Travailler avec les Flux de Révision et d'Approbation

Les contrats dans la Gestion des Contrats peuvent être soumis, de manière optionnelle, à un flux de révision et/ou un flux d'approbation avant de devenir actifs.
Ces flux garantissent que les contrats sont validés par les parties prenantes appropriées et formellement approuvés avant leur exécution.
Les deux flux sont indépendants l'un de l'autre – ils peuvent être utilisés ensemble, individuellement, ou pas du tout.

Utilisation Optionnelle

Pas de Flux → Le contrat devient actif directement après sa création.
Flux de Révision uniquement → Le contrat doit d'abord être révisé avant de devenir actif.
Flux d'Approbation uniquement → Le contrat doit d'abord être approuvé avant de devenir actif.
Les Deux Flux → Le contrat est d'abord révisé puis approuvé.

Après que tous les flux requis soient complétés (ou si aucun n'est défini), le contrat est automatiquement défini comme Actif.

Accéder aux Tâches de Révision et d'Approbation

Les contrats en attente de votre révision ou approbation sont accessibles via les indicateurs du Centre de Rôle.

Pour accéder : 1. Ouvrez le Centre de Rôle de Gestion des Contrats.
2. Sélectionnez l'indicateur Contrats à réviser ou Contrats à approuver.
3. Le système ouvre la Liste de Réponse aux Contrats, affichant uniquement les contrats qui vous concernent.

De là, vous pouvez ouvrir la Carte de Réponse au Contrat pour voir plus de détails sur un contrat spécifique.

Actions Disponibles

Selon le statut actuel du contrat, différentes actions sont disponibles :

Réviser le Contrat – Confirme le contrat pendant la phase de révision.
Rejeter le Contrat – Rejette le contrat pendant la révision et nécessite un commentaire.
Approuver le Contrat – Approuve le contrat pendant la phase d'approbation.
Rejeter le Contrat – Rejette le contrat pendant l'approbation et nécessite un commentaire.

Info

Lors du rejet d'un contrat (dans les deux phases de révision et d'approbation), le système exige un commentaire pour documenter la raison du rejet.

Statuts des Contrats

Les actions dépendent du Statut du Contrat actuel :

En Révision → Les réviseurs peuvent confirmer ou rejeter le contrat.
En Attente d'Approbation → Les approbateurs peuvent confirmer ou rejeter le contrat.
Actif → Si aucun flux n'est défini, ou si tous les flux sont complétés, le contrat devient actif automatiquement.

Règles de Visibilité

Le système n'affiche les contrats et les actions que si :
- L'utilisateur est listé comme personne responsable dans le flux de révision ou le flux d'approbation du contrat, et
- L'entrée de flux pour l'utilisateur est toujours ouverte (statut = vide).

Cela garantit que les utilisateurs ne voient que les contrats dont ils sont responsables.

Flux de Travail Typique

Contrat Créé
Si aucun flux n'est défini → le contrat est activé automatiquement.
Si un flux est défini → le contrat entre dans la phase respective.
Phase de Révision (optionnelle)
Les réviseurs confirment ou rejettent.
Si confirmé → prochaine phase (approbation ou activation).
Phase d'Approbation (optionnelle)
Les approbateurs confirment ou rejettent.
Si confirmé → le contrat devient actif.
Activation
Une fois tous les flux requis complétés, le contrat est automatiquement activé.

Résumé

Les flux de Révision et d'Approbation sont optionnels.
Ils peuvent être utilisés ensemble, séparément, ou pas du tout.
Les contrats sans flux (ou après des flux complétés) sont automatiquement activés.
Les réviseurs agissent pendant En Révision, les approbateurs agissent pendant En Attente d'Approbation.
Les actions incluent Confirmer ou Rejeter, avec des commentaires obligatoires pour les rejets.