Travailler avec des contrats
La gestion des contrats permet aux utilisateurs de créer et de gérer des contrats de manière efficace. La création d'un contrat comprend la définition de détails importants tels que le type de contrat, les parties contractantes, les dates de validité, les personnes responsables et les conditions pertinentes.
Cela garantit que tous les contrats sont correctement structurés, suivis et exécutables.
Démarrer un nouveau contrat
Vous pouvez démarrer un nouveau contrat à partir de l'endroit suivant :
-
Fiche client ou fournisseur
- Utilisez la FactBox Contrat et cliquez sur Nouveau contrat.
- L'assistant remplit automatiquement le Type de partenaire contractuel et le N° de parties.
-
Liste des contrats / Module
- Cliquez sur Nouveau contrat.
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Centre de rôles de gestion des contacts
- Cliquez sur Nouveau contrat
Info
Si vous n'avez pas encore terminé l'expérience guidée, la fenêtre masque le bouton pour créer un nouveau contrat dans le centre de rôles. Terminez la visite de démonstration en cliquant sur X.
L'assistant vous guide à travers les champs et étapes nécessaires à la création du contrat.
Informations sur le contrat
Lors de la création d'un contrat, les informations suivantes sont requises :
| Champ | Description | Champ obligatoire |
|---|---|---|
| Type de contrat | Type de contrat | Oui |
| Description | Brève description du contrat | Non |
| N° de document externe | Numéro de référence externe | Non |
| Votre référence | Numéro de référence interne | Non |
| Code de devise | Devise pour les valeurs contractuelles | Non |
| Degré de criticité | Importance du contrat | Non |
| Volume du contrat | Volume total du contrat | Non |
Informations de contact
| Champ | Description | Champ obligatoire |
|---|---|---|
| Personne responsable | Employé responsable du contrat | Oui |
| Type de partenaire contractuel | Client ou fournisseur | Non |
| N° de parties | Numéro de client ou de fournisseur | Oui |
Flux de responsabilités et participants
| Champ | Description |
|---|---|
| Flux de travail d'examen | Flux de responsabilité pour l'examen du contrat |
| Flux de travail d'approbation | Flux de responsabilité pour l'approbation du contrat |
| Personne de contact partie adverse | Personne de contact de la partie adverse |
| E-mail partie adverse | Est automatiquement repris du contact |
| Contrat restreint | Limite la visibilité du contrat aux utilisateurs autorisés |
E-mail de résiliation partie adverse peut être activé si une personne de contact de la partie adverse est enregistrée.
Lorsque Contrat restreint est activé, seuls certains utilisateurs peuvent voir ou accéder au contrat :
- Administrateurs
- Personne responsable du contrat
- Utilisateurs impliqués dans un Flux de travail d'examen
- Utilisateurs impliqués dans un Flux de travail d'approbation
- Participants et Observateurs
Les utilisateurs qui ne sont pas impliqués dans le contrat ne peuvent ni ouvrir ni voir le contrat. Dans la liste Tous les contrats, les contrats restreints sont masqués pour les utilisateurs non autorisés.
La Tuile Tous les contrats affiche également uniquement le nombre de contrats auxquels l'utilisateur actuel a accès.
Durée du contrat
Durée
- Date de début et date de fin définissent la durée du contrat.
- La date de fin doit être postérieure à la date de début.
Renouvellement
- Renouvellement automatique – activez le renouvellement automatique du contrat.
- Intervalle de renouvellement – intervalle pour le renouvellement automatique.
- Rappel de délai – assigne à la personne responsable et envoie éventuellement une notification par e-mail.
Résiliation
- Résiliation automatique – activez la résiliation automatique du contrat.
- Intervalle de résiliation – calcule la date de résiliation en fonction de la date de fin.
- Rappel de délai – assigne à la personne responsable et envoie éventuellement une notification par e-mail.
Caractéristiques principales
- L'assistant s'assure que les champs obligatoires sont remplis.
- Personnes responsables et flux sont attribués pour les approbations et les examens.
- Dates de renouvellement et de résiliation sont calculées automatiquement.
- Rappels de délai sont configurables pour les utilisateurs responsables.
- Les documents contractuels temporaires sont utilisés jusqu'à la finalisation pour éviter les saisies de données incomplètes.
Remarques
- Démarrer l'assistant à partir d'une fiche client/fournisseur remplit automatiquement les informations sur les parties.
- Assure une configuration cohérente des contrats et réduit les erreurs.
- Prend en charge les notifications et la gestion automatisée des délais contractuels.