Travailler avec des Contrats

La gestion des contrats permet aux utilisateurs de créer et de gérer des contrats de manière efficace. La création d'un contrat implique de définir des détails clés tels que le type de contrat, les parties au contrat, les dates de validité, les personnes responsables et les termes pertinents.

Cela garantit que tous les contrats sont correctement structurés, suivis et exécutoires.

Démarrer un Nouveau Contrat

Vous pouvez commencer un nouveau contrat à partir de :

Carte Client ou Fournisseur
Utilisez la FactBox Contrats et cliquez sur Nouveau Contrat.
L'assistant préremplira le Type de Partie au Contrat et le Numéro de Partie.
Liste des Contrats / Module
Cliquez sur Nouveau Contrat.

L'assistant vous guide à travers les champs requis et les étapes pour la création du contrat.

Informations sur le Contrat

Lors de la création d'un contrat, les informations suivantes sont requises :

Champ	Description	Obligatoire
Type de Contrat	Type de contrat	Oui
Description	Brève description du contrat	Non
Numéro de Document Externe	Numéro de référence externe	Non
Votre Référence	Numéro de référence interne	Non
Code de Devise	Devise pour les valeurs du contrat	Non
Niveau de Criticité	Importance du contrat	Non
Volume du Contrat	Volume total du contrat	Non

Informations de Contact

Champ	Description	Obligatoire
Personne Responsable	Employé responsable du contrat	Oui
Type de Partie au Contrat	Client ou Fournisseur	Non
Numéro de Partie	Numéro de Client ou de Fournisseur	Oui

Flux de Responsabilité et Participants

Champ	Description
Flux de révision	Flux de responsabilité pour la révision du contrat
Flux d’approbation	Flux de responsabilité pour l’approbation du contrat
Contact de la contrepartie	Personne de contact du partenaire contractuel
E-mail de la contrepartie	Récupéré automatiquement depuis le contact
Contrat restreint	Limite la visibilité du contrat aux utilisateurs autorisés uniquement

E-mail de résiliation de la contrepartie peut être activé si un contact de la contrepartie est défini.

Lorsque Contrat restreint est activé, seuls certains utilisateurs peuvent voir ou accéder au contrat :

Administrateurs
Personne responsable du contrat
Utilisateurs impliqués dans un flux de révision
Utilisateurs impliqués dans un flux d’approbation
Participants et Observateurs

Les utilisateurs non impliqués dans le contrat ne peuvent ni l’ouvrir ni le voir. Dans la liste Tous les contrats, les contrats restreints sont masqués pour les utilisateurs non autorisés.

La tuile Tous les contrats affiche également uniquement le nombre de contrats auxquels l’utilisateur actuel a accès.

Durée du Contrat

Durée

Date de Début et Date de Fin définissent la période du contrat.
La Date de Fin doit être après la Date de Début.

Renouvellement

Renouvellement Automatique – activer le renouvellement automatique du contrat.
Intervalle de Renouvellement – intervalle pour le renouvellement automatique.
Rappel de Date Limite – assigne une personne responsable et envoie éventuellement une notification par email.

Résiliation

Résiliation Automatique – activer la résiliation automatique du contrat.
Intervalle de Résiliation – calcule la date de résiliation en fonction de la Date de Fin.
Rappel de Date Limite – assigne une personne responsable et envoie éventuellement une notification par email.

Caractéristiques Clés

L'assistant garantit que les champs obligatoires sont remplis.
Personnes responsables et flux sont assignés pour les approbations et les révisions.
Dates de renouvellement et de résiliation sont calculées automatiquement.
Rappels de date limite sont configurables pour les utilisateurs responsables.
Des enregistrements de contrat temporaires sont utilisés jusqu'à la finalisation pour éviter une saisie de données incomplète.

Remarques

Démarrer l'assistant à partir d'une carte Client/Fournisseur préremplit les informations de partie.
Garantit une configuration cohérente des contrats et réduit les erreurs.
Prend en charge les notifications et la gestion automatisée des délais des contrats.