Entrées de file d’attente des libellés de conservation

Origine des entrées de la file d’attente de rétention

Dans Document Central, les entrées de la file d’attente de rétention servent de vue d’ensemble centrale pour tous les documents identifiés dans la logique de rétention et sur le point de recevoir une étiquette de rétention. Ces entrées sont générées par divers processus, automatisés ou déclenchés manuellement. La file d’attente offre une vue transparente des documents actuellement en cours de traitement pour l’attribution d’une étiquette et de leur mode d’entrée dans la file.

Pour chaque entrée, l’origine du document est indiquée — c’est-à-dire la source de la suggestion d’étiquette. Cela peut être, par exemple, le Crawler d’étiquettes de rétention, qui analyse régulièrement tout le contenu stocké selon des critères définis. Alternativement, un document peut entrer dans la file d’attente via un téléchargement manuel, une action de marquage manuelle ou un transfert depuis une archive. Cette information d’origine est cruciale pour comprendre le contexte de l’attribution de l’étiquette et pour réagir spécifiquement à certaines sources ou processus si nécessaire.

La file d’attente de rétention affiche également le statut actuel de chaque entrée, tel que l’attribution de l’étiquette en attente, déjà terminée ou en cours. Cela permet aux administrateurs et aux responsables de la conformité de garder une vue d’ensemble sur l’avancement de l’archivage automatisé et d’intervenir manuellement si besoin.

Dans l’ensemble, la file d’attente de rétention est un outil important pour garantir une gestion documentaire conforme et transparente. Elle aide les entreprises à respecter les exigences légales de conservation tout en gérant efficacement les processus internes.

Crawler d’étiquettes de rétention

Le Crawler d’étiquettes de rétention dans Document Central est un processus automatisé qui analyse les documents déjà stockés afin d’attribuer rétroactivement des étiquettes de rétention. Il fonctionne sur la base de sa propre file d’attente et suit les règles définies dans la configuration des étiquettes de rétention. Le crawler peut être lancé automatiquement via la file d’attente de tâches ou manuellement via l’interface administrateur. Après l’exécution, les documents concernés sont transférés dans la file d’attente de rétention, où ils sont prêts pour un traitement ultérieur.

Téléchargement manuel

Lors du téléchargement manuel de documents dans Document Central, il est possible d’attribuer directement une étiquette de rétention. Ces étiquettes définissent la durée de conservation d’un document et les règles applicables à son archivage. Lorsqu’un document est téléchargé manuellement, une étiquette appropriée peut être sélectionnée immédiatement ou le processus peut être configuré pour que le système suggère automatiquement une étiquette adaptée. Le téléchargement manuel est donc non seulement une méthode flexible de saisie de documents, mais aussi un point d’entrée important dans le processus de rétention basé sur des règles.

Marquage par actions manuelles

Le statut « Marquage par actions manuelles » est attribué dans la file d’attente de rétention lorsqu’un document est étiqueté manuellement avec une étiquette de rétention après coup. Cela peut se produire, par exemple, directement dans la grille de données ou dans les entrées de documents lorsqu’un utilisateur sélectionne spécifiquement une étiquette pour définir les règles de conservation d’un document particulier. Contrairement aux documents détectés automatiquement ou téléchargés, ce statut indique que l’attribution de l’étiquette n’a pas été effectuée par le crawler ou un processus de téléchargement, mais par une action manuelle délibérée.