Configuration des Comptes Email
Cette documentation fournit un guide détaillé sur la configuration et la gestion des comptes email pour une utilisation avec Document Inbound. Elle vous guide à travers les étapes de création, de synchronisation et de gestion des comptes email au sein de Document Inbound.
Document Inbound permet la capture automatique des emails et de leurs pièces jointes pour importation dans les listes entrantes. Les boîtes aux lettres partagées et les boîtes aux lettres utilisateur peuvent être utilisées. Ces boîtes aux lettres sont définies au sein du groupe Document Inbound dans Azure pour garantir une séparation claire et un meilleur contrôle.
Remarque Importante
Pour réussir la configuration, un enregistrement d'application valide doit être lié à Document Inbound.
Accéder à la Page de Liste des Emails
Pour commencer à gérer les comptes email, naviguez vers la Page de Liste des Emails dans Document Inbound :
- Recherchez "Document Inbound - Liste des Emails" dans Business Central.
- Alternativement, allez au Centre de Rôle Administrateur, où vous pouvez accéder à la page "Liste des Emails" via l'onglet Email.
Information
Si un groupe Document Inbound n'existe pas encore, il sera automatiquement créé la première fois que la page est ouverte. Confirmez l'invite de création ou utilisez l'action de création de groupe dans la Page de Liste des Emails.
Actions sur la Page de Liste des Emails
Ajouter une Adresse Email Existante
Cette action vous permet d'ajouter une adresse email Microsoft 365 existante au groupe Document Inbound.
Étapes :
- Cliquez sur l'action "Ajouter".
- Dans l'assistant, cliquez sur Suivant jusqu'à atteindre l'étape d'entrée de l'adresse email.
- Sélectionnez l'adresse email Microsoft 365 souhaitée dans la liste.
- L'adresse sera ajoutée au groupe et pourra être utilisée après synchronisation.
Créer une Nouvelle Adresse Email
Si aucune adresse email appropriée n'existe, vous pouvez en créer une nouvelle en utilisant cette fonction.
Étapes :
Cliquez sur l'option "Créer" dans le menu déroulant sous l'action "Ajouter". Cela ouvrira un assistant qui vous guidera à travers le processus de création d'email étape par étape.
Il existe deux types principaux d'adresses email que vous pouvez créer :
| Type | Détails | Plus d'Informations |
|---|---|---|
| Boîte aux Lettres Partagée | Une boîte aux lettres partagée permet à plusieurs utilisateurs d'y accéder sans identifiants de connexion spécifiques. | En savoir plus |
| Boîte aux Lettres Utilisateur | Une boîte aux lettres utilisateur est attribuée à un utilisateur spécifique et nécessite ses identifiants de connexion pour y accéder. | En savoir plus |
Selon le type que vous souhaitez créer, vous devrez peut-être continuer dans le Portail Azure ou procéder avec l'assistant.
Synchronisation
Cette action synchronise toutes les adresses email du groupe Document Inbound Azure avec la liste dans Business Central.
Étapes :
- Naviguez vers la Page de Liste des Emails.
- Cliquez sur Synchroniser.
- Toutes les adresses email du groupe Document Inbound seront ajoutées à la liste.
Supprimer une Adresse Email
Cette action supprime une adresse email existante du groupe Document Inbound.
Étapes :
- Sélectionnez l'adresse email que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Supprimer.
- L'adresse sera supprimée du groupe et ne sera plus synchronisée.
Boîtes aux Lettres Partagées
Une boîte aux lettres partagée est une boîte aux lettres qui peut être accessible par plusieurs utilisateurs sans identifiants de connexion spécifiques. Ce type de boîte aux lettres est compatible avec et peut être utilisé par Document Inbound. Notamment, l'attribution d'une licence n'est pas une exigence pour le fonctionnement d'une boîte aux lettres partagée.
Limitations
Une boîte aux lettres partagée ne peut pas être créée via Business Central. Elle doit être créée dans le Centre d'Administration Exchange de Microsoft 365, et attribuée manuellement pour Document Inbound via le Portail Azure.
Créer une Boîte aux Lettres Partagée
Les étapes suivantes doivent être complétées pour créer une boîte aux lettres partagée.
Remarque
Selon la politique de votre entreprise, une permission spéciale ou des droits d'administrateur peuvent être nécessaires pour créer une boîte aux lettres partagée.
- Naviguez vers le Centre d'Administration Exchange et connectez-vous avec vos identifiants Microsoft 365.
- Cliquez sur Destinataires dans la barre de navigation à gauche, puis cliquez sur Boîtes aux lettres.
- Cliquez sur + Ajouter une boîte aux lettres partagée pour créer une nouvelle boîte aux lettres.
- Entrez le Nom d'affichage et l'Adresse email, puis cliquez sur Créer pour créer la boîte aux lettres.
- La boîte aux lettres partagée est maintenant créée et prête à être attribuée au groupe Document Inbound. Veuillez noter qu'il peut falloir quelques minutes avant que la boîte aux lettres soit créée.
- L'attribution de la boîte aux lettres partagée au groupe Document Inbound peut se faire via le Centre d'Administration Exchange ou via le Portail Azure.
Attribuer une Boîte aux Lettres Partagée au Groupe Document Inbound via le Centre d'Administration Exchange
- Naviguez vers le Centre d'Administration Exchange et connectez-vous avec vos identifiants Microsoft 365.
- Recherchez un groupe nommé Document Inbound et cliquez dessus. Si le groupe n'existe pas, veuillez le créer via Document Inbound dans Business Central. Cela peut être fait en ouvrant simplement la liste des emails. Une fenêtre contextuelle apparaîtra et vous demandera de créer le groupe.
- Dans les détails du groupe Document Inbound, cliquez sur Membres.
- Cliquez sur Voir tous et gérer les membres pour avoir un aperçu des membres du groupe.
- Cliquez sur + Ajouter des membres pour ajouter un nouveau membre au groupe.
- Sélectionnez la boîte aux lettres partagée que vous souhaitez ajouter au groupe et cliquez sur Ajouter pour ajouter la boîte aux lettres au groupe.
- La boîte aux lettres partagée est maintenant ajoutée au Groupe Document Inbound. Pour utiliser la boîte aux lettres dans Document Inbound, veuillez synchroniser la liste des emails dans Business Central.
Attribuer une Boîte aux Lettres Partagée au Groupe Document Inbound via le Portail Azure
- Naviguez vers le Portail Azure et connectez-vous avec vos identifiants Microsoft 365.
- Recherchez Groupes dans la barre de recherche et cliquez sur Groupes.
- Recherchez un groupe nommé Document Inbound et cliquez dessus. Si le groupe n'existe pas, veuillez le créer via Document Inbound dans Business Central. Cela peut être fait en ouvrant simplement la liste des emails. Une fenêtre contextuelle apparaîtra et vous demandera de créer le groupe.
- Dans les détails du groupe Document Inbound, cliquez sur Membres dans la barre de navigation à gauche.
- Cliquez sur + Ajouter des membres pour ajouter un nouveau membre au groupe.
- Sélectionnez la boîte aux lettres partagée que vous souhaitez ajouter au groupe et cliquez sur Ajouter pour ajouter la boîte aux lettres au groupe.
- La boîte aux lettres partagée est maintenant ajoutée au Groupe Document Inbound. Pour utiliser la boîte aux lettres dans Document Inbound, veuillez synchroniser la liste des emails dans Business Central.
Boîtes aux Lettres Utilisateur
Une boîte aux lettres utilisateur est une boîte aux lettres qui est attribuée à un utilisateur spécifique, les identifiants de l'utilisateur sont nécessaires pour pouvoir accéder à la boîte aux lettres. Ce type de boîte aux lettres est compatible avec et peut être utilisé par Document Inbound. Notamment, l'attribution d'une licence est une exigence pour le fonctionnement d'une boîte aux lettres utilisateur.
Ajouter un Compte Email au Groupe Document Inbound
Les étapes suivantes doivent être complétées pour ajouter un compte email au groupe.
- Cliquez sur Email dans la barre de ruban et exécutez l'action Liste des Emails.
- Exécutez l'action Ajouter Email au Groupe dans la barre de ruban pour démarrer l'assistant qui vous permet d'ajouter des utilisateurs email au Groupe Document Inbound.
- Entrez votre adresse email dans le champ Email Utilisateur et cliquez sur Ajouter Email pour continuer.
- Une autre fenêtre s'ouvrira où vous pourrez sélectionner l'adresse email qui doit être utilisée pour le Groupe Document Inbound. Cliquez sur le compte Microsoft que vous souhaitez ajouter pour vous authentifier.
- Le compte email est maintenant ajouté au Groupe Document Inbound.
Info
Si le compte email qui doit être ajouté n'existe pas, l'assistant pour créer une nouvelle adresse email s'ouvrira. Si cet assistant s'ouvre, veuillez suivre les instructions pour créer une nouvelle adresse email (Instructions ci-dessous).
Créer un Compte Email sans Licence
Les étapes suivantes doivent être complétées pour créer un compte email.
- Cliquez sur Email dans la barre de ruban et exécutez l'action Liste des Emails.
- Cliquez sur la flèche à côté de l'action Ajouter Email au Groupe pour ouvrir le menu déroulant, puis exécutez l'action Créer Email pour démarrer l'assistant pour la création d'un nouveau compte email.
- Configurez le compte email et assurez-vous de remplir tous les champs requis.
- Cliquez sur Créer Email Sans Licence pour créer le compte email sans licence.
- Une autre fenêtre s'ouvrira où vous pourrez sélectionner l'adresse email qui doit être utilisée pour le Groupe Document Inbound. Cliquez sur le compte Microsoft que vous souhaitez ajouter pour vous authentifier.
- Une fenêtre de dialogue apparaît avec une requête pour l'attribution au groupe Document Inbound de l'utilisateur récemment créé. Cliquez sur Oui pour ajouter l'utilisateur au groupe.
- Le compte email est maintenant ajouté au Groupe Document Inbound mais sans licence.
Créer un Compte Email avec une Licence Microsoft 365
Les étapes suivantes doivent être complétées pour créer un compte email.
- Cliquez sur Email dans la barre de ruban et exécutez l'action Liste des Emails.
- Cliquez sur la flèche à côté de l'action Ajouter Email au Groupe pour ouvrir le menu déroulant, puis exécutez l'action Créer Email pour démarrer l'assistant pour la création d'un nouveau compte email.
- Configurez le compte email et assurez-vous de remplir tous les champs requis.
- Cliquez sur Suivant pour continuer.
- Une liste de licences s'affiche à partir de laquelle une licence doit être sélectionnée.
- Sélectionnez la licence qui doit être utilisée pour le compte email et cliquez sur Créer Email et Attribuer Licence pour créer le compte email avec une licence.
- Une autre fenêtre s'ouvrira où vous pourrez sélectionner l'adresse email qui doit être utilisée pour le Groupe Document Inbound. Cliquez sur le compte Microsoft que vous souhaitez ajouter pour vous authentifier.
- Une fenêtre de dialogue apparaît avec une requête pour l'attribution au groupe Document Inbound de l'utilisateur récemment créé. Cliquez sur Oui pour ajouter l'utilisateur au groupe.
- L'utilisateur a été créé avec la licence sélectionnée.