Bienvenue dans Document Central Compliance
La fonctionnalité Compliance étend Document Central avec des fonctions essentielles pour garantir le respect des exigences légales, réglementaires et internes en matière de gestion documentaire. Elle offre des mécanismes complets de contrôle, de protection et de traçabilité, parfaitement intégrés aux processus existants.
Un élément central est le contrôle d’accès, qui permet une gestion des droits d’accès aux documents sensibles basée sur les rôles. Des groupes d’utilisateurs peuvent être définis afin de garantir que seuls les utilisateurs autorisés puissent consulter ou modifier certains documents. En complément, Secure Masking permet le masquage automatique des contenus sensibles dans les documents PDF – soit par des règles basées sur des expressions régulières, soit par détection assistée par intelligence artificielle (IA). Ainsi, certains groupes d’utilisateurs ne reçoivent que des versions expurgées des documents.
Pour assurer une traçabilité complète des activités liées aux documents, le Document Log est utilisé. Il enregistre tous les accès, modifications et actions sur les documents, et fournit ces informations de manière conforme aux exigences d’audit. Les journaux sont immuables et répondent aux exigences de documentation à valeur probante.
Les étiquettes de conservation permettent de définir et d’appliquer automatiquement des périodes de conservation pour les documents. Une fois la période expirée, les documents peuvent être archivés ou supprimés – selon la politique configurée. Cette fonctionnalité aide les entreprises à respecter les obligations légales de suppression et d’archivage.
Tous les processus sont documentés de manière conforme aux audits, enregistrés de façon immuable et répondent aux exigences des contrôles externes. Pour les entreprises utilisant SharePoint Online comme solution de stockage, la fonctionnalité Compliance offre un contrôle granulaire des autorisations SharePoint. Celles-ci peuvent être gérées directement depuis Business Central et synchronisées avec les contrôles d’accès internes.
Secure Masking est une fonctionnalité qui garantit la protection des informations sensibles dans les documents, notamment lors de leur partage ou archivage. Grâce à cette fonctionnalité, les contenus confidentiels dans les documents PDF peuvent être automatiquement masqués. Le masquage s’effectue soit par règles via des expressions régulières définies (par exemple pour les IBAN, numéros de téléphone ou numéros client), soit par IA, afin d’identifier et masquer intelligemment les données sensibles telles que les noms ou adresses.
Les documents masqués sont ensuite disponibles dans une version censurée, de sorte que seuls les groupes d’utilisateurs autorisés aient accès aux contenus complets. Ainsi, Secure Masking aide les entreprises à respecter les politiques de confidentialité tout en garantissant l’intégrité et la confidentialité de leurs documents, notamment dans le cadre des exigences de conformité et d’audit.
Info
Pour utiliser la fonctionnalité Compliance, vous devez disposer de Document Central. Document Central sert de système central de gestion documentaire.
Benchmark
Avec la configuration Compliance de Document Central, vous bénéficiez des fonctionnalités suivantes :
| Fonctionnalités | BC Standard | Document Central - Fonctionnalité Compliance |
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| Étiquettes de conservation pour la classification documentaire basée sur des règles |  |
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| Application automatique des étiquettes de conservation via le Retention Crawler | |
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| Exportation à valeur probante (par ex. PDF, Word) | |
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| Journal complet des documents avec actions utilisateur et horodatage | ⚠️ Limité | |
| Création de preuves conformes aux audits | |
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| Masquage des données sensibles par règles ou IA (Secure Masking) | |
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| Contrôle d’accès basé sur les documents | ⚠️ Basé sur les rôles | |
| Intégration avec les groupes d’autorisations SharePoint | |
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| Configuration de la conformité dans l’interface Business Central | |