Configuration des enregistrements réglementaires dans Azure

Regulatory Records est une fonctionnalité de la gestion des enregistrements Microsoft Purview utilisée pour stocker les révisions de documents de manière sécurisée en empêchant les utilisateurs de supprimer une étiquette d’un document SharePoint ou Azure. Pour activer la fonctionnalité Regulatory Records, vous devez exécuter un script PowerShell fourni par l’assistant. Téléchargez le script et exécutez-le depuis votre client Windows. Si vous ne savez pas comment exécuter un script, suivez les étapes suivantes :

Attention

Cette partie est uniquement destinée aux utilisateurs Windows.

Modifier la stratégie d’exécution

Si le script PowerShell ne peut pas être exécuté, cela peut être dû au fait que la stratégie permettant d’exécuter des scripts PowerShell n’est pas activée. Pour activer cette stratégie, suivez la première étape :

1. Démarrez PowerShell en tant qu’administrateur.
2. Tapez Get-ExecutionPolicy et enregistrez votre stratégie d’exécution.
3. Tapez Set-ExecutionPolicy RemoteSigned et appuyez sur Entrée.
4. Confirmez la nouvelle stratégie avec les mots-clés ci-dessous.

Info

Pour revenir à votre stratégie d’exécution précédente, répétez l’étape 2 en utilisant la stratégie enregistrée lors de la première étape.

Exécuter le script PowerShell

Pour exécuter le script PowerShell sur Windows, faites un clic droit sur le document et sélectionnez « Exécuter avec PowerShell ». Si ce script sert à activer la fonctionnalité Regulatory Records, entrez votre mot de passe Azure dans la fenêtre d’authentification. Si vous n’utilisez pas l’assistant Regulatory Records dans Document Central sur la page des étiquettes de rétention, le script PowerShell suivant peut également activer la fonctionnalité Regulatory Records.

    Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
    Import-Module ExchangeOnlineManagement
    Connect-IPPSSession -UserPrincipalName "UserEmail"
    Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true
    Disconnect-ExchangeOnline

Important

Remplacez "UserEmail" par votre adresse e-mail d'authentification, puis vous pouvez exécuter le script. Faites cela en insérant la commande dans la console PowerShell. La partie "-Enabled $true" à l'étape 4 peut être remplacée par "-Enabled $false" pour désactiver la fonctionnalité.

Pour activer la fonctionnalité d'étiquette de rétention de type Regulatory Record, suivez ces étapes :

1. Ouvrez Windows PowerShell
2. Connectez-vous à Security & Compliance PowerShell.
3. Utilisez PowerShell pour afficher l'option permettant de marquer le contenu comme un enregistrement réglementaire.

Configuration des étiquettes de rétention SharePoint

Lors de l'utilisation du type de référentiel SharePoint, la fonctionnalité d'étiquette de rétention d'Azure est utilisée pour créer des étiquettes qui marquent les documents comme des enregistrements réglementaires. Ces étiquettes sont ensuite attribuées à SharePoint. Pour créer ces étiquettes, le Centre de conformité Azure et PowerShell sont utilisés.

Important

L'accès au Centre Purview est requis. Celui-ci est inclus avec la licence Microsoft 365 Business Premium ou un plan E3/E5 (à partir du 01.03.2025).

Veuillez toujours vérifier si l'accès au Centre Purview est inclus dans votre plan de licence actuel, car les conditions de licence peuvent changer. Pour plus d'informations, consultez le site officiel de Microsoft.

Création d'une étiquette de rétention

Pour créer une nouvelle étiquette pour SharePoint, suivez ces étapes :

1. Revenez à Business Central
2. Accédez à la page Document Central - Retention Labels.
3. Exécutez l'action Create Retention Labels.
4. Cette action vous redirigera vers Microsoft Purview.
5. Effectuez l'action Create a Label dans la barre de ruban.
6. Suivez les instructions de Microsoft pour créer votre étiquette ou suivez les étapes suivantes.
7. Nommez votre étiquette de rétention. C'est le nom que vos utilisateurs verront dans les applications où elle est publiée (comme Outlook, SharePoint et OneDrive). Veillez donc à choisir un nom qui les aide à comprendre son utilisation (par ex. Stockage de 11 ans).
8. Décrivez l'étiquette pour les utilisateurs et les administrateurs dans les champs respectifs (facultatif). Cliquez sur Suivant.
9. Définissez les descripteurs du plan de fichiers pour l'étiquette. Cela aide à organiser cette étiquette pour votre organisation. Veuillez choisir au minimum un ID de référence ainsi que "Finance" ou "Legal" sous Fonction / département. Comme Catégorie, choisissez "compliance" et comme type d'Autorité, choisissez "Legal". Les autres valeurs sont facultatives. Cliquez sur Suivant.
10. Sous Définir les paramètres de l'étiquette, choisissez "Conserver les éléments indéfiniment ou pendant une période spécifique". Cliquez sur Suivant.
11. Sous Définir la période de rétention, sélectionnez une valeur dans Conserver les éléments pendant.
12. Sous Commencer la période de rétention à partir de, sélectionnez Lorsque les éléments ont été étiquetés. Cliquez sur Suivant.
13. Sous Choisir ce qui se passe pendant la période de rétention, choisissez Marquer l'élément comme enregistrement réglementaire. Cliquez sur Suivant.
14. Sous Choisir ce qui se passe après la période de rétention, choisissez Désactiver les paramètres de rétention. C'est la valeur recommandée, mais si d'autres fonctionnalités SharePoint doivent être utilisées, cela peut être configuré ici. Cliquez sur Suivant.
15. Vérifiez les paramètres sous Révision et fin et cliquez sur Créer une étiquette pour créer l'étiquette.

Plus d'informations

Ensuite, il vous sera demandé si vous souhaitez publier directement les étiquettes. Une publication poussera l'étiquette vers votre application SharePoint afin qu'elle soit utilisable à partir de là. Si vous avez besoin de plus d'étiquettes pour plus de paramètres, sélectionnez Non et répétez les étapes de création d'étiquette. Sinon, vous pouvez continuer avec la publication et poursuivre à l'étape 4 de la section suivante. Pour plus d'informations sur la création d'étiquettes de rétention, veuillez consulter la documentation Microsoft.

Pour publier l'étiquette de rétention, suivez ces étapes : 1. Commencez dans Microsoft Purview depuis Microsoft 365. 2. Sélectionnez une étiquette de rétention et effectuez l'action Publish Retention Label. 3. Suivez les instructions de Microsoft ou suivez les étapes suivantes pour publier votre étiquette de rétention. 4. Choisissez les étiquettes à publier. Cela peut être fait pour toutes les étiquettes à la fois. Cliquez sur Suivant. 5. Sous Portée de la stratégie, conservez Répertoire complet sous Unités administratives. Cliquez sur Suivant. 6. Sous Choisir le type de stratégie de rétention à créer, sélectionnez Statique. Cliquez sur Suivant. 7. Si vous souhaitez que les étiquettes soient uniquement sur SharePoint, sélectionnez Laissez-moi choisir des emplacements spécifiques ainsi que l'emplacement Sites SharePoint classiques et de communication. Sinon, choisissez Tous les emplacements. Inclut le contenu dans les e-mails Exchange, les groupes Office 365, les documents OneDrive et SharePoint.. Cliquez sur Suivant. 8. Nommez votre stratégie et cliquez sur Suivant. 9. Vérifiez votre stratégie sous Fin et cliquez sur Soumettre pour lancer la publication des étiquettes.

Warning

Veuillez noter que la publication peut prendre jusqu'à 7 jours. Pour plus d'informations, veuillez consulter la documentation Microsoft. Après que l'étiquette a été publiée avec succès, vous devez vous rendre sur la page Document Central - Retention Label dans Business Central et effectuer l'action Synchronize Labels pour synchroniser vos étiquettes de rétention créées.

Une fois les étiquettes créées, publiées et disponibles pour SharePoint, vous pouvez les synchroniser avec BC. Vous devez effectuer cette opération afin de pouvoir les configurer dans Document Central. Veuillez suivre les étapes suivantes pour la synchronisation.

Pour synchroniser les étiquettes de rétention avec Document Central, suivez les étapes suivantes :

1. Commencez dans le rôle Document Central - Administrateur.
2. Recherchez la page Document Central - Étiquettes de rétention.
3. Exécutez l'action Synchroniser les étiquettes de rétention dans la barre de ruban.
4. Les étiquettes de rétention sont ajoutées à la liste.

Bien joué !

Après avoir créé et synchronisé avec succès vos étiquettes de rétention, vous êtes prêt à continuer la configuration des étiquettes de rétention dans Document Central.

Configuration des étiquettes de rétention Azure Blob Storage

Si vous utilisez le type de référentiel Azure Blob Storage, la création des étiquettes de rétention se fait directement dans Document Central.

Pour créer une étiquette de rétention directement dans Document Central, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez à la page Document Central - Étiquette de rétention.
2. Exécutez l'action Nouveau pour créer une nouvelle étiquette de rétention.
3. Donnez un nom à votre étiquette de rétention et définissez la durée de rétention.
4. Facultativement, utilisez "Définir la rétention après" pour définir quand l'étiquette doit être appliquée par la file d'attente de tâches Définir l'étiquette de rétention.

Information

Dans Document Central, vous pouvez facilement modifier ou supprimer vos étiquettes ABS créées. Les documents déjà étiquetés ne seront pas modifiés. Cette fonctionnalité vous permet également de sélectionner une étiquette et de modifier la période de rétention directement depuis la page Document Central - Définition du document.

Bien joué !

Après avoir créé avec succès vos étiquettes de rétention, vous êtes prêt à continuer la configuration des étiquettes de rétention dans Document Central.

Configuration des étiquettes de rétention

Pour configurer les étiquettes de rétention, vous devez avoir terminé la création des étiquettes de rétention SharePoint ou ABS, selon le référentiel que vous utilisez, afin de pouvoir continuer.

Pour activer la fonctionnalité d'étiquetage de rétention, suivez les étapes suivantes :

1. Naviguez dans le centre de rôle Document Central - Administrateur.
2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Configuration du module.
3. Activez la case à cocher Activer l'étiquetage de rétention.
4. Les fonctionnalités d'étiquetage sont maintenant activées.

Configuration des utilisateurs pour définir manuellement les étiquettes de rétention

Dans certains cas, il est nécessaire de permettre à vos utilisateurs de visualiser et/ou d'ajuster l'étiquette de rétention lors du stockage manuel d'un document via le FactBox de Document Central. Veuillez noter que, dans la plupart des cas, les utilisateurs ne devraient pas avoir la possibilité de modifier la durée de rétention, ce qui est également notre recommandation.

Pour permettre aux utilisateurs de voir l'étiquette de rétention lors du stockage manuel d'un document via le FactBox de Document Central, suivez les étapes suivantes :

1. Commencez dans le rôle Document Central - Administrateur.
2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Général pour ouvrir la Configuration du module Document Central.
3. Activez l'option Visibilité de l'étiquette de rétention.

Pour permettre aux utilisateurs de modifier les étiquettes de rétention lors du stockage manuel de documents, suivez les étapes suivantes :

1. Commencez dans le rôle Document Central - Administrateur.
2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Général pour ouvrir la Configuration du module Document Central.
3. Activez l'option Étiquette de rétention manuelle.

Pour activer la visibilité des étiquettes de rétention lors du stockage manuel d'une nouvelle version de document, suivez les étapes suivantes :

1. Commencez dans le rôle Document Central - Administrateur.
2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Général pour ouvrir la Configuration du module Document Central.
3. Accédez à l'onglet Configuration de la rétention.
4. Activez l'option Activer la visibilité des versions.

Info

Ceci est actuellement uniquement pris en charge pour les référentiels Azure Blob Storage.

Pour permettre aux utilisateurs de modifier les étiquettes de rétention lors du stockage manuel d'une version de document, suivez les étapes suivantes :

1. Commencez dans le rôle Document Central - Administrateur.
2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Général pour ouvrir la Configuration du module Document Central.
3. Accédez à l'onglet Configuration de la rétention.
4. Activez l'option Activer l'étiquetage manuel de la rétention des versions.

Info

La date de fin de l'étiquette de rétention calculée/définie ne peut pas être antérieure à la date de fin de rétention d'une version précédente.

Configuration du Retention Crawler

Si vous avez déjà utilisé Document Central sans la fonctionnalité d'étiquetage de rétention, vous pourriez vouloir étiqueter les documents existants de Document Central rétroactivement. Dans ce cas, le Retention Crawler peut être utilisé.

Le Retention Crawler est une file d'attente dédiée qui parcourt les entrées de documents existantes, créant des entrées de file d'attente de rétention selon la configuration des étiquettes de rétention.

Utilisation des étiquettes de rétention

Important

Veuillez vous assurer que vous avez terminé la configuration nécessaire pour votre référentiel sélectionné avant de continuer. Les ressources nécessaires pour configurer les étiquettes de rétention dans Document Central se trouvent dans la documentation Configuration des étiquettes de rétention.

Comment définir manuellement des étiquettes de rétention

Si les étiquettes de rétention ont été correctement configurées via le Paramétrage des étiquettes de rétention, toutes les étiquettes seront automatiquement attribuées aux documents appropriés, garantissant la conformité nécessaire pour le document.

Cependant, l'administrateur peut définir dans Configuration manuelle des étiquettes de rétention si les utilisateurs sont autorisés à modifier manuellement l'étiquette de rétention lors du stockage du document.

Les étapes suivantes doivent être complétées pour définir manuellement une étiquette de rétention pour un document lors de l'enregistrement via le FactBox Document Central :

1. Commencez dans le FactBox Document Central - Dropzone.
2. Glissez-déposez un document ou enregistrez-le dans le Document Central - Dropzone.
3. Après l'ouverture de la page Document Central - Définition du document, une nouvelle section appelée Document Central - Informations supplémentaires apparaît en bas de la page.
4. Selon la configuration, vous pouvez soit voir une seule étiquette de rétention, soit sélectionner une étiquette de rétention et télécharger le fichier.

Remarque

Les administrateurs de Document Central ont également la possibilité de définir une étiquette de rétention pour un document après le stockage initial. Pour ce faire, utilisez la nouvelle action Définir l'étiquette de rétention dans la grille de données Document Central. Exécutez cette action pour définir une étiquette de rétention pour un document sélectionné.

Comment définir des étiquettes de rétention rétroactivement

Si vous avez déjà utilisé Document Central sans la fonctionnalité d'étiquette de rétention, vous pouvez souhaiter étiqueter rétroactivement les documents existants. Dans ce cas, le Crawler de rétention peut être utilisé. Le Crawler de rétention est une file d'attente dédiée qui parcourt les entrées de documents existantes et applique les étiquettes selon la configuration des étiquettes de rétention.

Il existe deux méthodes pour appliquer des étiquettes de rétention aux documents existants à l'aide du Crawler de rétention : la méthode automatique et la méthode manuelle.

Attribuer des étiquettes de conservation aux versions dans Azure Blob Storage

Lorsque vous utilisez un référentiel de type Azure Blob Storage, vous pouvez également attribuer manuellement ou automatiquement des étiquettes de conservation à des versions individuelles de documents.

L'option « Crawl for version » (Recherche de version) est disponible dans la configuration de conformité à cette fin. Lorsque cette option est activée, la file d'attente des tâches Document Central – Retention Crawler recherche également les versions des documents dans Azure Blob Storage et enregistre les étiquettes de conservation qui y sont stockées.

Info

• Chaque version d'un document peut contenir sa propre étiquette de conservation.
• Les étiquettes de conservation sont visibles et compréhensibles pour toutes les versions.
• Les étiquettes de conservation pour les différentes versions peuvent être synchronisées si nécessaire.

Étiquetage automatique

Les étapes suivantes doivent être complétées pour appliquer automatiquement des étiquettes de rétention aux documents déjà stockés à l'aide du Document Central - Crawler de rétention. Assurez-vous d'avoir terminé la documentation Configuration du Crawler de rétention.

1. La file d'attente de tâches Document Central Job Queue - Retention Crawler doit s'exécuter automatiquement (Sinon, la file d'attente peut être déclenchée manuellement sur la page Entrées de la file d'attente de tâches).
2. Après l'exécution du Document Central Job Queue - Retention Crawler, vos documents seront automatiquement déplacés vers la file d'attente de rétention avec une étiquette de rétention donnée selon votre configuration.

Étiquetage manuel

Les étapes suivantes doivent être complétées pour appliquer manuellement des étiquettes de rétention aux documents déjà stockés à l'aide de la fonction de crawler.

1. Commencez dans le rôle Document Central - Administrateur.
2. Ouvrez la page Document Central - Liste du Crawler via l'action Crawler de rétention dans la section Activités des étiquettes de rétention.
3. Utilisez l'action Démarrer le crawling pour rechercher les documents pouvant être étiquetés selon leur configuration.
4. Sélectionnez les documents auxquels vous souhaitez ajouter l'étiquette de rétention affichée et utilisez l'action Ajouter à la file d'attente de rétention pour les ajouter à la file d'attente de rétention.
5. Après l'ajout des documents à la file d'attente de rétention, la tâche Document Central Job Queue - Set Retention Label doit s'exécuter automatiquement (Sinon, la file d'attente peut être déclenchée manuellement sur la page Entrées de la file d'attente de tâches).

Info

En plus de la fonction de crawling, une action dans la grille de données ou sur la page Entrées de documents peut être utilisée pour définir manuellement une étiquette de rétention sur un document.

Comment voir quelles étiquettes de rétention ont été attribuées

Info

Pour voir quel document possède une étiquette de rétention, il existe la page des entrées de documents, où vous pouvez voir dans un tableau si votre document est étiqueté. Également, dans notre grille de données Document Central, vous verrez une colonne Étiquette de rétention. Ici, vous pouvez également voir si et quelle étiquette de rétention a été définie.

Comment voir quelles étiquettes de rétention seront attribuées à l'avenir

Pour voir quels documents seront étiquetés à l'avenir, il existe la page File d'attente de rétention, où vous pouvez voir si votre document sera étiqueté. Sur cette page, le processus d'étiquetage est affiché avec un champ de statut. Si une entrée dans la file d'attente de rétention rencontre une erreur pendant le processus d'étiquetage, l'erreur peut être consultée sur la page Document Central - Journal. Une entrée dans la file d'attente de rétention est créée de deux manières.

Info

Si un document est étiqueté manuellement, une entrée dans la file d'attente de rétention est créée uniquement si le champ Définir la rétention après est rempli ou si la date d'étiquetage est définie dans le futur lors du processus de téléchargement.

Voir aussi

• Configuration de la conformité