Configurer des modèles d'e-mail
Les portails d'entreprise utilisent des e-mails dans divers scénarios, y compris la confirmation de l'enregistrement des utilisateurs, l'authentification multi-facteurs (MFA), les confirmations de commande et plus encore. La plateforme permet de créer des modèles d'e-mail personnalisés qui permettent une intégration dynamique avec des données, comme l'inclusion du nom d'utilisateur dans la communication liée aux commandes. De plus, cette fonctionnalité prend en charge des options multilingues, permettant d'envoyer des e-mails dans la langue préférée de l'utilisateur.
Créer un nouveau modèle d'e-mail
Ces étapes doivent être suivies pour créer les données de base du modèle d'e-mail et le rendre disponible dans tout le portail d'entreprise, où que le modèle d'e-mail soit utilisé.
Pour créer un nouveau modèle d'e-mail, suivez ces étapes :
- Cliquez sur Configuration du portail dans la barre de ruban du centre de rôle du portail d'entreprise.
- Naviguez vers Modèles d'e-mail.
- Cliquez sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau modèle d'e-mail.
- Remplissez le champ Code avec un code unique pour le modèle d'e-mail.
- Le champ de description peut être rempli avec une brève description du modèle d'e-mail. Ce champ n'est visible que par l'utilisateur de Business Central.
- Sélectionnez une table source appropriée sous Table source.
- Pour pouvoir sélectionner un modèle approprié dans la configuration des modules sous Configuration des e-mails, la Table source doit être définie sur DPS_User (5138165).
Ajouter le contenu du modèle
Le contenu du modèle d'e-mail doit ensuite être fourni. Ce contenu sera utilisé par le système et envoyé à l'utilisateur concerné.
Pour ajouter le contenu du modèle, suivez ces étapes :
- Cliquez sur le champ Code de langue dans la section Lignes pour sélectionner la langue du modèle d'e-mail. Toutes les langues configurées sont disponibles dans le menu déroulant.
- Remplissez le champ Objet avec l'objet de l'e-mail.
- Le corps du texte du modèle d'e-mail doit être créé en dehors de Business Central en générant un document HTML. Cette approche permet d'utiliser un format HTML complet dans l'e-mail, ce qui offre une plus large gamme d'options de mise en forme telles que l'italique, le gras, le soulignement, les images et plus encore.
- Une fois le texte HTML préparé, cliquez sur Importer pour ouvrir une fenêtre contextuelle. Vous pouvez soit cliquer pour ouvrir un explorateur de fichiers et sélectionner le fichier souhaité, soit faire glisser et déposer le fichier HTML directement dans la fenêtre contextuelle.
- Après le téléchargement du fichier HTML, le champ Modèle importé sera automatiquement coché.
Conseil
Il est fortement recommandé de créer un modèle d'e-mail pour chaque langue configurée. Cela garantit que l'utilisateur reçoit l'e-mail dans sa langue préférée lorsqu'il la sélectionne.
Exporter un modèle d'e-mail
Le modèle d'e-mail peut également être exporté pour vérifier facilement son contenu ou modifier un modèle existant sans en créer un complètement nouveau.
Utilisation de variables
Des variables peuvent être utilisées dans le modèle d'e-mail pour insérer dynamiquement des données, telles que le nom d'utilisateur, le numéro de commande ou d'autres informations pertinentes. Ces variables seront remplacées par les données réelles lorsque l'e-mail sera envoyé à l'utilisateur.
Pour utiliser des variables, suivez ces étapes :
- Sélectionnez une table source.
- Cliquez sur l'action Variables d'e-mail pour ouvrir la liste des variables.
- Le texte de la variable est généré automatiquement, comme %1, %2, %3, etc. Ces variables peuvent être copiées et collées dans le contenu du modèle d'e-mail.
- Sélectionnez un nom de champ avec la fonction de recherche qui sera remplacé par les données réelles lorsque l'e-mail sera envoyé.
Exemple
Par exemple, si le modèle d'e-mail est pour une confirmation d'enregistrement d'utilisateur, la variable %1 peut être utilisée pour insérer le nom d'utilisateur. Lorsque l'e-mail est envoyé, la variable %1 sera remplacée par le nom réel de l'utilisateur. Cela peut être réalisé en choisissant Utilisateur comme table source et en sélectionnant le nom de champ Nom d'utilisateur pour %1 dans la liste des variables. Cela garantit que %1 dans le modèle d'e-mail est remplacé par le nom d'utilisateur réel.