Audit Proof
Audit-Proof – Archivage de documents conforme à la législation dans Document Central
Un audit-proof garantit que les documents dans Document Central sont stockés et gérés de manière conforme à la législation. Cela signifie : les documents sont traçables, immuables et conservés conformément aux exigences légales.
La base de cela est constituée par les soi-disant étiquettes de rétention. Celles-ci sont créées dans le Microsoft Purview Compliance Center, synchronisées avec SharePoint Online, puis utilisées dans Document Central.
Info
Une étiquette de rétention définit :
- qu’un document ne doit pas être supprimé,
- et combien de temps il doit être conservé.
L’attribution des étiquettes se fait automatiquement ou manuellement selon la configuration. Un modèle de priorité est utilisé, qui considère si une étiquette a été définie sur les métadonnées, les types de contenu ou les bibliothèques de documents.
Le modèle de priorité dans Document Central fait référence à l’ordre dans lequel les étiquettes de rétention sont appliquées lorsque plusieurs configurations peuvent s’appliquer simultanément. Le modèle détermine quel niveau de configuration a la priorité, par exemple, si un document peut recevoir une étiquette via des métadonnées ainsi que via un type de contenu ou une bibliothèque de documents.
De plus, les contrôles d’accès garantissent que seuls les groupes d’utilisateurs autorisés peuvent consulter, modifier ou supprimer des documents ou changer les étiquettes de rétention. Cela garantit que toutes les actions respectent les exigences de conformité et que l’intégrité du stockage des documents est maintenue.
Pour créer un audit-proof, suivez ces étapes :
- Commencez dans le Role Center de Document Central.
- Cliquez sur Conformité dans la zone de navigation.
- Sélectionnez l’élément de menu Audit Proof.
- Choisissez l’une des actions suivantes :
- Envoyer vers...
- Imprimer
- Aperçu
- Si vous sélectionnez Envoyer vers..., une boîte de dialogue s’ouvre pour choisir le format souhaité (par exemple, PDF, Word).
- Sélectionnez le format souhaité et cliquez sur OK.
- Le document est créé dans le format sélectionné et téléchargé automatiquement.