Retention Label

Configuration de la conformité

Document Central peut être configuré comme un système de gestion documentaire entièrement conforme. La conformité garantit le respect des politiques internes, des procédures et des lois gouvernementales. La mise en œuvre de procédures de conformité protège la réputation de votre entreprise, renforce sa vision et ses valeurs, et aide à prévenir et détecter les violations.

Pour configurer la conformité, Document Central utilise une fonctionnalité appelée étiquettes de rétention.

Les étiquettes de rétention vous permettent de gérer et d'appliquer des politiques de rétention aux documents. Similaires aux balises, les étiquettes de rétention peuvent être appliquées aux documents pour imposer une politique de rétention. Ces étiquettes peuvent être appliquées manuellement par un utilisateur ou automatiquement selon certaines conditions.

Il existe différents types d'étiquettes de rétention dans Microsoft 365 qui diffèrent par leur comportement.

Étiquettes de rétention :
- Toute personne ayant l'autorisation de mettre à jour un élément peut appliquer, modifier ou supprimer ces étiquettes sans aucune restriction.
- Une fois appliquées, le contenu et les métadonnées (colonnes du site) restent modifiables.
Étiquettes d'enregistrement :
- Ces étiquettes peuvent être appliquées par toute personne pouvant mettre à jour un élément.
- Seul un administrateur a le pouvoir de les modifier ou de les supprimer.
- Lorsqu'elles sont appliquées à un élément de liste, les métadonnées deviennent immuables.
- Lorsqu'elles sont appliquées à un fichier, le contenu devient immuable, mais les métadonnées peuvent toujours être modifiées.
Étiquettes d'enregistrement réglementaire :
- Ces étiquettes peuvent être appliquées par toute personne ayant la capacité de mettre à jour un élément.
- Elles ne peuvent être modifiées ou supprimées par personne.
- Lorsqu'elles sont appliquées à un élément ou fichier, le contenu et les métadonnées sont verrouillés et deviennent immuables.

Les étiquettes d'enregistrement réglementaire sont idéales dans les situations où il est crucial de garantir qu'un enregistrement reste inchangé. Ces étiquettes ne doivent pas être prises à la légère ; une fois appliquées, elles verrouillent définitivement l'enregistrement et ses métadonnées, garantissant qu'aucune modification ne pourra jamais être apportée.

Voici quelques distinctions clés entre les étiquettes d'enregistrement réglementaire et les autres types d'étiquettes :

Mouvement restreint : Les utilisateurs peuvent déplacer les enregistrements réglementaires au sein de la même bibliothèque SharePoint, mais ne peuvent pas les déplacer vers d'autres bibliothèques ou sites.
Pas de versionnage : Contrairement aux étiquettes d'enregistrement standard, qui permettent la création de nouvelles versions d'un enregistrement tout en conservant les versions précédentes immuables, les étiquettes d'enregistrement réglementaire ne permettent pas le versionnage. Cette restriction garantit qu'une fois qu'un enregistrement est défini, il ne peut pas être mis à jour ou modifié.
Périodes de rétention fixes : Les administrateurs ne peuvent pas raccourcir la période de rétention définie par une étiquette d'enregistrement réglementaire lors de la modification de ses paramètres dans le Centre de conformité.
Suppression irréversible du site : Si un site SharePoint contenant des enregistrements réglementaires est supprimé, il ne peut pas être restauré. Cela souligne le caractère permanent de ces enregistrements.
Fonctionnalité à activer : Les étiquettes d'enregistrement réglementaire sont désactivées par défaut dans Microsoft 365. Pour les activer, les administrateurs doivent utiliser PowerShell, garantissant que seuls ceux qui comprennent leurs implications peuvent y accéder et les appliquer. Cette précaution permet d'éviter le verrouillage permanent accidentel de contenus importants.
Notifications d'alerte : Microsoft a mis en place des alertes supplémentaires pour informer les administrateurs et les utilisateurs de la nature irréversible de ces étiquettes. Bien que ces avertissements soient en place, il reste incertain combien les prendront réellement en compte.
Application manuelle uniquement : En raison des implications sérieuses de rendre le contenu définitivement immuable, Microsoft a décidé de restreindre l'application des étiquettes d'enregistrement réglementaire aux processus manuels uniquement. Cela empêche tout système automatisé d'appliquer accidentellement ces étiquettes, protégeant ainsi contre les conséquences involontaires.

Avantages de l'utilisation des étiquettes d'enregistrement réglementaire

L'introduction des étiquettes d'enregistrement réglementaire offre des options de rétention améliorées, précieuses pour les organisations visant les plus hauts niveaux de conformité. Ces étiquettes garantissent que les enregistrements critiques et leurs métadonnées restent définitivement inchangés, fournissant un outil robuste pour maintenir des normes réglementaires strictes.

Pour maximiser leurs avantages, il est important d'appliquer les étiquettes d'enregistrement réglementaire de manière sélective. Elles doivent être appliquées à des sites, groupes et boîtes de réception spécifiques, et gérées par un nombre limité d'utilisateurs formés et de confiance. Cette approche prudente garantit que seuls ceux qui comprennent pleinement leurs implications peuvent interagir avec le contenu protégé par ces étiquettes. Par conséquent, ces étiquettes sont mieux adaptées aux zones d'archivage verrouillées, où elles peuvent gérer en toute sécurité des informations sensibles.

Dans l'ensemble, les étiquettes d'enregistrement réglementaire sont un excellent atout pour un groupe sélectionné d'organisations. Leur utilisation dans des environnements contrôlés améliore la conformité et garantit l'intégrité des enregistrements cruciaux.

Important

Pour utiliser les étiquettes dans Microsoft 365, y compris les étiquettes de rétention, les étiquettes d'enregistrement et les étiquettes d'enregistrement réglementaire, vous avez généralement besoin de l'un des plans suivants incluant des fonctionnalités de conformité et de gouvernance des données :

Microsoft 365 E5 : Ce plan inclut des fonctionnalités avancées de conformité et de sécurité, idéal pour les organisations nécessitant une gouvernance complète des données, y compris l'utilisation des étiquettes d'enregistrement réglementaire.
Microsoft 365 E3 avec module complémentaire de conformité : Bien que Microsoft 365 E3 offre des fonctionnalités de conformité de base, vous pouvez ajouter le module complémentaire de conformité avancée pour accéder à des options plus sophistiquées comme les étiquettes d'enregistrement réglementaire.
Office 365 E5 : Similaire à Microsoft 365 E5, ce plan inclut des capacités avancées de conformité mais n'inclut pas Windows 10 et Enterprise Mobility + Security. Il convient aux organisations axées sur les applications Office et de productivité.
Office 365 E3 avec module complémentaire de conformité : Comme Microsoft 365 E3, Office 365 E3 inclut des fonctionnalités de conformité standard, avec la possibilité d'ajouter des capacités avancées via le module complémentaire de conformité.
Centre de conformité Microsoft 365 : Vous pouvez accéder à diverses solutions de conformité, y compris la gouvernance de l'information et la prévention de la perte de données, via le Centre de conformité Microsoft 365. La disponibilité des fonctionnalités spécifiques dépend de votre plan d'abonnement.

Il est important de vérifier les capacités spécifiques disponibles dans votre plan actuel et de considérer les modules complémentaires nécessaires pour accéder à l'ensemble des fonctionnalités de conformité et d'étiquetage. Pour des informations détaillées et pour vous assurer que vous disposez des fonctionnalités nécessaires, il est conseillé de consulter un représentant commercial Microsoft ou de visiter le site officiel de Microsoft.