Configuration des Flux de Responsabilité

La gestion des contrats prend en charge l'utilisation des Flux de Responsabilité pour définir comment les responsabilités sont attribuées et gérées au sein d'un contrat. Un flux de responsabilité regroupe les personnes responsables et spécifie le type de processus de responsabilité (par exemple, tous doivent approuver ou seulement un).

Cette configuration garantit une attribution cohérente des responsabilités et une gestion transparente des approbations.

Activation des Flux de Responsabilité

Pour créer et gérer des Flux de Responsabilité, suivez ces étapes :

1. Dans le centre de rôle Gestion des Contrats, cliquez sur Configuration dans la barre de ruban.
2. Accédez à la liste des Flux de Responsabilité.
3. Créez de nouvelles entrées ou mettez à jour celles existantes pour correspondre à votre processus organisationnel.

Info

Les Flux de Responsabilité servent de modèles qui définissent comment les responsabilités sont structurées. Chaque flux est identifié par un Code unique.

Une fois configurés, les Flux de Responsabilité peuvent être attribués aux contrats et utilisés pour contrôler l'approbation et la gestion des responsabilités.

Utilisation des Flux de Responsabilité

Lors de la gestion des contrats, vous pouvez attribuer un Flux de Responsabilité pour déterminer comment les personnes responsables sont impliquées.

Pour attribuer un Flux de Responsabilité :

1. Accédez au Contrat.
2. Localisez le Flux d'Approbation ou le Flux de Révision.
3. Sélectionnez un flux approprié dans la liste prédéfinie.
4. Enregistrez le contrat.

Attribution de Personnes Responsables à un Flux

Les personnes responsables peuvent être ajoutées à un Flux de Responsabilité à l'aide de la feuille de calcul Personne Responsable.

Pour attribuer des personnes à un flux :

1. Accédez au Flux de Responsabilité.
2. Cliquez sur le champ N° de Personne Responsable.
3. Les Personnes Responsables s'ouvriront, montrant toutes les personnes responsables liées à ce flux.
4. Cliquez sur Nouveau pour ajouter une personne.
5. Remplissez les champs suivants :
6. Nom d'utilisateur – L'utilisateur du système qui sera responsable.
7. Notifier par Email – Détermine si l'utilisateur reçoit des notifications par email pour les changements dans le flux (par défaut, c'est vrai).
8. Séquence – L'ordre dans lequel les personnes responsables agissent au sein du flux.
9. Enregistrez l'enregistrement.

Info

Le champ Séquence contrôle l'ordre d'action lorsque plusieurs personnes responsables sont attribuées. Les personnes responsables doivent être des utilisateurs valides du système.

Flux d'Approbation et Flux de Révision dans les Contrats

Les contrats peuvent faire référence à différents flux pour des objectifs distincts :

• Flux d'Approbation – Détermine le processus d'approbation avant qu'un contrat ne soit finalisé.
• Flux de Révision – Définit le processus de révision d'un contrat, qui peut impliquer différentes personnes responsables ou étapes.

Info

En séparant le Flux d'Approbation et le Flux de Révision, les organisations peuvent mettre en œuvre une gestion des responsabilités en plusieurs étapes, par exemple, les contrats peuvent devoir être d'abord examinés par le service juridique, puis approuvés par la direction.