargement.
Changer une étiquette de conservation
Document Central permet dans certains scénarios de changer une étiquette de conservation. Cela est pris en charge à la fois pour les documents déjà étiquetés et pour les entrées dans la file d'attente de conservation.
Important
Azure Blob Storage : vous pouvez modifier les étiquettes de conservation uniquement en tant qu’Administrateur de conformité.
SharePoint : la modification ou la suppression d’étiquettes de conservation nécessite en plus des droits suffisants dans SharePoint. L’utilisateur doit être membre du groupe SharePoint correspondant (ou disposer de droits équivalents). Pour les documents marqués comme Records, l’utilisateur doit également être Site Collection Administrator.
Activez l'option Compliance Administrator dans les paramètres utilisateur ainsi que l'attribution manuelle des étiquettes de conservation dans la configuration de conformité.
File d'attente de conservation
Si une entrée dans la file d'attente de conservation pour un document est présente et n'a pas été annulée ni déjà étiquetée, vous pouvez utiliser l'action Changer l'étiquette de conservation. Cela fonctionne à la fois pour les dépôts SharePoint et Azure Blob Storage.
Les étapes suivantes sont nécessaires pour changer une étiquette de conservation dans la file d'attente de conservation :
- Démarrez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
- Ouvrez la page Document Central - File d'attente de conservation via les tuiles de la file d'attente de conservation dans la section Activités d'étiquettes de conservation.
- Utilisez l'action Changer l'étiquette de conservation pour ouvrir la boîte de dialogue.
- Sélectionnez la nouvelle étiquette de conservation à attribuer au document.
- Cliquez sur OK pour appliquer la nouvelle étiquette de conservation.
Info
Ici, seule l'étiquette de conservation appliquée peut être changée, la durée de conservation n'est pas modifiable. La date d'étiquetage via la file d'attente de conservation ne peut pas être changée. Les heures de début et de fin affichées dans la boîte de dialogue de sélection reflètent la durée réelle d'étiquetage et ne peuvent pas être ajustées.
Entrée de document
Si une entrée de document est déjà étiquetée, vous pouvez également changer son étiquette de conservation. Cela n'est possible qu'avec un dépôt SharePoint et l'entrée ne doit pas être marquée comme un enregistrement réglementaire.
Les étapes suivantes sont nécessaires pour changer une étiquette de conservation sur une entrée de document :
- Démarrez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
- Ouvrez la page Document Central - Entrées de documents via la section Dépôt dans les actions.
- Sélectionnez une entrée de document et utilisez l'action Changer l'étiquette de conservation.
- Sélectionnez la nouvelle étiquette de conservation à attribuer au document.
- Cliquez sur OK pour appliquer la nouvelle étiquette de conservation.
Info
La date de début de l'étiquette de conservation ne peut pas être configurée ici, et une éventuelle durée "Définir l'étiquette de conservation après" configurée sur l'étiquette sera ignorée. L'étiquetage commence immédiatement dès que vous appliquez le changement.