Démarrage rapide

Contract Management peut être mis en œuvre et activé très rapidement. Cela permet un retour sur investissement rapide. Le Contract Management offre un haut degré de possibilités de personnalisation par configuration. De nombreux domaines peuvent être adaptés individuellement, et les processus peuvent être gérés par une configuration. Cependant, l'objectif des produits Simova est que la mise en service soit très simple et rapide.

Les étapes suivantes doivent être suivies pour commencer rapidement avec le Contract Management.

Installez l'extension Contract Management depuis le Marketplace.
Suivez les étapes de la liste de contrôle de l'expérience guidée.

Installation depuis le Marketplace des extensions

Le Contract Management peut être installé directement dans Business Central via le Marketplace des extensions. Le Marketplace des extensions intègre le Marketplace AppSource dans Business Central.

Suivez ces étapes pour installer le Contract Management via le Marketplace des extensions.

Cliquez sur l'icône de recherche , saisissez Marketplace des extensions et sélectionnez ensuite le lien correspondant.
Saisissez Contract Management dans le champ de recherche à droite.
L'extension Contract Management du fournisseur Simova GmbH apparaîtra dans les résultats de recherche.
Cliquez sur le bouton Essai gratuit.
Saisissez les informations requises et cliquez sur Suivant.
Sélectionnez la langue souhaitée et cliquez sur Installer.
L'extension Contract Management est maintenant en cours d'installation.

Exécuter la liste de contrôle de l'expérience guidée

Le Contract Management offre une expérience guidée pour une configuration rapide. L'expérience guidée propose une liste de contrôle qui peut être complétée en quelques minutes. Attribuez-vous le rôle d'administrateur du Contract Management pour exécuter les étapes de la liste de contrôle.

Suivez ces étapes pour attribuer le rôle d'administrateur du Contract Management.

Cliquez sur l'icône de paramètres et sélectionnez Mes paramètres.
Changez le Rôle en Contract Management - Administrateur et cliquez sur OK.
Business Central se recharge, et le rôle d'administrateur du Contract Management devrait s'afficher.

La liste de contrôle est visible en haut dans le rôle d'administrateur du Contract Management et comprend les éléments suivants. Chaque élément peut être exécuté étape par étape et coché une fois terminé, vous permettant de suivre facilement les tâches qui ont été complétées avec succès.

Info

Si la liste de contrôle dans le rôle d'administrateur du Contract Management n'est pas visible, recherchez Afficher la liste de contrôle dans la barre de recherche et exécutez l'action. Cela rechargera le rôle actuel et réactivera la liste de contrôle.

Licenciez votre Contract Management

Pour utiliser le Contract Management, une licence doit être activée. Les étapes suivantes vous guideront à travers le processus de licence. Suivez ces étapes :

Cliquez sur Démarrer dans la liste de contrôle pour lancer l'assistant de licence.
Cliquez sur Démarrer sur la page d'accueil pour commencer l'assistant.
Pour utiliser le Contract Management, veuillez lire la Politique de confidentialité et le Contrat de licence utilisateur final.
Acceptez les conditions en cochant la case J'accepte les conditions.
Cliquez sur Suivant.
Saisissez vos informations de licence dans les champs Numéro de client et Clé d'activation ou démarrez un essai gratuit en cliquant sur Démarrer l'essai.
Cliquez sur Suivant.
Ajoutez les utilisateurs que vous souhaitez licencier pour le Contract Management. Sélectionnez les utilisateurs par leur ID utilisateur et cliquez sur Activer.
Cliquez sur Suivant.
Sélectionnez une personne de contact pour le Contract Management par son ID utilisateur et cliquez sur Suivant.
Terminez l'assistant en cliquant sur Terminer.

Configurer un compte e-mail

L'une des principales méthodes de sortie est l'envoi par e-mail. Le Contract Management utilise la fonctionnalité de compte e-mail standard de Business Central. Pour configurer un compte e-mail, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur Démarrer dans la liste de contrôle pour commencer à configurer un compte e-mail.
Cliquez sur Démarrer sur la page d'accueil pour lancer l'assistant.
Si un compte e-mail existe, sélectionnez-le. Sinon, cliquez sur Créer un nouveau compte e-mail.
Cliquez sur Suivant sur la page d'accueil de configuration du compte e-mail pour lancer l'assistant.
Sélectionnez le type de compte e-mail préféré et suivez les étapes de l'assistant jusqu'à ce que le compte soit créé.
Revenez à la page de l'assistant de compte e-mail et cliquez sur Suivant.
Terminez l'assistant en cliquant sur Terminer.

Configurer les langues prises en charge

Le Contract Management prend en charge l'envoi d'e-mails dans plusieurs langues. En fonction de la langue des données de base, le modèle d'e-mail spécifique à la langue sera utilisé. Pour garantir cette fonctionnalité, vous devez ajouter les langues connues dans le Contract Management. Suivez ces étapes pour ajouter une langue :

Cliquez sur Démarrer dans la liste de contrôle pour commencer le processus d'ajout d'une langue.
Cliquez sur Démarrer sur la page d'accueil pour lancer l'assistant.
Ajoutez une langue en sélectionnant le code de langue à trois lettres dans le champ Code.
Terminez l'assistant en cliquant sur Terminer.

Modèle d'e-mail

Les modèles d'e-mail facilitent la communication dans le Contract Management. Ils vous font gagner du temps, réduisent les erreurs et assurent une apparence cohérente vis-à-vis des clients.

Pour configurer des modèles d'e-mail, suivez ces étapes :

Cliquez sur Démarrer dans la liste de contrôle pour ajouter des modèles d'e-mail.
La fenêtre Core – Email Templates s'ouvre.
Choisissez un code unique pour votre modèle d'e-mail. Vous pouvez indiquer dans le champ Description à quoi sert le modèle.
Cliquez sur Modifier.
Sélectionnez maintenant une langue que vous souhaitez ajouter dans la colonne Code de langue.
Dans la colonne Objet, vous pouvez configurer un objet pour la langue sélectionnée.
Dans l'éditeur de texte, vous pouvez ajouter n'importe quel texte d'e-mail. Vous pouvez également utiliser des variables dans l'objet et le texte.
Fermez la fenêtre lorsque vous avez terminé la configuration du modèle d'e-mail. Suivez l'étape suivante si vous souhaitez définir des variables d'e-mail.

Configurer des variables d'e-mail

Les variables permettent d'insérer des contenus dynamiques dans les modèles d'e-mail. Elles sont automatiquement remplacées par les données correspondantes du système, telles que le nom du destinataire, la date du contrat ou le nom de l'entreprise. Cela permet d'utiliser les modèles de manière flexible pour différents destinataires, sans avoir à ajuster manuellement le texte.

Si vous êtes déjà dans la section Core – Email Templates, suivez ces étapes :

Dans votre texte d'e-mail, définissez le contenu qui doit changer dynamiquement avec %1. Vous pouvez ajouter d'autres variables en poursuivant la séquence.
Cliquez sur Variables d'e-mail.
Cliquez sur la colonne Variable si la liste est vide. Elle sera automatiquement remplie avec %1. Vous pouvez ajouter d'autres variables en cliquant sur la colonne suivante.
Dans la section Champ, choisissez avec quel contenu la variable doit être remplie.
Vous pouvez ajouter autant de variables que vous le souhaitez.
Fermez la fenêtre lorsque vous avez terminé la configuration des variables d'e-mail et des modèles d'e-mail.

Configuration du workflow d'approbation

Dans le Contract Management, il est possible de configurer des workflows d'approbation composés des étapes Vérifier et Confirmer. Ces workflows garantissent que les contrats sont soigneusement examinés et approuvés avant leur validation finale. Dans l'étape suivante, vous apprendrez comment configurer ces workflows d'approbation et les adapter à vos besoins spécifiques.

Suivez ces étapes pour configurer des workflows d'approbation :

Cliquez sur Démarrer dans la liste de contrôle pour ajouter un workflow d'approbation.
Pour votre workflow d'approbation, choisissez un code unique sous Code pour identifier de quel flux d'approbation il s'agit.
Vous pouvez entrer une description dans la colonne Description pour identifier clairement le workflow d'approbation.
Dans la section Type de responsabilité, choisissez soit Un soit Tous.
En cliquant sur le nombre dans la colonne Nombre de personnes autorisées, vous ouvrez la fenêtre pour les personnes autorisées de ce workflow d'approbation.
Utilisez le menu déroulant pour ajouter une personne parmi les utilisateurs de base.
Vous pouvez décider si la personne doit recevoir un e-mail de notification lorsque le workflow d'approbation est lancé.
Si vous ajoutez plus d'une personne, vous pouvez définir un ordre dans la colonne Séquence.
Fermez les fenêtres lorsque vous avez terminé.

Dernières étapes

Dans la dernière étape, vous effectuerez les réglages pertinents pour activer le Contract Management. Suivez ces étapes :

Cliquez sur Démarrer la visite dans la liste de contrôle pour initier la configuration des dernières étapes.
Vous serez redirigé vers la configuration du module, où vous pourrez faire une visite qui vous guidera à travers toutes les étapes pertinentes pour la configuration du Contract Management. Cliquez sur Faire la visite pour commencer la visite de configuration du module.
Une fois la visite terminée, rendez la page modifiable et activez la case Activer le module pour activer le Contract Management.
Félicitations ! Le Contract Management est maintenant activé et prêt à être utilisé.